单位印章管理使用制度与流程

单位印章管理使用制度与流程一、总则为规范单位印章管理与使用行为，维护单位合法权益、信誉及正常工作秩序，结合实际工作需求，制定本制度与流程。本制度适用于单位各类印章（含行政公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、部门专用章等）的刻制、保管、使用、备案及监督管理活动。印章管理遵循“严格审批、规范操作、责任到人、全程管控”的原则，确保印章使用安全、合规。二、印章种类与管理职责（一）印章种类及用途1.行政公章：用于以单位名义制发的公文、对外函件、证明材料、授权委托书等具有法律效力或行政效力的文件；2.财务专用章：仅限用于财务票据、银行结算凭证、税务申报资料等财务类文件；3.合同专用章：专门用于各类合同签订，明确权利义务关系；4.法定代表人章：配合财务专用章使用于银行账户操作、财务签批，或作为法定代表人身份证明使用；5.部门专用章：仅限部门内部工作联络、业务流转，不具备对外法律效力。（二）管理职责分工综合办公室：作为印章管理牵头部门，统筹行政公章的刻制、备案、保管、使用审批及监督工作；财务部门：负责财务专用章、法定代表人章的日常管理，确保财务用印合规；业务部门：负责本部门专用章的管理，制定部门内部用印细则并报综合办公室备案；分管领导/主要领导：分管领导对分管领域的印章使用负有监督责任，主要领导对重大事项用印拥有最终审批权。三、印章刻制与备案（一）刻制要求新印章刻制需由申请部门提交《印章刻制申请表》，详细说明刻制原因（如机构设立、旧章损坏）、印章名称、样式（含字体、尺寸、图形），经部门负责人签字、分管领导审批后，由综合办公室委托具备《特种行业许可证》的刻章机构制作。严禁任何部门或个人私自刻制印章。（二）备案管理印章刻制完成后，综合办公室应在3个工作日内，持刻章回执、单位证明等材料向公安机关治安管理部门备案，同时留存印模（清晰加盖在备案纸上）至综合办公室档案柜，便于后续核对。四、印章保管规范（一）专人保管制度各类印章实行“专人专管”，保管人须为单位正式员工，具备较强的责任心与保密意识：行政公章：由综合办公室指定专人（如行政专员）保管；财务章：由财务负责人或其指定的会计人员保管；部门专用章：由部门负责人指定专人保管。保管人名单须报综合办公室备案。（二）保管要求1.印章须存放于带锁的保险柜或密码文件柜中，钥匙（或密码）由保管人单独保管，严禁转交他人或放置于公共办公区域；2.保管人离岗（请假、出差等）时，须提前填写《印章交接登记表》，注明交接时间、印章状态（完好/破损等），经部门负责人审批后，移交指定的临时保管人。交接双方须当场核对印章，交接记录由原保管人、临时保管人、监交人签字后存档。五、印章使用流程（一）用印申请申请人需填写《印章使用申请表》，注明用印事由（如“签订XX合同”“出具XX证明”）、文件名称、份数、接收单位/个人等信息，随附需用印的文件原件（重要文件须提供原件，如合同、协议；内部流转文件可提供复印件，但需注明“与原件一致”）。申请表经部门负责人初审（审核内容：文件合规性、事由真实性、格式规范性）。（二）分级审批一般事项（如日常公文、部门内部通知）：部门负责人初审通过后，报印章保管部门（如综合办公室）审核，保管部门确认合规后安排用印；重大事项（如金额超标的合同、对外担保承诺）：部门负责人初审后，须报分管领导审批；特别重大事项（如重大投资协议）需报主要领导审批。审批人须在申请表上签署明确意见（同意/不同意/修改后再报），严禁“口头审批”。（三）用印操作印章保管人收到审批通过的申请表后，仔细核对申请信息与文件内容是否一致（如文件名称、份数、接收方），确认无误后，在文件指定位置（落款处、骑缝处）加盖印章，确保印章清晰、完整。严禁在空白纸张、未填写内容的文件上用印。用印后，保管人须在《印章使用登记表》中逐项记录：用印时间、文件名称、申请人、审批人、份数、接收方等信息，申请人需签字确认。（四）存档管理用印后的《印章使用申请表》及文件副本（或原件，如合同需留存原件）由印章保管部门按年度整理归档，存档期限不少于5年。归档文件应分类存放，便于审计、查阅时快速调取。六、监督与责任追究（一）监督检查综合办公室每季度对各部门印章管理情况进行检查，内容包括：印章保管合规性（存放位置、交接记录）、用印登记完整性、存档资料齐全性。检查中发现的问题，须向责任部门出具《整改通知书》，限期整改并复查。同时，单位接受上级主管部门、审计机构的监督检查，如实提供印章管理相关资料。（二）责任追究保管不善：若因保管人疏忽导致印章遗失、被盗用，保管人须立即向部门负责人及综合办公室报告，综合办公室应第一时间启动挂失（如向公安机关报案、刊登遗失声明）、补办流程。视情节轻重，对保管人给予批评教育、绩效扣分或纪律处分；造成单位损失的，依法追究赔偿责任。违规用印：存在私自刻制印章、空白文件用印、超越权限用印等行为的，依规给予责任人警告、记过等行政处分；造成重大损失或涉嫌违法犯罪的，移送司法机关处理。七、附则1.本制度由综合办公室负责解释，未尽事宜可制定补充规定（须经单