离职员工交接工作流程规范

离职员工交接工作流程规范一、规范目的为保障员工离职后工作的连续性与业务完整性，避免因人员流动导致信息断层、责任模糊或业务停滞，明确离职交接各环节的操作标准与责任边界，特制定本流程规范，为企业人员流动管理提供清晰指引。二、适用范围本规范适用于企业全体正式员工（含试用期员工）的离职交接管理，涵盖劳动合同解除/终止前的工作移交、资料交接、权限变更等全流程。外包人员、实习生离职可参照本规范核心原则执行。三、离职交接工作流程（一）离职申请与交接启动1.员工提报离职意向员工应以书面形式（邮件或纸质报告）向直属上级提交离职申请，明确离职日期（需符合劳动合同或公司制度约定的提前通知期）。若因特殊原因需缩短通知期，需与上级及人力资源部（以下简称“HR”）协商并获批准。2.上级与HR介入直属上级收到申请后，1个工作日内与员工沟通离职原因（结合离职面谈了解诉求），同步将离职信息告知HR。HR需在2个工作日内启动交接流程，向员工发送《离职交接指引清单》，明确交接要求与时间节点。（二）交接准备阶段1.员工自查与资料整理员工需在离职通知期内全面梳理工作：业务类：整理未完成项目的进度表（含待办事项、协作方联系人、关键节点）、客户/供应商对接记录、业务流程文档（如操作手册、审批模板）；文档类：按部门/项目分类整理电子文档（含邮件、报表、合同扫描件等），删除个人无关文件后，移交至指定共享文件夹或对接人；资产类：清点公司配发的办公设备（电脑、钥匙、门禁卡等）、办公用品，填写《资产交接清单》。2.交接清单制定员工需结合工作内容，制定《离职工作交接清单》，内容包含：待交接的工作事项（分“已完成”“进行中”“待启动”三类）；需移交的文档/数据（注明存储位置、访问权限）；需交接的外部合作关系（如客户、供应商的对接人及历史合作情况）；需变更的系统权限（如OA、ERP、邮箱等账号信息）。（三）交接实施阶段1.工作内容交接员工需与指定接手人（由直属上级指定）面对面交接，优先采用“现场演示+文档说明”的方式：对进行中项目：详细说明项目背景、当前进度、风险点及应对措施，提供相关会议纪要、沟通记录；对常规性工作：讲解工作流程、关键节点（如月度报表提交时间、审批路径）、常见问题处理方法；对隐性知识：分享工作经验、行业资源（如优质供应商渠道、客户偏好），确保接手人快速上手。2.文档与数据交接电子文档：员工需将整理后的文档移交至公司指定的共享盘或知识库，确保接手人可正常访问；涉及保密数据的，需按《数据安全管理办法》完成脱敏或权限转移。纸质文档：需分类装订并标注目录，移交至部门档案管理员或指定接手人，双方签字确认《文档交接清单》。3.系统权限与资产交接HR在离职日期前1个工作日，关闭员工的OA、邮箱、业务系统等账号权限（需与直属上级确认是否保留临时查询权限）；员工需在离职日期前完成办公资产移交，与行政部门或资产管理员核对《资产交接清单》，签字确认无遗漏、无损坏。（四）交接确认与离职手续1.多维度确认直属上级：审核《离职工作交接清单》，确认工作交接完整、接手人已清晰了解工作内容，签字确认；相关部门：若涉及跨部门协作（如财务需确认借款/报销结清、IT需确认设备归还），需由对应部门负责人签字确认交接完成；HR：汇总各部门确认结果，检查劳动合同解除条件（如违约金、竞业协议履行情况），确认无误后出具《离职交接完成确认书》。2.离职手续办理员工凭《离职交接完成确认书》，到HR处办理离职证明、社保公积金停缴手续，领取个人物品（如离职证明、薪资结算单）。四、责任与要求（一）员工责任需在通知期内主动、全面完成交接，不得因个人情绪或疏忽影响交接质量；对交接内容的真实性、完整性负责，若因交接不清导致后续工作损失，需承担相应责任（含经济赔偿或法律追责）；离职后仍需对交接时未发现的历史问题提供必要协助（如远程指导、补充说明），协助时间原则上不超过离职后1个月。（二）直属上级责任需指定合适的接手人（优先选择经验匹配、工作饱和度合理的员工），并督促其参与交接过程；对交接质量进行最终把关，若发现交接遗漏，需要求员工限期补充，否则可延迟离职手续办理；需在交接后1周内，向HR反馈接手人对交接内容的掌握情况，便于后续优化流程。（三）HR责任需在员工离职全流程中跟踪进度，及时提醒各环节时间节点（如提前3天提醒资产移交、权限关闭）；需确保离职证明、薪资结算等手续合法合规，避免劳动纠纷；需定期汇总离职交接中的共性问题（如文档管理混乱、权限变更延迟），推动流程优化。五、特殊情况处理（一）员工突然离职（未提前通知）直属上级需在24小时内启动应急交接，组织团队成员梳理该员工的工作内容，优先保障核心业务（如客户服务、项目交付）不受影响；HR需立即与员工沟通，要求其返回公司完成必要交接（可结合劳动合同约定追究责任），若员工拒绝，需留存证据（如沟通记录、工作损失评估），必要时通过法律途径解决。（二）涉密岗位离职需增加脱密期管理（按《保密协议》约定执行），脱密期内员工需调离涉密岗位，仅处理非涉密工作；交接时需由法务、安全部门参与监督，确保涉密文档、数据、设备全部移交，且员工签署《离职后保密承诺书