口腔门诊行政岗位职责及工作流程

口腔门诊行政岗位职责及工作流程引言口腔门诊行政岗位是保障门诊高效运转的“中枢神经”，需统筹运营管理、人员协调、合规风控等多维度工作，衔接临床服务与患者需求，平衡运营效率与服务质量。以下从岗位职责与工作流程两方面，结合口腔医疗行业特性展开说明。一、口腔门诊行政岗位职责（一）运营统筹管理统筹门诊日常运营节奏，优化诊疗流程（如预约分诊、诊室流转），减少患者等待时长，提升接诊效率；制定医护人员排班计划，结合患者流量、诊疗项目难度动态调整人力配置，避免人力闲置或超负荷运转；对接设备维护单位，制定诊疗设备（如牙椅、影像设备）巡检与保养计划，及时响应故障报修，保障诊疗工作连续性。（二）人员管理与赋能统筹员工考勤、绩效数据统计，配合人事部门完成薪酬核算、绩效考核，确保激励机制公平落地；组织内部培训（如服务礼仪、医疗安全规范、新设备操作），搭建“理论+实操”培训体系，提升团队专业素养与服务意识；结合门诊高峰低谷时段，灵活调配岗位人力（如前台、助理岗支援），保障服务质量稳定。（三）物资与成本管控联动临床、后勤部门梳理耗材（如车针、印模材）、药品、办公用品需求，结合库存与诊疗量制定采购计划，对接供应商完成比价、下单；定期盘点物资库存，建立效期预警机制（如近效期耗材优先使用），避免资源浪费；分析运营成本（如耗材占比、设备维护费），提出节能降耗、优化采购渠道的建议，推动门诊成本精细化管理。（四）患者服务协同统筹前台预约、分诊工作，优化预约流程（如分时段预约、复杂诊疗提前沟通），提升患者到店体验；接待患者投诉与建议，1小时内联动涉事科室调查事实，48小时内反馈处理结果，建立“投诉-整改-复盘”闭环；收集患者满意度数据（如线上评价、线下问卷），分析服务短板（如沟通不足、流程繁琐），推动服务优化。（五）合规与风险防控负责门诊执业证照、医保定点资质的年审、备案工作，确保资质合法有效；监督消毒灭菌、医疗废物处置等操作，定期自查并配合卫生部门检查，留存合规记录；跟踪医保政策更新（如报销目录、结算规范），组织员工培训，避免违规结算风险。（六）对外沟通与品牌建设对接供应商、物业、医保部门等外部单位，维护合作关系，保障物资供应、环境运维、医保结算顺畅；策划社区义诊、口腔健康科普活动，提升门诊品牌影响力；协调媒体宣传、线上平台运营（如公众号、短视频），拓展患者客源。二、口腔门诊行政工作流程（一）日常工作流程（以工作日为周期）1.晨间准备（上班前30分钟）巡查门诊环境：检查诊室消毒是否达标、设备通电/运行状态，确保诊疗条件合规；梳理预约信息：查看当日患者量、重点患者（如复杂种植、正畸复诊）需求，提前协调诊室、医护；准备晨会资料：汇总昨日运营数据（接诊量、投诉量）、今日重点工作（如物资验收、培训）。2.晨会与任务分配（上班后10分钟）通报昨日运营问题（如设备故障、患者投诉），明确改进方向；分配当日任务：如跟进耗材采购、协调患者改约、组织安全检查；强调医疗安全、服务规范（如首诊负责制、隐私保护）。3.日间运营支持每2小时巡查诊室，协助解决突发问题（如设备故障、患者纠纷）；跟进物资采购进度，与供应商确认到货时间，通知后勤验收；动态调整诊室排班：处理患者临时预约、改约需求，平衡各诊室工作量；收集医护反馈（如耗材不足、流程卡点），当日内协调解决。4.班后收尾（下班前30分钟）检查设备关机、电源关闭、诊室消毒情况，确保安全合规；汇总当日运营数据（接诊量、投诉量、耗材消耗），录入台账；梳理次日重点工作（如物资盘点、培训安排），形成工作备忘录。（二）周度工作流程1.周例会组织（每周五下午）收集各岗位工作汇报，整理运营问题（如患者投诉集中点、耗材浪费）；讨论解决方案（如优化预约流程、调整采购量），明确下周改进措施；制定下周排班表，提前2天发布，确保医护人员知晓。2.物资盘点与采购（每周三）联合医护、后勤盘点耗材库存，对比临床需求与现有库存，确定补货清单；筛选3家以上供应商比价，提交采购申请（附比价单）至管理层审批；跟踪上周采购物资使用情况，评估供应商服务质量（如交货时效、产品质量）。3.人员绩效统计（每周六）整理医护人员出诊时长、患者满意度、诊疗量等数据，核算周绩效；汇总员工培训签到、考核成绩，更新培训档案；分析绩效数据，识别优秀员工与待改进人员，为月度考核做准备。（三）月度工作流程1.运营报表与分析（每月5日前）汇总上月接诊量、收入、成本、患者满意度等数据，生成运营报表；对比月度目标，分析差异原因（如客源减少、耗材成本上升）；提出改进策略（如增加社区推广、优化采购渠道），提交管理层审议。2.绩效与薪酬核算（每月10日前）结合周绩效数据，核算员工月度绩效得分，确定绩效奖金；配合财务部门完成工资核算，确保薪酬发放准确；公示绩效结果，解答员工疑问，收集改进建议。3.培训与安全检查（每月下旬）根据员工反馈与运营问题，制定下月培训计划（如新增设备操作、服务礼仪强化）；组织月度安全检查（重点：消毒记录、医疗废物处置、消防设施），形成检查报告并跟踪整改。（四）专项工作流程（典型场景）1.物资采购流程需求提报：临床、后勤部门提交物资需求（名称、规格、数量），行政岗汇总后与使用部门确认；供应商筛选：从合作库中选择3家以上供应商，对比价格、质量、交货期，必要时实地考察；审批下单：填写采购申请（附比价单），经门诊主任审批后下单；验收入库：后勤部门验收物资（核对数量、质量），行政岗确认无误后录入库存系统；付款与台账：凭验收单、发票完成付款，更新采购台账，定期分析采购成本。2.患者投诉处理流程接待记录：前台/行政岗接待投诉，详细记录患者信息、事由、诉求，填写《投诉登记表》；联动调查：1小时内联动涉事科室（诊室、收费处）调查事实，收集证据（诊疗记录、监控）；方案制定：与涉事科室、管理层沟通，24小时内确定解决方案（道歉、退费、免费复诊等）；反馈跟进：48小时内联系患者反馈结果，邀请评价满意度；复盘改进：每周汇总投诉案例，分析根源（沟通不足、流程缺陷），提出改进措施并落实。3.证照年审流程资料准备：提前3个月整理门诊执业许可证、营业执照、医保资质等年审材料（诊疗科目清单、人员资质、消毒记录）；自查整改：对照年审要求自查，整改不足（如补充人员资质、完善消毒记录）；提交审核：在规定时间内提交材料至卫健委、医保局，跟踪审核进度；领取证照：审核通过后，及时领取新证照，更新门