2026年橡胶制品公司外勤差旅费用报销管理制度

2026年橡胶制品公司外勤差旅费用报销管理制度第一章总则第一条为规范公司外勤差旅费用的申请、支出、报销流程，严控费用成本，保障员工外勤差旅期间的合理权益，结合本公司橡胶制品生产巡检、客户拜访、项目对接、市场拓展等外勤业务特点，特制定本制度。第二条本制度适用于公司本部及所属各业务单元所有员工因工作需要产生的外勤差旅费用管理，包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、杂费等全品类差旅费用的申请、使用及报销。第三条差旅费用管理遵循“事前审批、标准管控、实报实销、凭票报销”的原则，严禁虚报、冒领、超标准报销差旅费用，符合《企业财务通则》《中华人民共和国发票管理办法》等国家法律法规及公司财务管理制度要求。第四条公司财务部门是差旅费用报销的归口管理部门，负责费用标准制定、报销审核、资金支付；行政部门协助制定住宿、交通等参考标准；各部门负责人负责本部门员工差旅申请审批及费用真实性审核，形成“事前审批、事中管控、事后审核”的全流程管理体系。第二章职责分工第五条财务部门主要职责：（一）制定并定期更新差旅费用报销标准，明确不同职级、不同地区的费用限额；（二）审核差旅报销单据的合规性、完整性，核查发票真伪及费用标准执行情况；（三）按公司财务流程支付报销款项，登记差旅费用台账，分析差旅费用支出情况；（四）对超标准、无合规票据的报销申请予以退回，并说明退回原因。第六条各部门负责人主要职责：（一）审批本部门员工的外勤差旅申请，核实差旅事由、行程安排的必要性；（二）审核本部门员工报销单据的真实性，确认费用与外勤差旅业务直接相关；（三）督促本部门员工按规定时限提交报销申请，对违规报销行为进行提醒及纠正。第七条差旅员工主要职责：（一）出差前按要求提交差旅申请，明确差旅事由、行程、预计费用；（二）差旅期间严格遵守费用标准，优先选择经济、便捷的交通及住宿方式；（三）妥善保管差旅相关票据（发票、行程单、住宿水单等），差旅结束后按规定时限提交报销申请；（四）对报销信息的真实性、准确性负责，接受财务部门的报销审核及问询。第三章差旅费用标准第八条城市间交通费标准：（一）职级划分：公司管理层可根据行程需要选择飞机经济舱、高铁一等座、动车一等座或长途汽车；中层管理人员优先选择高铁二等座、动车二等座、长途汽车，确需乘坐飞机经济舱的需总经理审批；普通员工仅限乘坐高铁二等座、动车二等座、普通列车硬座/硬卧、长途汽车，特殊情况需部门负责人审批。（二）票据要求：凭正规交通票据报销，订票手续费可随同交通费一并报销，退票费需附退票说明并经部门负责人审批后方可报销。第九条住宿费标准：（一）按出差地区划分为一类地区（直辖市、省会城市、经济特区）、二类地区（地级市）、三类地区（县级市及以下），不同职级员工在不同地区住宿有明确费用限额，普通员工在一类地区住宿限额不高于当地经济型酒店均价，中层管理人员可上浮一定比例，管理层可根据工作需要选择合规酒店但需控制费用。（二）住宿票据要求：凭酒店开具的增值税发票报销，发票需注明住宿起止时间、入住人数，多人同行合住的，需注明合住人信息，按实际住宿费用报销但不超对应标准。第十条伙食补助费标准：（一）按出差自然天数计发，一类地区每日补助标准高于二类、三类地区，出差期间参与公司统一安排用餐的，扣减对应时段的伙食补助费；（二）伙食补助费无需提供发票，按差旅行程天数及对应标准核算报销。第十一条市内交通费标准：（一）出差期间市内交通费按实报销，优先选择公共交通（地铁、公交），确需乘坐出租车的，需在报销时注明乘车事由及起止地点，单次出租车费用超一定金额的需部门负责人审批；（二）自带车辆出差的，按实际行驶里程及公司燃油补贴标准核算油费，过路费、停车费凭票报销，不得重复报销市内交通费。第十二条其他杂费：差旅期间因工作需要产生的打印费、邮寄费、会务费等，凭正规发票报销，需注明费用用途，与差旅业务无关的杂费不予报销。第四章差旅报销流程第十三条事前申请：员工需提前填写《外勤差旅申请单》，注明差旅事由、目的地、行程安排、预计费用、随行人员等信息，按职级提交对应负责人审批；紧急出差无法提前书面申请的，需通过微信、邮件等可追溯方式向审批人报备，事后1个工作日内补齐书面申请。第十四条费用支出：员工差旅期间按审批的行程及费用标准支出费用，主动索取正规发票，发票需注明公司全称及统一社会信用代码，项目填写齐全、字迹清晰，不得涂改、伪造发票。第十五条报销申请：差旅结束后5个工作日内，员工整理报销单据（差旅申请单、交通票据、住宿发票、费用明细单等），填写《费用报销单》，注明差旅起止时间、地点、费用明细，提交部门负责人审核。第十六条审核支付：（一）部门负责人审核报销单据的真实性、合理性，确认无误后签字提交财务部门；（二）财务部门审核单据合规性，核查发票真伪、费用是否超标准，审核通过后按公司财务支付流程，在3个工作日内将报销款项支付至员工指定账户；（三）审核不通过的，财务部门一次性告知需补充的材料或整改事项，员工整改后重新提交审核。第十七条特殊情况处理：（一）因工作需要超标准支出费用的，需提前提交《超标准费用申请单》，经总经理审批后方可报销，未提前审批的超标准部分由员工自行承担；（二）差旅期间因不可抗力（如疫情、自然灾害）导致行程变更产生的额外费用，凭相关证明材料经审批后可据实报销。第五章监督考核与责任追究第十八条财务部门每月对差旅费用报销情况进行核查，重点检查发票合规性、费用标准执行情况、审批流程完整性，核查结果纳入部门及员工绩效考核。第十九条奖励情形：（一）年度内严格遵守差旅费用标准，无违规报销记录，且能主动节约差旅费用的员工，给予500-1000元奖励；（二）及时发现并举报虚报、冒领差旅费用行为的，给予专项奖励，优先推荐评优评先。第二十条责任追究情形：（一）虚报、冒领差旅费用，或使用虚假发票报销的，追回违规报销款项，给予责任人警告处分，扣减当月绩效10%-30%；（二）无事前审批擅自出差，或超标准报销未获审批的，不予报销相关费用，情节严重的给予记过处分；（三）部门负责人未严格审核报销单据，导致本部门出现违规报销的，与报销人承担连带责任，扣减当月绩效15%-20%；（四）恶意涂改、伪造发票报销的，解除劳动合同，情节严重的移交司法机关处理。第六章附则第二十一条本制度由公司财务部门负责解释。第二十二条本制度未尽事宜，遵