行政公文写作标准化工具

行政公文写作标准化工具一、适用范围与应用场景本工具适用于各级机关、企事业单位及社会团体在行政公文撰写过程中的标准化规范，涵盖日常办公中的正式对外函件、内部工作通知、会议纪要、请示报告、批复意见等常见文种。具体应用场景包括：跨部门工作部署与协调、向上级单位汇报工作进展、对下属单位或合作单位发出正式函件、重要会议内容记录与传达、规章制度发布等。通过标准化工具的使用，保证公文内容规范、格式统一、逻辑清晰，提升行政工作效率与文书质量。二、标准化操作流程与步骤（一）起草前准备：明确核心要素确定发文目的与适用对象明确公文需解决的具体问题（如通知事项、汇报内容、请求指示等），区分主送机关（上级、平级、下级或外部单位），保证内容与对象匹配。示例：向*副局长的分管部门下发“年度工作总结报送通知”，主送机关为“各部门、直属单位”。收集与核实基础信息收集相关政策依据、数据资料、背景信息等，保证内容真实、准确；涉及时间、地点、人物、数字等关键信息需交叉核对，避免错误。示例：撰写“关于*项目经费请示”时，需附项目预算明细表、前期审批文件等支撑材料。选择合适文种根据行文关系和内容性质确定文种：请求上级指示用“请示”，答复下级请示用“批复”，告知事项用“通知”，汇报工作用“报告”，记录会议内容用“纪要”等。注意：避免文种混用（如“请示”与“报告”不分，“通知”与“函”混用）。（二）公文起草：规范结构与内容简洁明了，要素完整标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，事由需概括核心内容，字数控制在20字以内（特殊情况可适当延长，但需精简）。示例：《市人民办公室关于开展2024年度安全生产大检查的通知》（发文机关：市人民办公室；事由：开展2024年度安全生产大检查；文种：通知）。主送机关：准确清晰，层级对应标题下方顶格书写主送机关名称，多个机关用顿号“、”分隔，统称机关用“各部门、各直属单位”等表述；主送机关不止一个时，需按级别或逻辑顺序排列。示例：“各县（区）人民，市各部门、各直属单位：”。逻辑清晰，内容详实开头：说明发文依据、目的或背景，常用“为……根据……特通知如下”“现将……情况报告如下”等句式。主体：分条列项阐述具体内容，使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号分层，每条内容单一明确，避免交叉；涉及事项需具体、可操作，如时间节点、责任部门、工作要求等。结尾：根据文种确定，通知常用“特此通知”，请示用“妥否，请批示”，报告用“以上报告，请审阅”，函用“专此函达，盼复”。示例（通知开头）：“为深入贯彻落实部《关于进一步加强行政事业单位财务管理的通知》（财函〔2024〕5号）精神，规范我单位财务报销流程，提高资金使用效益，现将有关事项通知”附件：标注明确，关联紧密如内容需补充说明或支撑材料，在下方注明附件名称及数量，格式为“附件：1.×××；2.×××”。附件需单独成文，与一同印发。示例：“附件：1.*市2024年度安全生产大检查实施方案；2.检查分组及联系方式表”。发文机关与成文日期：规范标注发文机关署全称或规范化简称，位于右下方（成文日期上方）；成文日期用阿拉伯数字标注，年、月、日完整，如“2024年5月20日”（加盖公章时，日期一般以签发日期为准）。（三）审核校对：保证合规与准确内容审核检查公文是否与政策法规、上级要求一致，数据、事例是否真实，是否存在表述歧义或逻辑矛盾；重点审核请示事项是否明确、是否需要上级批复，通知要求是否具体可执行等。格式审核检查标题、主送机关、结构、附件、发文机关、成文日期等要素是否齐全，字体字号是否符合规范（如标题用二号小标宋体字，用三号仿宋体字，行距28磅等），页码、页边距等排版是否标准。文字校对逐字检查错别字、标点符号错误（如逗号、句号使用不当，引号、书名号缺失）、语法错误（如成分残缺、搭配不当）；重点核对人名（处长、局长）、部门名称（办公室、人事科）、文件文号（*政发〔2024〕10号）等关键信息。（四）印发归档：规范流转与留存排版与编号按公文格式标准排版（如页码位于页脚居中，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），正式文件需标注发文字号（如*政发〔2024〕10号，由发文机关代字、年份、序号组成）。审批与用印根据单位规定履行审批流程（如部门负责人审核、分管领导签发、主要领导审批），审批通过后加盖单位公章（骑年盖月，公章清晰不模糊）。印发与存档通过正式渠道印发（如内部OA系统、纸质文件流转），留存电子版及纸质版原件；电子版按“文种-年份-序号”分类存储，纸质版按年度装订成册，归档保存期限符合档案管理规定。三、常用公文模板与填写规范（一）通知模板要素栏填写规范示例栏标题发文机关+事由+文种，事由简洁明确《*市人民办公室关于开展2024年度“安全生产月”活动的通知》主送机关顶格书写，多个机关用顿号分隔，统称用“各部门、各直属单位”各县（区）人民，市各部门、各直属单位：开头说明发文依据（政策文件、会议精神）和目的为深入贯彻落实部《关于开展2024年全国“安全生产月”活动的通知》（应急〔2024〕6号）精神，进一步增强全市安全生产意识，结合我市实际，现就开展2024年度“安全生产月”活动有关事项通知主体内容分条列项阐述活动主题、时间安排、重点任务、工作要求等，每条单一明确一、活动主题人人讲安全、个个会应急二、活动时间2024年6月1日至6月30日三、重点任务（一）开展安全宣传咨询日活动。6月16日，在*广场组织集中宣传，发放安全手册、设置展板等。（二）组织应急演练。各部门结合实际，开展1-2次应急疏散、消防演练等。（三）开展安全培训。针对重点企业员工，举办安全生产法规、操作技能培训3场。四、工作要求（一）加强组织领导。各部门要成立活动领导小组，制定具体方案，明确责任分工。（二）注重活动实效。避免形式主义，保证活动覆盖各层级、各岗位。（三）及时总结反馈。6月25日前，各部门将活动总结报送市应急管理局办公室。结尾用“特此通知”等规范表述特此通知。附件：1.*市2024年度“安全生产月”活动实施方案2.活动联络表发文机关右下方写全称或规范化简称*市人民办公室成文日期阿拉伯数字标注年、月、日，位于发文机关下方2024年5月18日（二）请示模板要素栏填写规范示例栏标题事由+文种，事由需明确请示事项《关于申请审批*办公楼维修改造经费的请示》主送机关顶格书写，一般只写一个上级主管机关*市财政局：开头说明请示背景、依据及必要性我单位办公楼建于2005年，建筑面积约8000平方米，因使用年限较长，部分墙面渗水、电路老化，存在安全隐患。为保障办公安全，改善办公条件，拟对办公楼进行维修改造。根据《市行政事业单位国有资产管理办法》（财资〔2023〕12号）规定，现就该维修改造经费事宜请示主体内容阐述请示事项的具体内容、理由、实施方案及经费预算，数据需详实一、维修改造内容（一）墙面及屋顶防水处理，面积约3000平方米。（二）电路线路改造，更换老化线路2000米。（三）办公室门窗更换，共120樘。二、经费预算经第三方机构测算，共需经费85万元，具体明细1.防水工程：30万元2.电路改造：25万元3.门窗更换：20万元4.其他费用（设计、监理等）：10万元三、实施计划计划于2024年7月开工，9月竣工，工期3个月。结尾用“妥否，请批示”“以上请示，请予审批”等规范表述妥否，请批示。附件：1.*办公楼维修改造项目预算表2.第三方机构评估报告发文机关右下方写全称或规范化简称*市人民办公室成文日期阿拉伯数字标注年、月、日2024年5月20日（三）会议纪要模板要素栏填写规范示例栏标题会议名称+“纪要”，名称需准确反映会议主题《*市2024年第二季度安全生产工作会议纪要》会议基本信息包括会议时间、地点、主持人、参会人员、记录人时间：2024年5月15日9:00-11:30地点：市三楼会议室主持人：副市长参会人员：各县（区）分管领导，市应急管理局、市住建局、市交通局主要负责人记录人：秘书开头说明会议召开背景、目的及主要议题为总结全市第二季度安全生产工作，分析当前形势，部署下阶段重点任务，市于5月15日召开第二季度安全生产工作会议。*副市长主持会议并讲话，各县（区）和相关部门负责人作了汇报。会议议定事项主体内容分条列项记录会议决议、工作部署、责任分工等，使用“会议议定”“会议要求”等表述一、关于安全生产工作总结市应急管理局局长*汇报了全市第二季度安全生产情况：全市共发生安全生产12起，同比下降15%，未发生较大及以上，但建筑施工、交通运输领域仍存在隐患。二、关于下阶段工作部署会议要求：（一）各县（区）要组织开展安全生产大检查，重点排查建筑施工、危化品、燃气等领域隐患，6月30日前完成整改。（二）市住建局要牵头加强建筑施工安全监管，对全市在建项目开展“拉网式”排查，严厉查处违规操作行为。（三）市交通局要完善道路交通安全设施，对多发路段进行整改，7月底前完成10处隐患点治理。（四）各单位要严格落实安全生产责任制，6月中旬前组织开展一次全员安全培训。三、关于责任落实会议明确，安全生产实行“一岗双责”，各单位主要负责人为第一责任人，分管领导为直接责任人。市应急管理局要定期通报工作进展，对推进不力的单位进行约谈。结尾可注明“会议要求各单位认真落实上述事项”会议要求各单位高度重视，迅速行动，保证各项任务落到实处，切实保障人民群众生命财产安全。发文机关右下方写会议组织单位全称*市人民办公室成文日期阿拉伯数字标注年、月、日2024年5月16日四、关键注意事项与常见问题规避（一）格式规范：统一标准，避免细节错误字体字号：标题用二号小标宋体字，用三号仿宋体字，一级标题用三号黑体字，二级标题用三号楷体字，行距28磅，页码用四号宋体字。页边距：A4纸型，上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，装订线0.5cm（左侧）。文号与签发人：正式文件需标注发文字号（如政发〔2024〕10号），签发人姓名标注于发文字号右侧（如“签发人：局长”）。常见问题：标题字体错误、行距不统一、页码位置偏移、发文字号年份使用六角括号误用为方括号（如“〔2024〕”误写为“[2024]”）。（二）内容要求：准确严谨，逻辑清晰政策依据：引用上级文件需注明文号和文件名称，保证政策依据有效；避免引用废止或过时文件。表述规范：使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“搞定”）；时间表述用“2024年5月”而非“今年5月”，职务表述用“局长”而非“局领导”。逻辑结构：主体部分按“背景-事项-要求”或“问题-措施-目标”逻辑展开，分条列项层次清晰，避免交叉重复。常见问题：政策依据文号错误、使用“大概”“可能”等模糊表述、主体内容条理混乱（如多个事项混在同一条中）。（三）流程合规：严格审批，权责明确审批权限：请示类公文需按“经办人拟稿-部门负责人审核-分管领导签发-主要领导审批”流程流转；通知、纪要等需经部门负责人审核后印发，涉及重大事项需经集体研究决定。用印规范：公章需清晰、居中，骑年盖月（公章中心线压在成文日期上）；严禁在空白纸张或未审批文件上用印。常见问题：越级签发（如部门负责人直接报请主要领导审批未经分管领导审核）、用印位置偏移、未经审批擅自