企业采购需求与审批表单

采购需求与审批表单使用指南一、适用场景与发起时机本表单适用于企业内部各类采购需求的规范提报与审批流程，具体包括但不限于以下场景：日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备（电脑、打印机等）的补充或更换；项目相关采购：为特定项目采购所需设备、材料或服务（如项目专用软件、实验器材等）；固定资产采购：单价较高、使用周期长的资产购置（如生产设备、运输工具等）；其他非生产性采购：如办公场地装修、绿植养护、员工活动物资等。发起时机：当部门存在明确采购需求时，需提前至少3个工作日发起表单审批（紧急采购需标注“加急”并说明原因），保证采购流程前置，避免临时突击采购影响工作进度。二、全流程操作指引1.需求部门：填写采购需求明细操作步骤：（1）登录企业OA系统或采购管理模块，选择“采购需求与审批表单”模板；（2）填写表单基础信息：申请部门、申请人（需为部门负责人或指定采购对接人）、联系方式（内部短号）、申请日期；（3）明确采购类型（勾选“办公物资/项目物资/固定资产/其他”）、预算金额（需符合部门年度预算额度）；（4）详细列明采购明细：每项物品需填写“物品名称、规格型号（或技术参数）、单位、数量、预估单价、总价、用途说明（需具体到使用场景或项目）”，如为服务类采购，需补充服务内容、服务周期等；（5）附件：如技术参数说明书、市场询价单（至少2家供应商报价）、项目立项批复（涉及项目采购时）等支撑材料。关键要求：物品名称需规范统一（如“笔记本电脑”而非“电脑”），规格型号应明确到品牌、型号（如“联想ThinkPadX1Carbon2023款i7/16G/512G”），数量需与实际需求匹配，避免过度采购。2.部门负责人：审核需求合理性与必要性操作步骤：（1）接收表单后，重点审核“采购需求明细”是否符合部门工作计划，“预算金额”是否在部门可控范围内，“用途说明”是否合理；（2）对于常规办公物资（如A4纸、签字笔），可快速审批；对于大额采购（如超过5000元）或项目相关采购，需核对项目立项文件，确认采购与项目目标的关联性；（3）审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字（电子签章或手写扫描件），并注明“同意提交采购部”；若审核不通过，需注明驳回理由（如“超预算”“需求描述不清晰”），退回申请人修改。时效要求：需在1个工作日内完成审核，避免流程延误。3.采购部：审核采购可行性与合规性操作步骤：（1）接收表单后，检查“附件材料”是否完整（如无市场询价单，需要求申请人补充）；（2）审核“规格型号”“技术参数”是否明确，是否存在可替代的现有资源（如其他部门闲置设备可调配）；（3）对于“固定资产采购”或“单价超过1万元”的采购，需组织技术部门（如IT部、设备部）对参数的合理性进行评估；（4）审核通过后，在“采购部审核”栏签字，并同步启动供应商寻源流程；若需调整采购方式（如从“单一来源采购”改为“公开招标”），需注明建议并反馈给申请人。特殊情况处理：若遇市场紧缺物资或紧急采购，需在审核栏标注“紧急采购”，并同步抄送财务部备案。4.财务部：审核预算与支付方式操作步骤：（1）核对“预算金额”是否与财务系统中的部门预算余额一致，超预算采购需申请人提交《预算调整申请》并附审批文件；（2）审核“支付方式”（如“对公转账/公务卡/预付款”）是否符合财务制度，大额预付款（超过30%）需提供供应商履约保函；（3）确认无误后，在“财务部审核”栏签字，并备注“预算充足，同意支付”；若预算不足或支付方式不合规，需注明原因并退回。5.分管领导：最终审批操作步骤：（1）根据采购金额分级审批：金额≤5000元：由部门负责人与采购部双签即可，无需提交分管领导；5000元＜金额≤2万元：需部门负责人、采购部、财务部审核后，提交分管副总审批；金额＞2万元：需提交总经理最终审批。（2）审批重点：大额采购需关注性价比、供应商资质（如是否为合格供应商名录内企业），战略物资采购需符合企业长期发展规划；（3）审批通过后，在“领导审批”栏签字，表单流转至采购部执行；若驳回，需明确批示（如“暂缓采购，待预算批复后重新发起”）。6.采购部：执行采购与结果反馈操作步骤：（1）根据审批通过的表单，通过招标、询价或定点采购等方式确定供应商，签订采购合同；（2）采购完成后，在OA系统中更新表单状态，《采购合同》《验收单》等附件，并通知申请人领用或验收；（3）每月汇总采购数据，提交财务部备案。7.归档管理表单执行完毕后，由采购部将纸质版（含签字附件）与电子版一并归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与查询。三、采购需求与审批表模板基础信息申请部门申请人联系方式（内部短号）申请日期年月日采购类型（勾选）□办公物资□项目物资□固定资产□其他预算金额大写：小写：¥采购明细序号物品名称规格型号/技术参数单位数量123合计金额附件清单□技术参数说明书□市场询价单（至少2家）□项目立项批复□其他：审批流程部门负责人审批：签字：日期：年月日采购部审核：签字：日期：年月日财务部审核：签字：日期：年月日分管领导/总经理审批：签字：日期：年月日备注1.申请人需保证所有信息真实准确，虚假填报将追责；2.采购完成后，需在5个工作日内提交《验收单》至采购部；3.本表单一式两份，申请部门与采购部各执一份。四、使用要点与风险提示信息填写规范：物品名称、规格型号等关键信息需完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需具体到品名、数量）；预算金额需参考市场价合理预估，虚报预算可能导致审批驳回或后续审计风险。审批时限管理：各环节审批人需在1-2个工作日内完成审核，特殊情况需在审批栏注明“延迟原因”并抄送流程发起人；紧急采购（如生产故障需立即更换的备件）需在申请时标注“加急”，审批流程可并行处理，但需事后补签说明。预算与合规控制：严禁化整为零（如将1.5万元采购拆分为3笔5000元）规避审批，财务部将重点核查此类异常情况；固定资产采购需同步填写《资产登记表》，保证后续入账与盘点管理。附件材料完整性：市场询价单需包含供应商名称、报价、联系方式及报价有效期，且报价差异超过20%时需书面说明理由；项目采购需附项目编号及负责人签字的《项目需求确认函》，保证采购与项目目标一致。责任