2025年XXX公司合同履约保证管理制度

2025年XXX公司合同履约保证管理制度一、总则1.目的为加强[公司名称]（以下简称“公司”）合同履约管理，规范合同履约行为，确保合同全面、正确履行，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同的履约保证管理。包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、工程合同等。3.基本原则（1）全面履约原则。合同签订后，各部门应严格按照合同约定的条款和要求，全面、及时、准确地履行合同义务。（2）诚信原则。在合同履约过程中，应秉持诚实信用的原则，遵守商业道德，不得故意隐瞒或提供虚假信息。（3）风险防控原则。加强对合同履约过程中的风险识别、评估和控制，采取有效措施防范和化解风险，确保合同目标的实现。（4）全程监控原则。对合同从签订到履行完毕的全过程进行监控，及时发现和解决履约过程中出现的问题。二、合同履约保证管理职责1.合同管理部门（1）负责制定和完善公司合同履约保证管理制度，并监督制度的执行。（2）对合同的签订进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。（3）建立合同履约台账，对合同的履行情况进行跟踪和记录。（4）协调各部门之间的合同履约工作，及时处理合同履约过程中的纠纷和问题。（5）定期对合同履约情况进行统计分析，向公司领导汇报合同履约情况和存在的问题，并提出改进建议。2.业务部门（1）负责合同的洽谈、起草和签订工作，确保合同内容符合业务需求和公司利益。（2）按照合同约定的时间、质量和数量等要求，全面履行合同义务。（3）及时向合同管理部门反馈合同履约过程中出现的问题和异常情况，并配合合同管理部门进行处理。（4）负责收集和整理与合同履约相关的资料和证据，以备查询和使用。3.财务部门（1）负责按照合同约定的付款方式和时间，及时办理款项支付手续。（2）对合同款项的收支情况进行监控和管理，确保资金安全。（3）协助业务部门和合同管理部门对合同履约情况进行财务分析和评估。4.法务部门（1）负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和法律支持。（2）参与合同纠纷的处理，制定法律解决方案，维护公司的合法权益。（3）对合同履约过程中的法律风险进行识别和评估，并提出防范措施和建议。三、合同签订阶段的履约保证管理1.合同对方主体资格审查（1）业务部门在与合同对方进行洽谈前，应要求对方提供营业执照、税务登记证、资质证书等相关证件资料，并对其进行审查。（2）法务部门应协助业务部门对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估。对于重要合同，可委托专业的信用评估机构进行评估。（3）审查内容包括但不限于合同对方的经营范围、注册资本、经营业绩、财务状况、信誉情况等。对于存在不良记录或信用状况不佳的合同对方，应谨慎与其签订合同。2.合同条款审核（1）业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门和法务部门进行审核。审核内容包括合同条款的完整性、合法性、合理性以及是否符合公司利益等。（2）合同条款应明确双方的权利和义务、履行期限、履行地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。对于涉及公司重大利益的条款，应进行重点审查和协商。（3）合同中应明确约定履约保证金或其他担保方式，以确保合同对方能够履行合同义务。履约保证金的金额应根据合同的性质、金额和风险程度等因素合理确定。3.合同签订审批（1）合同文本经审核通过后，应按照公司的合同签订审批流程进行审批。审批过程中，各审批部门应严格按照职责和权限进行审查，确保合同的签订符合公司规定。（2）对于重大合同，应提交公司董事会或总经理办公会进行审议批准。（3）合同签订前，应由法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章。授权代表应持有有效的授权委托书。四、合同履行阶段的履约保证管理1.履约计划制定（1）合同签订后，业务部门应根据合同约定的条款和要求，制定详细的履约计划。履约计划应包括履行的时间节点、工作内容、责任人等。（2）履约计划应提交合同管理部门备案，合同管理部门应监督业务部门按照履约计划履行合同义务。2.履约过程监控（1）业务部门应定期对合同的履行情况进行检查和评估，及时发现和解决履约过程中出现的问题。（2）合同管理部门应建立合同履约监控机制，通过定期检查、不定期抽查等方式，对合同的履行情况进行跟踪和监督。（3）对于重要合同，合同管理部门可要求业务部门定期提交履约报告，汇报合同的履行情况和存在的问题。3.变更与解除管理（1）在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同对方进行协商，并签订变更或解除合同的协议。（2）变更或解除合同的协议应按照公司的合同签订审批流程进行审批。未经审批，不得擅自变更或解除合同。（3）变更或解除合同后，业务部门应及时通知相关部门，并对合同履约计划进行调整。4.争议处理（1）在合同履行过程中，如发生争议，业务部门应及时与合同对方进行沟通和协商，争取通过友好协商解决争议。（2）如协商不成，应及时将争议情况报告合同管理部门和法务部门。法务部门应根据具体情况制定争议解决方案，并组织相关部门进行处理。（3）对于涉及仲裁或诉讼的争议，法务部门应负责办理相关手续，并代表公司参加仲裁或诉讼活动。业务部门和其他相关部门应配合法务部门提供相关证据和资料。五、合同履约担保管理1.履约保证金管理（1）合同中约定履约保证金的，业务部门应在合同签订后按照合同约定的金额和方式，要求合同对方缴纳履约保证金。（2）财务部门应设立专门的账户对履约保证金进行管理，确保保证金的安全和专款专用。（3）在合同履行完毕后，如合同对方无违约行为，业务部门应及时向财务部门提出退还履约保证金的申请，财务部门应在收到申请后按照规定的程序办理退还手续。（4）如合同对方出现违约行为，业务部门应根据合同约定和相关法律法规，决定是否没收履约保证金，并及时通知财务部门。2.其他担保方式管理（1）除履约保证金外，合同还可约定其他担保方式，如保证、抵押、质押等。对于采用其他担保方式的合同，法务部门应协助业务部门办理相关担保手续，并对担保的合法性和有效性进行审查。（2）业务部门应定期对担保物的状况进行检查和评估，确保担保物的价值和安全性。如发现担保物出现损坏、贬值等情况，应及时要求合同对方采取补救措施。（3）在合同履行完毕后，如合同对方无违约行为，业务部门应及时办理担保解除手续。六、合同履约档案管理1.档案收集与整理（1）业务部门应在合同履行过程中，及时收集和整理与合同履约相关的各种资料和证据，包括合同文本、补充协议、往来函件、验收报告、发票、付款凭证等。（2）合同履行完毕后，业务部门应将所有与合同履约相关的资料和证据进行整理和装订，并移交合同管理部门存档。2.档案保管与查阅（1）合同管理部门应建立专门的合同履约档案库，对合同履约档案进行妥善保管。档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。（2）公司内部各部门因工作需要查阅合同履约档案的，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应遵守档案管理规定，不得损坏、涂改或带走档案资料。（3）对于涉及公司机密的合同履约档案，应按照公司的保密制度进行管理，严格限制查阅范围。七、合同履约考核与奖惩1.考核指标设定（1）公司应建立合同履约考核制度，对各部门和相关人员的合同履约情况进行考核。考核指标包括合同签订的规范性、合同履行的及时性、合同履行的质量、合同纠纷的处理情况等。（2）考核指标应根据不同部门和岗位的职责和工作内容进行合理设定，并明确各项指标的权重和评分标准。2.考核方式与周期（1）合同履约考核采用定量考核与定性考核相结合的方式。定量考核主要依据合同履约数据和统计资料进行评分，定性考核主要通过问卷调查、访谈等方式对合同履约的工作态度、协作精神等方面进行评价。（2）合同履约考核周期为每年一次，考核工作由合同管理部门组织实施。3.奖惩措施（1）对于合同履约情况良好、为公司做出突出贡献的部门和个人，公司应给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于荣誉证书、奖金、