合同管理流程与条款审核模板

合同管理流程与条款审核模板一、适用范围与典型场景二、合同管理全流程操作步骤1.合同发起与需求确认责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目组）操作内容：（1）业务部门根据合作需求，明确合同标的、合作方基本信息、核心条款（如金额、履行期限、交付标准等），填写《合同需求提报表》（见模板工具1），附上合作方背景资料（如营业执照复印件、过往合作记录等）。（2）需求提报表需经部门负责人审批，保证业务需求与公司战略一致，避免盲目签约。2.合同起草与初步审核责任主体：业务部门（起草）、部门负责人（初步审核）操作内容：（1）业务部门根据需求提报表，参考公司《合同模板库》（如《采购合同模板》《服务合同模板》）起草合同文本，明确双方主体信息、权利义务、违约责任、争议解决等核心条款。（2）部门负责人从业务可行性角度进行初步审核，重点检查标的描述是否清晰、履行期限是否合理、成本预算是否符合部门规划，保证合同内容与业务需求匹配。3.法务条款专项审核责任主体：法务部门操作内容：（1）法务部门接收合同文本后，对照《合同条款审核清单》（见模板工具2），逐项审核条款合法性、合规性及风险点，重点关注：主体资格：合作方是否为合法存续的法人/组织，签约人是否具备授权（需提供授权委托书原件）；权利义务：双方责任是否对等，是否存在单方面加重己方义务的条款；违约责任：违约情形是否明确、赔偿标准是否合理，是否包含争议解决条款（明确管辖法院/仲裁机构）；合规性：是否符合行业监管规定（如数据安全、反垄断等）。（2）法务部门出具《法务审核意见书》，对存在风险的条款标注修改建议，与业务部门沟通确认后形成修订版合同。4.财务条款与风险复核责任主体：财务部门操作内容：（1）财务部门审核合同中的财务相关条款，包括：金额准确性：合同总金额、分阶段付款节点、税费承担方式是否清晰；付款条件：是否与公司财务政策冲突（如预付款比例、质保金约定）；资金风险：大额合同是否需评估对方履约能力（如提供担保、资产证明）。（2）财务部门出具《财务审核意见书》，与法务部门共同确认无重大财务风险后，提交最终审批。5.最终审批与签署授权责任主体：分管领导/总经理（根据合同金额分级审批）操作内容：（1）根据公司《合同审批权限表》，不同金额/类型的合同由对应层级领导审批：金额≤10万元：部门负责人+分管领导审批；10万元＜金额≤50万元：分管领导+法务总监审批；金额＞50万元：总经理办公会集体审批。（2）审批通过后，由授权签署人（如法定代表人、授权代表）在合同上签字盖章，保证签署人权限与《授权委托书》一致。6.合同履行与归档管理责任主体：业务部门（履行）、行政部/档案室（归档）操作内容：（1）业务部门负责合同履行跟踪，按约定节点交付标的、验收成果，留存履约凭证（如验收报告、付款记录）；（2）合同履行完毕或终止后，行政部/档案室收集合同正本、审批文件、履约凭证等资料，按“一合同一档”原则编号归档，电子版同步存储至公司合同管理系统，保存期限不少于合同终止后5年。三、核心模板工具模板工具1：合同需求提报表项目内容合同名称（如“XX项目采购合同”）合作方信息名称：____________________；统一社会信用代码：_______________________业务部门____________；需求人：*___________；联系方式：_________________________合同标的（简要描述，如“采购办公设备一批”）核心需求条款1.金额：____________________元；2.履行期限：____年_月日前完成；3.其他：_________________附件清单□合作方营业执照□授权委托书□技术参数要求□其他：______________________部门负责人意见（签字）____________________；日期：____年__月__日模板工具2：合同条款审核清单审核模块审核要点审核结果（√/×）修改意见主体信息1.合作方名称与营业执照一致；2.签约人授权范围涵盖合同内容；3.无超期经营风险标的条款1.标的名称、规格、数量描述清晰；2.质量标准明确（可引用国标/行标）权利义务1.双方责任对等；2.无“霸王条款”（如“最终解释权归甲方”）；3.知识产权归属明确履行条款1.时间节点、交付地点、验收方式具体；2.付款条件与财务政策匹配违约责任1.违约情形可识别；2.赔偿标准合理（不超过实际损失30%）；3.约定定金/违约金不超过主合同20%争议解决1.明确管辖法院（被告所在地/合同履行地）或仲裁机构；2.不约定“异地管辖”合规性1.无违反《民法典》《反不正当竞争法》等强制性规定；2.敏感信息（如商业秘密）有保密条款四、关键风险提示与操作要点主体资格风险：签约前务必核实合作方营业执照、经营范围及签约人授权委托书，避免与“皮包公司”或无权限人员签约，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况。条款模糊风险：避免使用“尽快”“合理期限”等模糊表述，需明确具体时间、金额、标准（如“验收合格后15个工作日内支付尾款”），减少履约争议。责任不对等风险：重点审核“单方解除权”“免责条款”，防止合作方通过格式条款免除自身责任、加重己方义务（如“乙方违约需承担10%违约金，甲方违约仅需赔偿直接损失”）。版本管理风险：合同修订需保留版本记录，最终签署文本必须与审批版本一致，避免“先签后改”导致条款与审批内容不符。归档完整性风险：合同归档需包含正本、