采购合同审核清单标准化版

采购合同审核清单标准化版一、适用场景与价值定位本工具适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、商贸企业等）在采购合同签订前的内部审核环节，旨在通过标准化流程保证合同条款合规、权责清晰、风险可控。具体场景包括：日常原材料采购、设备采购、服务外包采购、项目合作采购等；适用于采购部门、法务部门、财务部门及相关业务部门协同审核，也可作为企业采购管理体系的标准化文件，助力提升合同审核效率，降低履约风险，保障企业合法权益。二、标准化审核流程步骤步骤一：审核前置准备资料收集：获取待审核采购合同文本（含附件、补充协议）、采购需求单、供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明等）、过往合作记录（如有）、招标/比价/议价文件（如适用）。审核依据明确：对照《_________民法典》《_________招标投标法》等法律法规，结合企业内部《采购管理制度》《合同管理规范》及采购需求单的具体要求，明确审核标准。步骤二：合同主体资格审核供应商主体资格：核对供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、经营范围等是否与营业执照一致，保证其具备履行合同的法律主体资格；检查供应商是否持有与采购内容相关的行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，如适用），且在有效期内；对于大型或长期合作项目，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询供应商是否存在经营异常、严重违法失信等记录。采购方主体资格：确认采购方名称、盖章主体是否与公司注册名称一致，避免因主体不符导致合同无效；审核签字人是否为法定代表人或其合法授权代表（需提供授权委托书，载明授权范围、权限及有效期）。步骤三：标的物与服务条款审核标的物基本信息：明确产品/服务的名称、规格型号、技术参数、质量标准等是否与采购需求单一致，避免描述模糊（如“优质产品”“类似产品”等模糊表述需修正为具体标准）；对于定制化产品或服务，需确认技术协议、图纸等附件是否完整并作为合同组成部分。数量与单位：核对数量是否准确，计量单位（如吨、台、套、项等）是否规范，避免使用“一批”“约数”等不明确表述。步骤四：价格与支付条款审核价格构成：明确合同总价是否包含税费、运费、保险费、安装调试费等所有费用，避免后期争议；对于浮动价格，需约定价格调整机制（如原材料价格波动幅度、调价公式等）。支付方式与周期：审核支付节点是否合理（如预付款比例一般不超过30%，到货款、验收款、质保金比例需明确），是否符合企业资金管理规定；约定支付账户信息（供应商名称、开户行、账号）是否与营业执照一致，避免个人账户收款。步骤五：交付与验收条款审核交付要求：明确交付时间（具体日期或期限）、交付地点（如采购方指定仓库、供应商工厂等）、交付方式（运输方式、运费承担方）；约定逾期交付的违约责任（如按日计算违约金，上限不超过合同总额的10%）。验收标准与流程：验收标准需符合国家、行业或双方约定的质量规范，可引用具体标准编号（如GB/T19001-2016）；约定验收流程（如到货检验、试运行验收、最终验收）、验收时限、验收不合格的处理方式（如退换货、整改、扣减货款等）。步骤六：违约责任与争议解决条款审核违约责任：明确双方违约情形（如逾期交货、质量不达标、逾期付款等）对应的违约责任，包括违约金计算方式、赔偿范围（直接损失还是间接损失）；约定违约金是否可调整，避免“过高”或“过低”显失公平（一般不超过实际损失的30%）。争议解决：争议解决方式优先约定“向采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”，或双方协商选择仲裁（需明确仲裁机构全称）；避免约定“由双方上级单位协调解决”等不具强制力的条款。步骤七：法律合规性与其他条款审核法律效力：检查合同是否存在违反法律强制性规定的条款（如“一方放弃权利、免除对方责任”等格式条款是否提示对方注意）；确认合同份数、生效条件（如双方签字盖章后生效、附条件生效等）是否明确。其他特殊条款：保密条款：明保证密信息范围、保密期限及违约责任；知识产权条款：涉及专利、商标、著作权的，需明确归属及使用权限；不可抗力条款：定义不可抗力情形（如自然灾害、战争等）、通知义务及责任减免。步骤八：审核结果处理与存档审核结论：审核通过：由审核人员签字确认，流转至下一环节（如审批、盖章）；需修改：列出修改意见，退回采购部门与供应商协商调整后重新提交审核；审核不通过：说明法律或合规风险点，终止合同流程并上报采购负责人。资料存档：审核完成后，将审核清单、合同文本、修改记录、资质文件等资料整理归档，保存期限不少于合同履行完毕后5年。三、采购合同审核清单模板（标准化版）审核模块审核项目审核要点审核标准审核结果（通过/不通过/需修改）备注合同主体供应商资质营业执照、行业许可证是否有效且与采购内容匹配营业执照在有效期内，经营范围包含本次采购标的；许可证在有效期内查验原件或加盖公章的复印件授权代表签字授权委托书是否有效，签字人与授权人是否一致授权委托书载明权限、期限，签字与证件号码件一致无需法定代表人签字时适用标的物与服务标的物描述名称、规格型号、技术参数是否明确与采购需求单一致，无模糊表述（如“优质”“类似”）附技术协议、图纸等文件的，需注明“详见附件”数量与单位数量准确，计量单位规范无“一批”“约数”等不明确表述，单位为法定或通用单位（吨、台、套等）价格与支付价格构成总价是否含所有费用（税费、运费、保险费等）明确“本总价为含税到站价/含税包干价”，无隐藏费用浮动价格需注明调价机制支付方式支付节点、比例、账户信息是否合理符合企业财务制度，账户信息与营业执照一致，避免个人账户收款预付款一般≤30%，质保金一般为5%-10%交付与验收交付条款时间、地点、方式、运费承担方是否明确时间具体到日/月，地点明确，运费承担方清晰逾期交付需约定违约金验收标准与流程标准、流程、时限、不合格处理方式是否明确引用国标/行标或具体参数，验收时限合理（如到货后7个工作日内）试运行验收需约定试运行周期违约责任违约情形与责任逾期交货、质量不达标、逾期付款等违约责任是否明确违约金计算方式合理，赔偿范围清晰（直接损失）违约金上限≤合同总额10%争议解决是否约定诉讼/仲裁及管辖机构明确“采购方所在地法院”或具体仲裁机构（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”）避免“上级协调”等无效条款法律合规合同效力条款生效条件、份数是否明确，无违法条款“双方签字盖章后生效”，份数满足存档及执行需求，无“免责”“弃权”等显失公平条款保密与知识产权保密范围、期限及知识产权归属是否明确保密期限一般≥合同履行后3年；知识产权归属清晰（如“采购方所有”）涉及技术专利的需单独约定其他合同完整性是否包含双方基本信息、标的、价格、交付、验收、违约、争议解决等核心条款无遗漏核心条款，附件齐全（如技术协议、报价单）四、使用关键提示与风险规避动态更新清单内容：定期关注法律法规（如《民法典》合同编司法解释）及行业政策变化，及时调整审核要点，保证清单合规性。结合企业实际细化标准：不同行业（如食品、医疗器械、建筑工程）需补充行业特定审核要求（如生产许可证、3C认证等），避免“一刀切”。留存审核痕迹：审核过程中修改的合同版本、沟通记录需书面化（如邮件、审批单），保证责任可追溯；涉及重大条款调整（如金额、交付时间），需由采购部门负责人签字确认。跨部门协同审核：复杂合同需组织法务、财务、技术部门联合审核，法务重点把控法律