销售合同审查与签订流程指南

销售合同审查与签订流程指南一、适用场景与对象本流程指南适用于各类企业销售部门、法务部门及相关业务人员，涵盖产品销售、服务提供、长期合作等多种业务场景。无论是初创企业规范首次合同签订，还是成熟企业优化合同管理流程，均可参考本指南保证合同合法合规、权责清晰，有效防范交易风险，保障企业合法权益。特别适用于涉及金额较大、履行周期较长或条款复杂的销售合同管理场景。二、全流程操作步骤详解（一）合同前期准备明确交易需求业务人员与客户充分沟通，确认销售标的（产品/服务）的名称、规格、数量、质量标准、交付时间、付款方式等核心要素，形成《业务需求确认单》（可作为合同附件），保证双方对交易内容无重大分歧。收集客户资料获取客户主体资格信息：企业客户需提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、联系人及联系方式；自然人客户需提供证件号码复印件及联系方式。若涉及特殊行业（如食品、医疗器械等），还需确认客户是否具备相应经营资质。内部评审业务部门根据客户需求及企业库存/产能情况，评估履约可行性（如交货期、生产能力），并同步财务部门确认付款条件、信用政策等，保证内部资源与交易要求匹配。（二）合同草案拟定选用标准模板优先使用企业制定的标准销售合同模板（如《标准产品销售合同模板》《服务类销售合同模板》），模板应包含核心条款：合同主体、标的条款、数量质量条款、价格条款、交付条款、付款条款、违约责任、争议解决、保密条款、合同生效与终止等。条款细化填充根据前期确认的业务需求，逐项填写合同模板内容：主体信息：准确填写双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表人姓名及职务；标的条款：明确产品名称、型号规格、品牌、技术参数（可附技术协议作为附件）或服务内容、服务范围；数量质量：约定具体数量单位（如台、件、吨），质量标准需符合国家/行业标准或双方约定（可附《质量验收标准》）；价格条款：含单价、总价（大写和小写）、是否含税、税率、价格有效期等，折扣或促销政策需单独列明；交付条款：约定交付地点、方式（如上门提货、物流配送）、时间（具体日期或期限）、运费承担方、验收流程及期限；付款条款：明确付款方式（银行转账、承兑汇票等）、时间节点（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例及支付条件）、账户信息（户名、账号、开户行）。内部审核业务部门负责人审核合同条款的完整性与业务合理性，法务部门重点审查合法性（如条款是否违反法律法规、是否存在法律风险）、权责对等性（如违约责任是否明确、双方权利义务是否平衡），形成《合同内部审核记录表》。（三）合同审查客户资料复核法务/业务人员再次核对客户提供的营业执照、授权委托书等资料的真实性及有效性，保证签约主体具备相应民事行为能力（如企业营业执照在有效期内、授权委托书在授权范围内）。条款逐项审查主体条款：避免使用简称，保证名称与营业执照一致；标的与数量质量：无歧义，符合双方约定，技术参数可量化；价格与付款：金额大小写一致，付款条件明确（如“验收合格后15个工作日内”），避免“尽快”“大概”等模糊表述；交付与验收：明确验收标准、流程及异议处理方式（如“验收不合格需在3日内书面提出，逾期视为合格”）；违约责任：约定具体违约金计算方式或赔偿范围，避免“承担相应责任”等笼统表述；争议解决：明确争议解决方式（诉讼或仲裁），若选择诉讼，需约定管辖法院（如“被告所在地人民法院”）；若选择仲裁，需明确仲裁机构（如“市仲裁委员会”）。沟通修订对审查中发觉的问题（如条款模糊、责任不对等），及时与客户沟通协商，形成修订版合同，并保留沟通记录（如邮件、会议纪要）。（四）合同签订最终文本确认双方对最终版合同内容无异议后，打印文本（建议一式两份或三份，双方各执一份，企业存档一份），保证文本清晰、无涂改（若有修改，需双方在修改处加盖公章或签字确认）。签署规范企业客户：由法定代表人或授权代表人签字，并加盖企业公章（合同专用章或公章，保证印章清晰）；自然人客户：由本人签字并按手印，附证件号码复印件；授权代表签字：需提供加盖客户公章的《授权委托书》，明确授权范围及期限。文本交付与留存签订后，双方各执一份正本，业务部门在3个工作日内将合同原件提交法务部门或档案管理部门归档，同步扫描电子版存档，并在《合同台账》中登记合同信息（编号、签订日期、金额、履行期限等）。（五）合同履行与归档履行跟踪业务部门按合同约定履行交付、验收等义务，及时跟进客户反馈（如验收异议、付款进度），形成《合同履行记录表》，保证按约履约。资料归档合同履行完毕（含质保期届满）后，将合同文本、附件、沟通记录、付款凭证、验收单等资料整理成册，按“一合同一档”原则归档，保存期限不少于合同履行期结束后3年（涉及诉讼的保存至诉讼结束）。三、实用工具模板表1：销售合同审查清单审查维度审查内容审查标准审查结果（通过/需修改/不通过）处理意见审查人日期主体信息甲方/乙方名称、统一社会信用代码、地址是否与营业执照一致名称全称无简称，信息与证件完全一致标的条款产品名称、型号规格、技术参数是否明确，服务内容是否具体无歧义，可量化，符合业务需求数量质量条款数量单位、数量值是否清晰；质量标准是否约定（国标/行标/协议）数量准确，质量标准可验收价格条款单价、总价大小写是否一致；是否含税、税率；价格有效期金额无歧义，税费明确交付条款交付地点、方式、时间是否明确；运费承担方；验收流程及期限时间具体，验收标准可操作付款条款付款方式、时间节点（预付款/到货款/验收款/质保金）；账户信息是否准确条件明确，账户信息无误违约责任违约金计算方式或赔偿范围是否具体；是否约定免责情形责任对等，计算方式可量化争议解决是否约定诉讼/仲裁；管辖法院/仲裁机构是否明确方式合法，机构明确附件完整性技术协议、质量标准、授权委托书等附件是否齐全且与合同一致附件有效，与合同无冲突表2：销售合同信息登记表合同编号甲方信息乙方信息合同标的签订日期履行期限付款方式合同金额（元）归档日期归档人备注名称：名称：产品名称：起始日期：预付款：统一社会信用代码：统一社会信用代码：规格：截止日期：到货款：联系人：*某某联系人：*某某数量：验收款：联系方式：联系方式：单价：质保金：总价：四、关键风险提示与操作要点主体资格风险严格审查客户营业执照，保证在有效期内，避免与“三无企业”或已注销/吊销的企业签约；自然人客户需核实证件号码原件，避免使用伪造身份信息；授权代表签约时，必须要求提供《授权委托书》原件，并核对授权范围及期限，避免越权签约。条款表述风险避免使用“大概”“尽快”“合理时间内”等模糊词汇，所有时间、金额、数量、标准需具体化；质量验收标准需明确（如“符合GB/T19001-2016标准”），避免“质量合格”等笼统表述；付款条件需约定触发节点（如“甲方验收合格后15个工作日内”），避免“货到付款”等无时间限制的条款。履约能力风险对新客户或大额合同，可通过征信报告、行业口碑等方式评估客户信用及履约能力；长期合作合同可约定“分期交付、分期付款”，降低一次性履约压力；质保金比例建议不低于合同总金额的5%-10%，保证质保期内问题能得到及时处理。法律合规风险合同条款不得违反法律法规强制性规定（如“约定任何一方均可单方解除合同”可能因显失公平被认定无效）；涉及特殊行业（如食品、危险化学品）的合同，需遵守行业监管要求（如需附生产许可证复印件）；争议解决方式优先选择诉讼（管辖法院约定在“甲方所在地人民法院”），便于企业后续维权。沟通记录风险重要沟通（如条款修订、验收异议）需通过书面形式（邮件、函件）确认，避免口头约定；谈判过程中形