供应商信息登记与评价标准手册

供应商信息登记与评价标准手册前言为规范企业供应商管理流程，保证供应商信息的完整性与合规性，建立科学、客观的评价体系，特制定本手册。本手册旨在统一供应商准入标准、明确信息登记规范、优化评价管理机制，为企业采购决策提供依据，实现供应链的高效协同与风险可控。一、适用范围与核心目标（一）适用场景新供应商准入：首次与企业建立合作关系的供应商，需完成信息登记与初步评价。现有供应商年度复评：合作周期满一年的供应商，需进行年度综合评价，以确定后续合作策略。合作异常专项评估：出现质量不达标、交期延迟、服务投诉等异常情况时，启动专项评价流程。战略供应商筛选：针对核心物料或长期合作需求，通过评价体系筛选优质战略合作伙伴。（二）核心目标保证供应商信息的真实性、准确性与完整性，从源头规避合作风险。建立量化评价标准，实现供应商分级管理，优化资源配置效率。引导供应商持续改进质量、服务与响应能力，提升供应链整体竞争力。二、供应商信息登记操作流程（一）登记发起发起主体：由采购部根据项目需求或采购计划，向意向供应商发出《供应商信息登记通知》。材料清单：通知中需明确供应商需提交的资料（详见本章“核心模板工具”），包括但不限于：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；生产/经营许可证、相关资质认证（如ISO9001、行业特殊资质等）；法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人办理）；主要产品/服务清单、价格体系说明；企业简介、组织架构图、生产/服务流程说明。（二）信息提交与初步审核材料提交：供应商需在收到通知后5个工作日内，将加盖公章的纸质材料（1份）及电子版（PDF格式）提交至采购部接口人*。初审标准：采购部对材料完整性、规范性进行初步审核，重点检查：资证是否在有效期内；营业执照经营范围是否与需求匹配；关键资质文件是否齐全（如涉及特殊行业需提供相关许可证）。反馈结果：初审通过后，通知供应商进入下一环节；初审不通过的，需一次性告知补充材料要求，供应商需在3个工作日内补充提交。（三）多部门联合复核复核部门：由采购部牵头，组织质量部、法务部、使用部门（如生产部、研发部）进行联合复核。质量部：审核供应商质量管理体系、生产/服务流程质量控制点、检测设备报告等；法务部：审核合同条款合规性、知识产权声明、法律纠纷记录等；使用部门：评估供应商产品/技术参数与需求的匹配度、供货能力等。复核时限：各部门需在收到材料后3个工作日内完成复核，并将意见反馈至采购部。复核结论：全部部门审核通过后，视为信息登记完成；任一部门不通过，需说明原因，采购部与供应商沟通整改或终止合作。（四）信息归档与系统录入归档管理：采购部将审核通过的纸质材料整理归档，建立“一户一档”供应商档案，档案编号规则为“供应商类型（如原材料/服务）+年份+流水号”（如“YL2024001”）。系统录入：将供应商信息录入企业供应商管理系统，包括基本信息、资质文件、联系人、合作记录等，保证信息可查询、可追溯。三、供应商评价标准实施步骤（一）评价周期与对象评价周期：年度评价：每年12月，对合作满一年的供应商进行综合评价；季度抽查：每季度末，对重点供应商或合作风险较高的供应商进行关键指标抽查；专项评价：发生重大质量、交期延误超过约定时间30%及以上时，启动专项评价。评价对象：所有合作中的供应商，新供应商完成信息登记且合作满3个月后，纳入首次评价范围。（二）评价指标与权重评价指标分为五大维度，各维度权重可根据供应商类型（如原材料供应商、服务供应商）动态调整，调整需经采购部经理审批。评价维度权重评价要点质量表现30%产品/服务合格率、客户投诉次数、质量问题整改及时率、质量体系认证有效性交货履约25%交期达成率、订单响应速度、紧急订单满足率、包装规范性服务支持20%售后响应及时率（≤24小时）、问题解决满意度、技术支持能力、定期沟通频率价格竞争力15%价格与市场平均水平对比、价格稳定性、付款条件灵活性、成本优化建议合作稳定性10%合作年限、合同续签率、配合企业战略调整的积极性、诚信记录（如是否存在违约）（三）评价数据收集与评分数据来源：质量部：提供季度/年度产品合格率、质量投诉记录及处理结果；物流部/仓储部：提供交期达成率、到货验收记录；采购部：收集价格对比数据、服务响应记录、合同履约情况；使用部门：提供满意度评分（针对技术支持、服务态度等）。评分规则：采用百分制，各维度评分根据《供应商评价打分表》（详见本章“核心模板工具”）量化执行，最终得分=Σ（各维度得分×对应权重）。（四）评价等级划分与应用等级划分：根据最终得分将供应商分为四级，对应不同合作策略：优秀（90分及以上）：列为“战略供应商”，优先分配订单，提供付款账期优惠，邀请参与早期项目研发；良好（80-89分）：列为“核心供应商”，保障常规订单份额，定期开展合作优化沟通；合格（60-79分）：列为“备选供应商”，控制订单比例，针对薄弱项制定改进计划，3个月后复评；不合格（60分以下）：列为“淘汰供应商”，暂停新订单，启动合作终止流程，连续2年不合格纳入供应商黑名单。结果反馈：评价结果由采购部书面通知供应商，优秀供应商给予表彰，合格及以下供应商需提交《改进计划书》，明确改进措施及时限。四、核心模板工具（一）供应商信息登记表序号信息类别填写内容附件要求1企业基本信息企业名称、统一社会信用代码、注册地址、经营地址、成立日期、注册资本、企业性质营业执照复印件（加盖公章）2法定代表人信息姓名、证件号码号、联系方式法定代表人证件号码明复印件3授权联系人信息姓名、职务、联系方式、电子邮箱、授权委托书（如有）授权委托书（加盖公章）4资质文件清单行业生产许可证、ISO9001认证、环保认证等（需列明证书编号、有效期）相关资质证书复印件5主营产品/服务产品名称/服务类型、规格型号、年产能/服务能力、主要客户案例产品彩页/服务说明（加盖公章）6质量体系说明质量管理流程、检测设备、质量控制点、不合格品处理流程质量手册关键页复印件7合作历史记录以往合作企业（如有）、合作年限、合作终止原因（如有）合作合同关键页复印件（如有）（二）供应商评价打分表示例（质量表现维度）评价指标评分标准得分（0-30分）备注产品合格率≥99.5%得30分，99%-99.4%得25分，98%-98.9%得20分，＜98%得0分以季度质检报告为准质量投诉次数0次得10分，1次得5分，≥2次得0分以客户投诉记录为准整改及时率100%得10分，≥90%得8分，＜90%得0分以质量问题整改回复时间为准质量体系有效性体系运行无异常得10分，有轻微不符合项得5分，严重不符合项得0分以质量部审核记录为准五、关键管理要点（一）信息真实性管理供应商需对所提交信息的真实性、合法性负责，采购部有权通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核实信息。发觉虚假信息或隐瞒重要事实的，立即终止合作流程，已纳入供应商体系的列入黑名单，3年内不得再次合作。（二）动态更新机制供应商资质文件到期前1个月，采购部需书面通知供应商提交续期文件，未按期提交的暂停订单合作。供应商发生重大变更（如股权结构、法定代表人、注册地址等），需在变更后10个工作日内书面告知采购部，并提交变更证明材料，逾期未告知的按“信息不实”处理。（三）保密要求供应商信息仅限采购部、质量部、法务部及使用部门因工作需要查阅，严禁泄露给无关第三方。参与评价的人员需遵守保密纪律，不得泄露评分细节及供应商商业秘密，违者按企业相关规定追责。（四）申诉与复核机制供应商对评价结果有异议的，可在收到结果通知后5个工作日内，向采购部提交《申诉书》及相关证明