沟通会议记录及行动计划模板

适用范围与典型场景全流程操作指南一、会前筹备：明确目标，夯实基础确定会议核心目标会议召集人需提前明确会议目的（如同步进度、解决问题、决策事项等），并据此拟定会议议程，明确各议题的讨论时长与预期成果。通知参会人员通过企业内部沟通工具（如OA系统、企业钉钉等）发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如项目数据、问题清单等），并要求参会人员提前熟悉议题。准备会议记录工具指定记录人（可为会议主持人或专人），提前准备好本模板电子版或纸质版，保证能快速记录关键信息；若需录音或拍照辅助记录，需提前征得参会人员同意。二、会中记录：聚焦核心，精准捕捉记录会议基本信息在模板“会议记录”部分填写会议名称、日期、具体时间、地点（或线上会议平台）、主持人、记录人、参会人员（含姓名/工号，用代替具体姓名，如“张（产品部）”）、缺席人员及原因（如“李*因出差缺席”）。逐项记录议题讨论内容按议程顺序，对每个议题记录：讨论要点：参会人员的主要观点、提出的问题、数据支撑（如“当前项目进度滞后15%，原因在于开发资源不足”）；分歧点：未达成一致的争议内容（如“市场部主张优先推广A功能，技术部建议先解决B功能的稳定性问题”）；达成共识：经讨论一致认可的结果（如“优先解决B功能稳定性，下周一前提供测试版本”）。明确决议事项与行动项初稿对会议形成的决议（如“批准项目预算调整方案”）和需后续执行的任务，初步记录：任务描述、初步认领的负责人、计划完成时间（如“王*负责协调开发资源，3日内提交资源调配计划”）。三、会后整理：核对信息，完善输出整理会议记录会议结束后2个工作日内，记录人根据会议笔记、录音（如有）核对信息，保证讨论内容、决议事项、行动项准确无误，避免遗漏或歧义。分发确认将整理后的会议记录通过邮件或内部系统发送给所有参会人员，附上“请在1个工作日内核对内容，如有异议请反馈”的提示，主持人根据反馈最终定稿。同步抄送相关人员若会议内容涉及非参会部门（如决议需财务部配合预算调整），将定稿会议记录抄送相关部门负责人，保证信息同步到位。四、计划落地：跟踪执行，闭环管理制定详细行动计划根据会议记录中的行动项，在“行动计划跟踪表”中细化：任务编号：按“会议日期-议题序号-行动项序号”规则编制（如“20231027-01-02”表示10月27日第1个议题的第2个行动项）；任务描述：明确具体动作（如“完成B功能模块测试，输出缺陷报告”）；负责人：明确到具体岗位及姓名（*号代替）；时间节点：区分“计划开始时间”“计划完成时间”“关键里程碑”（如“10月30日前完成测试，11月2日前修复80%缺陷”）；交付物：明确成果形式（如“测试报告（含缺陷清单）、修复方案文档”）。定期跟踪进度负责人需按计划更新任务进度（在“当前进度”栏勾选“未开始/进行中/已完成/延期”），每周向主持人提交简要进展；对于延期任务，需在“备注”栏说明原因及调整后的计划。闭环反馈任务完成后，负责人需提交交付物至主持人或指定对接人，由其在“行动计划跟踪表”中确认完成，并同步至相关方；若任务未按计划完成，需组织专项会议分析原因并制定补救措施。五、复盘优化：持续迭代，提升效率定期回顾会议成效每月或每季度，部门负责人组织复盘会议，回顾使用本模板的会议记录与行动计划执行情况，分析高频问题（如“行动项延期率过高”“决议描述模糊”）及原因。优化模板与流程根据复盘结果，可调整模板字段（如增加“风险提示”栏）、优化会议流程（如要求议题负责人提前提交材料），或改进跟踪机制（如引入看板工具可视化进度），提升模板适用性与实用性。会议记录模板会议基本信息会议名称会议日期会议时间会议地点/平台主持人记录人参会人员（含部门）（市场部）、（技术部）、*（运营部）等缺席人员及原因*（设计部，因客户现场需求对接）会议议程与讨论记录议题序号议题名称讨论要点（关键观点、数据、问题）分歧点达成共识01Q4产品推广方案规划1.市场：目标用户增长30%，需投入50万预算；2.技术：现有系统承载能力不足，需先扩容（预计耗时2周）；3.运营*：建议同步开展用户裂变活动，降低获客成本。市场认为应优先投入推广预算，技术主张先解决系统扩容问题，避免推广后流量过大导致崩溃。1.优先完成系统扩容（10月30日前上线）；2.11月1日启动推广方案，预算调整为40万（含裂变活动成本）。02第三方合作供应商评估1.采购：A供应商报价低但交付周期长，B供应商报价高但服务质量有保障；2.财务：A供应商报价在预算内，B供应商需额外申请10万预算。采购倾向A供应商，财务建议优先考虑B供应商（长期合作成本更低）。选择B供应商，由采购协调供应商11月15日前提交合同草案，财务同步启动预算调整流程。会议决议决议编号决议内容依据M20231027-01同意Q4产品推广预算调整为40万，优先保障系统扩容。议题01达成共识M20231027-02确定与B供应商合作，启动合同审批流程。议题02达成共识后续行动项（初稿）任务描述负责人计划完成时间备注系统扩容方案设计与开发*（技术部）10月30日需协调2名开发工程师支持推广方案细化（含裂变活动）*（市场部）11月1日预算分配需同步至财务部行动计划跟踪表任务编号任务描述负责人配合部门/人员计划开始时间计划完成时间实际完成时间当前进度延期原因（如适用）交付物/成果描述备注20231027-01-01完成系统扩容方案设计与开发*（技术部）运维部10月23日10月30日10月30日已完成系统扩容方案文档、上线测试报告包含服务器配置清单、功能测试数据20231027-01-02推广方案细化（含裂变活动）*（市场部）设计部10月24日11月1日11月2日已完成推广方案PPT、裂变活动规则文档预算分配表已同步财务部20231027-02-01与B供应商对接合同条款*（采购部）法务部10月28日11月10日11月8日已完成供应商合同草案、法务审核意见待财务部最终审批使用关键提示记录客观性：避免记录主观评价（如“市场的想法不切实际”），聚焦客观事实与数据（如“市场提出的增长目标未提供用户调研数据支撑”）。行动项可执行性：任务描述需具体（如“优化首页加载速度”改为“将首页加载时间从3秒优化至1.5秒内”），负责人明确到具体岗位及姓名（*号代替），避免“相关负责人”“相关部门”等模糊表述。时效性管理：会议记录需在会后2个工作日内定稿并分发，行动计划跟踪表需每周