会议纪要撰写及任务跟进流程模板

一、适用场景二、操作流程：从会议召开到任务闭环的全步骤指南（一）会前准备：明确会议目标与基础信息确定会议核心目的会议组织者需提前明确本次会议需解决的核心问题（如项目进度同步、资源协调、方案决策等），并据此拟定会议议程，避免讨论偏离主题。提前通知与会人员通过企业内部沟通工具（如OA系统、企业等）发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如数据报表、方案草案等），以及建议参会人员（明确“必须参加”与“可选参加”人员）。准备会议记录工具记录人提前熟悉模板内容，准备好记录设备（如电脑、录音设备，需提前告知与会者录音用途），并梳理过往相关会议纪要或任务进展，保证会议记录的连贯性。（二）会中记录：聚焦核心内容与任务分配记录会议基础信息按模板“会议基本信息”栏填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因），保证信息完整。逐项梳理会议议程与讨论要点按议程顺序记录每个议题的讨论过程，重点标注：不同观点的分歧点与共识点；关键数据、结论（如“确定方案优先级为最高”“项目需延期至X月X日完成”）；未达成一致的事项及后续安排（如“需财务部补充数据，下次会议再讨论”）。明确任务分配与时间节点对会议中确定的各项任务，逐项记录：任务描述（需具体、可执行，避免“尽快完成”等模糊表述）；责任人（明确到具体岗位或人员，如“设计组组长”“市场部专员”）；截止日期（精确到“X月X日下班前”，避免“下周”“月底”等时间）；优先级（如“高：影响项目里程碑”“中：常规优化”“低：长期储备”）；所需资源或支持（如“需技术部提供接口权限”“预算控制在X元以内”）。确认关键信息准确性讨论结束后，主持人与记录人共同回顾任务分配、时间节点等关键信息，当场向与会者确认，避免记录遗漏或理解偏差。（三）会后整理：形成规范纪要与分发24小时内完成纪要初稿记录人根据会中记录，整理成会议纪要初稿，内容需包含：会议基本信息、议程讨论要点、决议事项、任务分配表（按模板格式）、后续跟进计划。语言需简洁、客观，避免主观评价，重点突出“做什么、谁负责、何时完成”。提交审核与修订初稿完成后，提交主持人（或会议发起人）审核，重点核对任务描述、责任人、截止日期等关键信息是否准确无误。根据审核意见修订后，若会议涉及敏感信息（如未公开的决策、数据），需按企业保密规定标注“内部文件，注意保密”。正式分发与存档审核通过后，在1个工作日内通过企业内部渠道（如OA系统、邮件）向所有参会人员及相关干系人分发纪要，并抄送部门负责人。同时将纪要电子版存档至指定共享文件夹（如“会议纪要-2024年-部门”），方便后续查阅。（四）任务跟进：保证执行落地与闭环管理建立任务跟踪表以会议纪要中的“任务分配表”为基础，在项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格、Excel等）中创建任务跟踪表，实时更新任务状态（如“待开始”“进行中”“已完成”“已延期”），并设置提前提醒（如截止日前3天提醒责任人）。定期同步进度对于周期较长（超过1周）的任务，责任人需每周通过周报或项目例会同步进展，遇到问题及时反馈（如“任务因原因受阻，需协调资源支持”）；主持人或部门负责人每周Review任务跟踪表，对延期任务及时介入，协调解决执行障碍。任务完成确认与闭环责任人完成任务后，需在任务跟踪表中更新状态，并提交相关成果物（如文档、报表、设计稿等）至会议纪要存档文件夹，由主持人或指定验收人确认验收。验收通过后，在任务跟踪表中标注“已完成”，并关闭该任务。三、模板表格：会议纪要与任务跟进表（一）会议基本信息表项目内容会议名称例：项目Q3进度同步会会议时间例：2024年X月X日14:00-16:00会议地点/形式例：公司3号会议室/线上会议（腾讯会议号X）主持人例：*经理（项目部）记录人例：*专员（行政部）必须参会人员例：组长（技术部）、主管（市场部）、*专员（财务部）可选参会人员例：*助理（设计部）缺席人员及原因例：*主管（运营部）——因外出客户拜访，会同步会议纪要（二）会议议程与讨论要点记录表序号议题名称讨论要点决议事项1项目进度同步技术组：模块开发完成80%，测试环境已部署；市场组：用户调研报告初稿已完成，需补充竞品分析数据确认技术组X月X日前完成模块开发并提交测试；市场组X月X日前补充竞品数据并提交最终报告2预算调整申请财务组：原预算中推广费用不足，需增加元；市场组：增加预算用于线上广告投放同意增加推广费用元，由财务部X月X日前完成预算调整，市场组需同步提交投放方案3下阶段工作计划讨论Q4重点任务：产品迭代、市场拓展、客户维护确定Q4核心任务为“产品迭代V2.0上线”与“新区域市场试点”，具体计划由各部门X月X日前提交（三）任务分配与跟进表任务编号任务描述责任人截止日期优先级所需资源/支持当前状态备注（进展/问题）T-2024-001完成模块开发并提交测试*组长（技术部）2024-09-15高需测试组配合接口联调进行中已完成前端开发，后端进度滞后1天T-2024-002补充竞品分析数据并提交报告*专员（市场部）2024-09-12中需采购部提供竞品样品信息待开始待采购部反馈样品清单T-2024-003完成Q4产品迭代计划*经理（项目部）2024-09-20高需各小组提交需求清单进行中已收集技术组、设计组需求四、关键注意事项：保证流程落地与效果任务描述需“SMART”原则任务描述需符合具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可实现（Achievable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-bound）原则，避免“优化用户体验”“加强沟通”等模糊表述，明确为“完成功能界面优化，用户路径减少2步”“每周组织跨部门沟通会，同步关键进展”。责任到人，避免“集体负责”每项任务需明确唯一责任人，即使涉及多人协作，也需指定第一负责人（如“专员牵头，组长协助”），避免出现“大家共同负责”导致执行推诿。跟进频率与问题升级机制根据任务优先级设置跟进频率：高优先级任务每日同步进展，中优先级任务每周同步1次，低优先级任务每两周同步1次；若任务延期超过2天，责任人需主动向主持人反馈原因并提出解决方案，必要时启动跨部门协调流程。会议纪要与任务成果关联存档任务完成后，需将成果物（如文档、截图、数据表）与会议纪要关联命名（如“T-2024-001_模块开发报告_*组长_