企业文档管理归档制度模板

企业内部文档管理归档制度一、总则为规范企业内部文档的形成、收集、整理、归档与利用工作，保证文档的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，依据国家《档案法》及企业内部管理要求，制定本制度。本制度是企业各部门文档管理的基本准则，适用于总部及各分支机构所有业务和管理活动产生的文档。二、适用范围说明本制度适用于企业各部门在经营管理过程中形成的具有保存价值的各类文档，包括但不限于：管理类文档：企业章程、内部管理制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告等；业务类文档：合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料、产品技术资料等；财务类文档：财务报表、预算方案、费用报销凭证、审计报告等；人事类文档：员工劳动合同、录用资料、绩效考核记录、培训档案等；其他具有保存价值的文档：如企业资质证书、荣誉证书、外部往来函件等。三、职责分工（一）档案管理部门（如行政部/档案室）负责制定和完善文档归档管理制度，监督各部门执行；负责对各部门移交的文档进行审核、分类、编号、登记、保管与利用；负责档案库房的日常管理，保证档案安全（防火、防潮、防虫、防盗等）；负责档案的鉴定、销毁与移交工作，定期对到期档案进行处理。（二）各部门负责人负责本部门文档管理工作的组织与落实，指定专人担任部门文档管理员；监督本部门文档的形成、收集与初步整理，保证文档内容真实、完整；审核本部门移交档案的清单与质量，签字确认后向档案管理部门移交。（三）部门文档管理员负责本部门日常文档的收集、整理、预归档，按照档案管理部门要求规范文档格式；定期（每月/每季度）将整理完毕的文档移交至档案管理部门，填写《档案移交清单》；负责本部门借阅档案的登记与催还，保证档案不丢失、不损坏。（四）文档形成人保证所形成文档内容准确、字迹清晰（电子文档需为PDF等不可编辑格式）；在文档完成后及时提交至部门文档管理员，不得擅自留存或销毁应归档文档。四、归档内容与分类标准（一）归档内容要求完整性：文档需包含、附件、审批手续（如签字、盖章）等完整要素，缺项文档需补充齐全后方可归档；规范性：纸质文档需使用A4纸打印，字迹清晰，无涂改（修改处需签字确认）；电子文档需命名规范（格式：“部门-年份-文档名称-编号”，如“行政部-2023-年度工作计划-001”）；时效性：文档应在办理完毕后15个工作日内完成整理，定期移交（每月25日前移交上月档案，季度末最后5个工作日移交季度档案）。（二）分类标准采用“年度-类别-subcategory”三级分类法，具体一级分类（年度）二级分类（类别）三级分类（subcategory）2023年管理类（GL）制度（GL-ZD）会议（GL-HY）业务类（YW）合同（YW-HT）项目（YW-XM）财务类（CW）凭证（CW-PZ）报表（CW-BB）人事类（RS）劳动合同（RS-HT）考核（RS-KH）五、归档操作流程步骤一：文档形成与初审文档形成人完成文档起草后，需经部门负责人审核内容准确性与完整性，无误后签字确认；涉及重要事项（如合同、重大决策）的文档，需经分管领导审批。步骤二：部门整理与预归档部门文档管理员收集已审核文档，按照分类标准进行初步分类，填写《部门文档预归档清单》（模板见附件1）；纸质文档需加装统一封面（含文档名称、编号、形成部门、日期、密级等信息），按顺序装订；电子文档需存储在部门指定文件夹中，定期备份。步骤三：档案部门审核与接收部门文档管理员于每月25日前，将预归档档案及《档案移交清单》（模板见附件2）提交至档案管理部门；档案管理员核对文档数量、分类、完整性，符合要求后在《档案移交清单》上签字接收；不符合要求的，退回部门重新整理。步骤四：分类编号与登记档案管理员接收文档后，按照分类标准赋予唯一档案编号（格式：“年度-分类代码-流水号”，如“2023-YW-HT-001”）；在档案管理系统中录入档案信息（包括编号、名称、形成部门、日期、密级、保管期限、存放位置等），《档案总目录》（模板见附件3）。步骤五：入库保管纸质档案按编号顺序存入档案柜，标注存放区域（如“A区-01柜-01层”）；电子档案刻录光盘或存储于专用服务器，定期进行数据备份（每季度一次）；档案库房配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），定期检查安全设施（消防器材、监控设备等）。六、档案保管与利用规范（一）保管期限根据文档价值，保管期限分为永久、30年、10年三类，具体参照《档案保管期限表》（模板见附件4）执行。到期档案需经档案管理部门鉴定，报分管领导批准后销毁，销毁时需填写《档案销毁清单》（模板见附件5）并由两人监销。（二）借阅管理借阅权限：内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（模板见附件6），经部门负责人签字后，档案管理员办理借阅手续；涉密档案需经分管领导批准，借阅期限不超过3天；外部单位借阅档案需持单位介绍信，经总经理批准后方可办理。借阅要求：借阅档案需当面清点，归还时档案管理员检查文档完整性，如有损坏或丢失，按《档案损坏赔偿规定》处理；借阅档案不得涂改、勾画、抽取、拆散，不得转借或复制（特殊情况需经档案管理部门批准）；借阅期限一般不超过7天，到期需续借的需提前2天办理手续。七、执行注意事项（一）电子文档管理电子文档形成后需及时归档，禁止在个人电脑或非指定设备中存储；涉及重要业务的电子文档需进行加密处理，密码由档案管理员专人保管；电子档案备份介质需与原件分开存放，保证数据安全。（二）涉密文档管理涉密文档需标注“秘密”“机密”“绝密”字样，单独存放于保密柜中；涉密文档的复印、借阅、销毁需严格按照企业保密制度执行，全程记录在案；涉密文档管理人员需签订保密协议，离职时需办理涉密文档交接手续。（三）特殊情况处理部门撤销或合并时，其档案需由档案管理部门统一接收，不得分散或销毁；员工离职时，需将经手的应归档文档全部移交部门文档管理员，办理交接手续后方可办理离职；如发觉档案丢失、损坏，需在24小时内报告档案管理部门，查明原因并采取补救措施。八、责任追究机制对未按规定及时归档、整理不规范导致档案丢失或损坏的部门，责令整改，扣减部门负责人当月绩效的5%-10%；对擅自涂改、伪造、销毁档案的员工，视情节轻重给予警告、降职直至解除劳动合同，造成企业损失的依法追究责任；档案管理人员因工作失职导致档案丢失、损坏或泄密的，调离岗位并给予相应处分，情节严重的追究法律责任。九、