企业车辆租赁管理办法

企业车辆租赁管理办法一、目的为进一步规范企业车辆租赁行为，优化资源配置、降低运营风险，提升公务出行效率，结合企业实际运营需求，制定本办法。二、适用范围本办法适用于企业及所属各分支机构、子公司在生产经营、公务活动中发生的车辆租赁行为，涵盖临时公务用车、项目现场作业用车、展会活动保障用车等场景。三、职责分工（一）行政部（或综合管理部）作为车辆租赁管理的牵头部门，负责制定租赁标准、审核需求合理性、组织供应商筛选、监督合同履行及车辆使用情况，建立租赁车辆台账及供应商档案；每两年组织一次供应商遴选，确保服务质量与成本可控。（二）需求部门根据业务需要提出租赁申请，确保申请信息真实准确；使用过程中遵守本办法及车辆使用规范，指定专人负责车辆调度与使用管理，及时反馈车辆故障、违章等问题。（三）财务部负责审核租赁费用的合规性，按合同约定办理款项支付，监督费用列支的准确性；定期与行政部核对租赁支出台账，对不符合规定的费用有权拒付并要求整改。（四）法务部（或风控岗）对租赁协议进行法律合规性审查，明确双方权利义务、规避合同风险；指导处理租赁纠纷，确保合同条款符合法律法规及企业利益。四、租赁流程（一）申请与初审需求部门因业务开展确需租赁车辆时，需提前三个工作日向行政部提交《车辆租赁申请表》，表中应详细说明租赁用途、预计时长、所需车型、预算金额及特殊使用要求（如长途、重载等），必要时附相关业务文件作为支撑材料。行政部结合企业自有车辆调度情况，对申请的必要性、车型匹配度、预算合理性进行初审，原则上优先选用内部闲置车辆或长期合作供应商。（二）审批初审通过后，行政部将申请及初步方案报分管领导审批。单次租赁预算超过五千元或租赁期限超过一个月的，需提交总经理办公会（或董事会授权的决策机构）审议。（三）供应商选择1.长期合作供应商：行政部每两年组织一次供应商遴选，通过公开招标或竞争性谈判确定不少于三家合格供应商，签订框架协议，明确服务标准、价格区间及考核机制，建立动态管理的供应商库。2.临时租赁：预算在五千元以内的，行政部从合格供应商库中选取至少两家进行比价，选择性价比最优者；特殊情况需选用库外供应商的，需书面说明理由并经分管领导批准。（四）合同签订行政部与选定供应商签订《车辆租赁合同》，合同应包含车辆信息（品牌、型号、牌照、车况）、租赁期限、租金及支付方式、保险责任、维修保养责任、违约责任、争议解决方式等条款。法务部需对合同进行最终审核，确保条款清晰、权责明确。（五）车辆交接租赁生效前，行政部会同需求部门、供应商共同对车辆进行查验，填写《车辆交接单》，记录车辆外观、里程数、油表、故障隐患等信息，双方签字确认。交接时需同步获取车辆行驶证、保险单复印件（加盖供应商公章），确保车辆状态可追溯。五、车辆使用与管理（一）使用规范需求部门指定专人负责车辆使用，驾驶员需持有效驾驶证且准驾车型与租赁车辆相符，严格遵守交通法规及企业用车制度，不得将车辆转借、转租或用于非公务活动。使用过程中产生的违章罚款、扣分由实际使用人（或需求部门）承担，行政部定期核查车辆违章情况并督促整改。（二）维护保养合同中应明确保养责任：如属承租方（企业）责任，需求部门需按车辆使用手册要求定期保养，费用凭票报销；如属出租方（供应商）责任，供应商应按约定提供维保服务，确保车辆技术状况良好。车辆出现故障需维修时，需提前报行政部备案（紧急情况除外），更换零配件应保留凭证，确保维修透明可查。（三）保险与事故处理供应商必须为租赁车辆投保交强险、第三者责任险（保额不低于五十万元）及车辆损失险。租赁期间发生事故，驾驶员应立即报警、报保险并通知行政部，保护现场、配合事故处理。事故责任认定后，按合同约定划分赔偿责任；涉及企业需承担的费用，由财务部凭有效凭证报销。六、费用管理（一）租金支付租金按合同约定支付，可选择按月结算（每月十日前提交上月租赁记录）或按次结算（租赁结束后三个工作日内办理结算），支付前需附《车辆使用确认单》（需求部门签字确认使用时长、里程等）。（二）其他费用租赁期间产生的过路费、停车费、油费（如合同约定由企业承担），由驾驶员凭正规票据实报实销，报销时需注明对应租赁车辆及使用事由。（三）费用审核财务部审核费用时，需核对合同条款、交接单、使用确认单及票据的一致性，对不符合规定的费用有权拒付并要求整改。七、违规处理（一）需求部门违规对需求部门未按规定申请、擅自租赁车辆的，责令限期整改，扣减部门年度绩效分2分，相关费用不予报销；情节严重的，追究部门负责人责任。（二）驾驶员违规对驾驶员违规使用车辆（如酒驾、私用、违章未处理），视情节轻重给予批评教育、停职培训或解除劳动关系；造成企业损失的，依法追偿。（三）供应商违规对供应商未履行合同义务（如车辆故障频发、服务态度恶劣），行政部可暂停合作并启动供应商考核；情节严重的，终止合同、列入供应商黑名单。八、附则1.本办法由行政部负责解释，自发布之日起施行，