行政公文写作格式化工具

行政公文写作格式化工具使用指南一、适用范围与典型应用场景本工具适用于各级机关、企事业单位日常行政公文标准化撰写，覆盖通知、报告、请示、函、纪要等常用文种。典型场景包括：单位内部工作部署（如年度计划、会议通知）、向上级汇报工作进展（如季度总结、专项请示）、向平级单位商洽事务（如协作函、调档函）、重要事项记录与传达（如会议纪要、情况通报）等。通过格式化模板，保证公文要素完整、逻辑清晰、符合规范，提升写作效率与专业性。二、标准化操作流程（一）明确发文需求与文种选择梳理核心信息：根据发文目的确定核心内容，如“要求各部门提交年度总结”“向部门申请办公经费”“通报项目进展情况”。匹配文种规范：需上级指示或批准的事项，选用“请示”；向上级汇报工作、反映情况，选用“报告”；向不相隶属机关商洽工作、询问问题，选用“函”；传达要求下级执行或周知的事项，选用“通知”；记录会议主要精神和议定事项，选用“纪要”。（二）收集素材与搭建框架素材准备：收集相关背景资料（如政策文件、会议记录、数据报表）、领导指示、相关部门意见等，保证内容真实、依据充分。框架搭建：按“标题—主送机关——附件—发文机关—成文日期”标准结构搭建部分根据文种确定逻辑层次（如“请示”需写明“请示事项—理由—建议”，“通知”需写明“发文缘由—具体事项—执行要求”）。（三）撰写核心内容开头部分：简明扼要说明发文缘由，如“根据会议精神”“为解决问题”，引用依据时注明文件名或文号（如“《公司2024年工作要点》（办发〔2024〕5号）明确……”）。主体部分：分条列项表述核心内容，条理清晰，每条内容聚焦一个主题，使用“一、二、三……”或“（一）（二）（三）”序号区分层次；涉及数据、时间、任务等具体信息时，表述准确（如“于2024年6月30日前完成”“预算金额万元”）。结尾部分：根据文种规范表述，如“请示”用“以上请示妥否，请批示”，“通知”用“特此通知”，“函”用“专此函达，盼复”。（四）规范格式与要素校对格式排版：居中，字体二号小标宋简体，如“公司关于开展2024年度安全生产检查的通知”；主送机关：顶格书写，后加冒号，字体三号仿宋GB2312，如“各部门、各子公司：”；首行缩进2字符，字体三号仿宋GB2312，行距28磅；附件：如有附件，在下方左空2字符标注“附件：1.X”，字体三号仿宋GB2312；发文机关署名：右空4字符，字体二号小标宋简体，加盖公章；成文日期：右空4字符，用阿拉伯数字标注年月日（如“2024年5月20日”），字体三号仿宋GB2312。要素校对：检查文号、主送机关、附件、发文机关、成文日期等要素是否齐全，避免遗漏或错漏。（五）审核签发与归档管理审核流程：初稿完成后，由部门负责人审核内容准确性，再交办公室审核格式规范性，最后报请分管领导签发（签发人标注于版头红色分隔线上方，如“签发人：*”）。归档管理：正式印发后，将电子版及纸质版（加盖公章）按文种、时间顺序分类归档，留存备查。三、通用公文模板要素表要素名称填写规范示例位置要求文号发机关代字〔年份〕序号（如“公司办发〔2024〕8号”）公司办发〔2024〕8号版头红色分隔线下方，居中标题发文机关+事由+文种（可发文机关，但需标注“发文机关署名”）公司关于举办2024年度员工培训的通知居中，二号小标宋简体主送机关顶格书写，多个机关用逗号分隔，最后一个机关后加冒号各部门、各子公司：标题下方，左对齐开头说明发文缘由、依据，简明扼要为提升员工专业技能，根据年度培训计划安排，现就2024年度员工培训事宜通知主送机关下方，首行缩进2字符主体分条列项表述核心内容，序号清晰，语言规范一、培训时间：2024年6月10日至15日。二、培训地点：公司总部三楼会议室。段落内，首行缩进2字符结尾根据文种规范表述，语气庄重请各部门高度重视，组织相关人员按时参加，并于5月30日前将参训名单报至人力资源部。主体内容下方，首行缩进2字符附件标注“附件：”后加附件名称及件数，附件名称需准确附件：1.2024年度员工培训安排表2.参训人员回执单下方，左空2字符发文机关署名使用机关全称，右空4字符，加盖公章（电子公章需清晰）公司附件下方，右对齐成文日期阿拉伯数字标注年月日，右空4字符（如“2024年5月20日”）2024年5月20日发文机关署名下方，右对齐四、使用规范与常见问题提醒（一）格式规范要点字体与字号：标题二号小标宋简体，三号仿宋GB2312，文号、附件说明三号仿宋GB2312，避免使用艺术字体或非标准字体。页码与页边距：页码位于页脚居中，阿拉伯数字标注；页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（A4纸标准）。行距与段落：行距固定为28磅，段前段后间距0行，避免段间距过大或过密。（二）用语与逻辑要求语言规范：使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“搞定啦”）；表述准确，避免歧义（如“尽快完成”可明确为“于X月X日前完成”）。逻辑清晰：部分按“为什么—做什么—怎么做”逻辑展开，条理分明，避免内容交叉或重复。（三）常见问题规避文种误用：区分“请示”与“报告”（请示需上级批准，报告仅为汇报）；“函”与“请示”（函用于不相隶属机关，请示用于上级机关）。要素遗漏：避免缺