行业采购申请单及审批流程表

采购申请单及审批流程：规范企业物资采购的高效工具一、采购申请单的应用场景与核心价值在企业运营中，采购申请单是连接需求部门与采购部门的核心载体，适用于多种业务场景：日常办公采购：如文具、耗材、办公设备等，保证各部门基础运营物资及时到位；生产运营采购：如原材料、零部件、生产辅料等，保障生产计划顺利推进；项目专项采购：如研发项目所需设备、服务外包等，满足特定项目的资源需求；应急采购：如突发故障维修所需的备品备件，保证紧急问题快速响应。通过标准化申请单及审批流程，可实现需求明确化、审批透明化、采购合规化，避免资源浪费、重复采购或超预算支出，同时明确各部门职责，提升整体协作效率。二、采购申请全流程操作步骤从需求提出到采购完成，需严格遵循以下步骤，保证流程规范、责任可追溯：步骤1：需求部门发起申请操作说明：需求部门根据实际需求，填写《采购申请单》（模板见第三部分），详细说明采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预算金额及预期到货时间。关键要求：采购内容需与部门职责、工作计划匹配，避免盲目采购；预算金额需符合公司财务制度，未列入预算的采购需提前说明资金来源；如涉及技术参数复杂或定制化需求，需附《技术需求说明书》或《供应商报价单》（至少2-3家比价，紧急采购除外）。步骤2：部门负责人初审操作说明：需求部门负责人（如部门经理/主管）对申请单内容进行审核，重点确认：采购需求的合理性（是否为必要支出、是否存在替代方案）；预算金额是否在部门可控范围内；采购计划是否符合公司整体工作安排。输出结果：审核通过后，在“部门审核意见”栏签字确认；若不通过，需注明理由并退回需求部门修改。步骤3：财务部门复核预算操作说明：采购部门将初审通过的申请单提交至财务部门，财务专员重点核查：预算科目是否准确（如“办公费”“原材料采购”等）；预算余额是否充足，是否需调整资金计划；金额较大的采购（如超过部门年度预算10%）需财务负责人签字确认。输出结果：预算合规的，在“财务审核意见”栏盖章签字；预算不足或科目不符的，反馈至需求部门调整。步骤4：按权限分级审批操作说明：根据采购金额及重要性，由不同层级领导审批：金额≤5000元：采购部门负责人审批；5000元＜金额≤2万元：分管副总审批；金额＞2万元：总经理审批；涉及重大资产（如设备、系统采购）或战略供应商合作：需提交总经理办公会集体审议。关键要求：审批人需在1-2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过；审批意见需明确“同意”“不同意”或“补充说明”。步骤5：采购部门执行采购操作说明：审批通过后，采购部门留存申请单复印件，向需求部门确认最终需求细节（如交付地址、验收标准），随后开展采购：标准化物品：从合格供应商库中选择合作方，优先签订框架协议采购；定制化物品：组织技术部门、需求部门共同评审供应商资质及方案；紧急采购：可先电话报备采购负责人，事后补全审批流程，但需说明紧急原因。步骤6：交付验收与归档操作说明：供应商交付物品后，需求部门需对照申请单及技术要求验收，填写《验收单》（需验收人签字）；验收合格后，采购部门整理《采购申请单》《验收单》《发票》等资料，提交财务部门办理付款；所有资料按月度归档，保存期限不少于3年，便于后续审计或追溯。三、采购申请单模板示例XX公司采购申请单申请信息填写内容申请单号（由采购部门自动，格式：CG-YYYYMMDD-XXX）申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购明细物品/服务名称规格型号/服务内容示例：A4打印纸80g白色示例：设备维修服务XXX设备故障检修（含配件更换）预算信息预算科目：□办公费□生产成本□管理费用□其他：_________________________审批意见部门审核负责人签字：_________日期：_________意见：□同意□不同意□补充说明：_________财务审核经办人：_________负责人签字：_________日期：_________意见：□预算通过□需调整分管副总审批签字：_________日期：_________意见：□同意□不同意总经理审批（如需）签字：_________日期：_________意见：□同意□不同意采购执行采购负责人：_________采购专员：_________预计交付日期：_________验收确认验收人签字：_________日期：_________验收结果：□合格□不合格（说明：_________）四、采购申请与审批的关键注意事项信息填写规范：申请单中“物品名称”“规格型号”“用途”等字段需填写完整、准确，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体物品及数量）；预算刚性约束：未通过预算审核的采购原则上不得执行，特殊情况需提交《预算调整申请表》并经财务负责人、总经理审批；审批时限管理：各环节审批人需在1个工作日内完成审核，紧急采购（如生产故障维修）可启动“绿色通道”，但需在24小时内补全书面审批；附件要求：单次采购金额超过5000元或涉及技术参数的，必须附《供应商报价单》或《技术需求说明书》，保证采购性价比；变