质量管理体系检查清单及改进计划表

质量管理体系检查清单及改进计划表工具说明一、适用范围与应用场景本工具适用于各类组织（制造业、服务业、建筑业等）的质量管理体系内部审核、外部审核（如第三方认证审核、客户验厂）、年度体系评审、问题整改跟踪等场景。通过系统化检查与改进闭环，帮助组织识别体系运行中的不符合项，推动质量管理持续优化，保证产品/服务符合标准要求及客户期望，同时满足ISO9001等质量管理体系标准的合规性要求。二、操作流程与步骤详解（一）检查准备阶段明确检查目的与范围根据实际需求确定检查目标（如体系合规性、特定流程有效性、上次问题整改验证等）。划定检查范围（覆盖部门：生产部、质检部、采购部、销售部等；覆盖过程：设计开发、生产制造、检验试验、仓储物流等）。组建检查组由质量管理部门牵头，抽调具备体系知识、熟悉业务流程的成员（如质量工程师、部门主管*工等），保证检查组独立性和专业性。明确检查组长（建议由*部门担任）及组员职责，分配检查任务。收集检查依据梳理检查依据文件，包括：ISO9001标准、组织质量手册、程序文件、作业指导书、法律法规、客户特殊要求、上次审核报告等。编制检查计划制定《质量管理体系检查计划》，明确检查时间、地点、人员、内容及方法（文件查阅、现场观察、人员访谈、记录抽查等），提前3个工作日通知受检部门。（二）现场检查实施阶段首次会议检查组与受检部门负责人及相关人员召开首次会议，说明检查目的、范围、流程及配合要求，确认检查日程安排。现场核查与记录按检查计划逐项核查：文件记录：抽查质量记录（如检验报告、培训记录、设备校准证书、内审报告等）的完整性、准确性和及时性。现场操作：观察关键过程（如生产工序、服务流程）是否按文件规定执行，设备状态、环境条件是否符合要求。人员能力：通过访谈或提问，确认岗位人员对质量职责、操作规程、应急处理程序的掌握程度。对发觉的不符合项，当场记录客观事实（如“2023年10月生产记录显示，工序未按《作业指导书WS-001》要求进行首件检验，记录编号为P20231015”），由受检部门人员确认签字，避免争议。末次会议检查组向受检部门反馈检查初步结果，通报不符合项及观察项（潜在风险），听取受检部门说明，确认检查结论。（三）问题汇总与评估阶段整理检查记录检查组汇总现场检查记录，分类统计不符合项（按严重程度分为严重、一般、轻微），编制《质量管理体系检查报告》，内容包括检查概况、发觉的不符合项、观察项、体系运行评价及改进建议。判定问题等级与根本原因对不符合项进行等级判定：严重不符合：体系失效导致系统性风险（如关键过程未受控、多次发生同类问题）。一般不符合：个别要素执行不到位（如记录填写不规范、个别岗位培训缺失）。轻微不符合：孤立、偶发的非关键问题（如文件版本更新未及时标注）。组织受检部门及相关部门采用“5Why法”“鱼骨图”等工具分析不符合项根本原因（如“设备未定期校准”的根本原因可能是“维护计划未纳入质量监控”）。（四）改进计划制定阶段制定纠正与预防措施针对每个不符合项，由责任部门（如生产部、质检部）制定《改进计划表》，明确：纠正措施：立即消除不符合的临时措施（如返工不合格品、补全缺失记录）。预防措施：防止问题再发的长期措施（如优化流程、增加监控点、加强培训）。措施需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关、有时限），例如：“2023年11月30日前完成对设备的校准，并由质检部*工每月核查校准记录”。评审与批准改进计划质量管理部门组织检查组及相关部门负责人对改进计划的可行性、有效性进行评审，经管理者代表*批准后实施。（五）跟踪验证阶段实施监控责任部门按计划落实改进措施，质量管理部门定期（每周/每两周）跟踪进度，对逾期未完成的项发出《改进通知单》，督促推进。效果验证改进措施完成后，由检查组或质量管理部门进行现场验证，确认：不符合项是否已消除（如“补全记录”需核查记录完整性；“流程优化”需验证新流程是否有效执行）。是否引入新风险（如措施是否影响其他环节）。验证结果记录在《改进计划表》中，由验证人签字确认。闭环管理对验证有效的措施，纳入体系文件（如修订程序文件、更新作业指导书）；对未达预期的措施，重新分析原因并制定新方案，直至问题关闭。三、配套工具表格模板表1：质量管理体系检查清单表检查项目检查内容（示例）检查方法检查结果（符合/不符合）问题描述（不符合项需记录客观事实）不符合项编号责任部门/人管理职责最高管理者是否保证质量方针目标在各部门分解落实文件查阅、访谈符合——管理层/*工资源管理特殊岗位人员（如质检员、设备操作工）是否经过培训并持证上岗记录抽查、现场观察不符合2023年新入职员工*工未完成质量管理体系培训，无培训记录NC-2023-001生产部/*主管产品实现生产过程是否按规定进行首件检验，记录是否完整记录查阅、现场核查不符合2023年10月15日工序生产记录无首件检验记录，编号P20231015NC-2023-002生产部/*工测量分析和改进内部审核发觉的不符合项是否按期整改完成，验证记录是否齐全报告查阅、记录验证符合——质量部/*经理表2：质量管理体系改进计划表不符合项编号问题描述（引用检查清单）根本原因分析纠正措施（立即行动）预防措施（长期改进）责任人计划完成时间实际完成时间验证结果（有效/无效）验证人NC-2023-001新员工*工未完成质量管理体系培训新员工入职培训流程未覆盖体系要求立即组织*工补培训（10月25日前）修订《员工培训程序》，增加体系培训必修要求及考核生产部/*主管2023-10-252023-10-25有效质量部/*工NC-2023-002工序无首件检验记录（编号P20231015）操作员对首件检验要求不清晰当日补做首件检验并记录（10月15日）开展首件检验专项培训，张贴作业指导书，班前会强调生产部/*工2023-10-152023-10-15有效质量部/*经理NC-2023-003设备校准记录显示仪器超期未校准设备维护计划未纳入质量监控立即停用仪器并送检（10月20日前）建立设备电子台账，自动触发校准提醒，由质检部每月核查设备部/*主管2023-10-202023-10-18有效质量部/*工四、使用过程中的关键要点检查依据的充分性：保证检查内容覆盖体系标准、组织文件及法规要求，避免遗漏关键环节（如客户特殊要求需纳入检查范围）。问题记录的客观性：描述不符合项时需基于事实，避免主观判断（如“记录填写潦草”应具体为“《检验记录单QF-005》中‘检验员’栏未签字，日期填写错误”）。改进措施的可操作性：措施需明确责任人和时间节点，避免“加强培训”“提高意识”等模糊表述，需具体到“开展主题培训（时长X小时），覆盖岗位，考核通过率≥95%”。跟踪验证的闭环性：对改进措施的效果验证需形成记录，未达标项需重新制定方案，保