某跑步俱乐部客场行程规划方案

某跑步俱乐部客场行程规划方案第一章总则第一条目的为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）客场行程管理，保障会员参与客场活动的安全性、舒适性与体验感，提升俱乐部组织效率与服务质量，推动跑步运动的健康发展，特制定本方案。第二条适用范围本方案适用于俱乐部组织的所有客场活动，包括但不限于异地马拉松赛事参与、跨区域跑步交流活动、户外长距离拉练等需离开俱乐部所在地的集体出行场景。第三条基本原则1.安全优先：以会员人身安全为首要目标，全程贯穿风险评估与安全防护措施；2.会员为本：充分尊重会员需求，兼顾不同年龄、体能、经验层级会员的个性化要求；3.统筹规划：强化行程各环节协同，实现交通、住宿、活动、后勤保障的无缝衔接；4.灵活调整：预留弹性空间，根据天气、交通、场地等实际情况动态优化行程安排。第二章组织架构与职责为确保客场行程高效执行，俱乐部设立“客场行程专项工作组”（以下简称“工作组”），成员由俱乐部管理层、领队、后勤专员、医疗顾问及会员代表组成，具体职责划分如下：第四条领导小组由俱乐部负责人及2名核心管理层组成，负责：1.审批客场行程总体方案；2.协调外部资源（如赛事主办方、合作酒店、交通公司等）；3.监督行程执行进度，决策重大调整事项。第五条执行组由领队（1-2名）及活动策划专员组成，负责：1.制定行程细则（含时间节点、活动流程、人员分组等）；2.组织行前培训（含安全知识、纪律要求、目的地注意事项）；3.全程跟进活动执行，协调解决现场问题。第六条保障组由后勤专员、医疗专员及2-3名经验丰富的会员志愿者组成，负责：1.物资筹备与管理（含急救包、补给品、标识物料等）；2.交通与住宿对接（含车辆调度、酒店入住退房协调）；3.安全巡查与医疗保障（含途中健康监测、突发伤病处理）。第三章前期准备第七条需求调研与目标确定1.活动发起前15个工作日，执行组通过线上问卷、线下座谈会等方式收集会员意向，明确活动类型（赛事参与/交流活动/拉练）、目的地偏好、时间档期、预算承受能力等核心需求；2.结合俱乐部年度计划与会员反馈，领导小组确定客场活动主题与目标（如“XX马拉松PB冲刺”“跨区域跑团交流”），并形成《客场活动需求分析报告》。第八条目的地与时间选定1.目的地筛选标准：-赛事类：需选择经中国田径协会认证、配套服务完善的马拉松赛事；-交流类：优先选择与俱乐部有长期合作、跑团氛围活跃的城市；-拉练类：需考察路线安全性（如交通流量、照明设施）、环境适宜性（如气候、海拔）及补给点覆盖情况；2.时间确定：综合考虑赛事日期、会员工作/学习安排（避开法定节假日调休、考试季等）、目的地气候（如避免雨季或极端高温），最终由领导小组审批确定。第九条交通与住宿规划1.交通方案：-30人以下团队：优先选择高铁/动车（需提前10天预订连座票）或包车（选择资质齐全、车况良好的运输公司，核载人数不超过车辆额定容量的80%）；-30人以上团队：可分批次出行，或协调赛事主办方提供官方接驳车；-特殊情况（如自驾）：需会员签署《自驾安全承诺书》，并由保障组统一登记车辆信息、驾驶员资质及应急联系方式；2.住宿方案：-以“安全、便利、性价比”为原则，优先选择赛事/活动场地3公里内、配套餐饮的酒店；-房型分配需兼顾会员需求（如家庭出行可安排标间或家庭房，单住会员需提前备注）；-提前7天与酒店签订协议，明确入住时间、退房延迟权益（如赛事日可延迟至14:00）、突发退订条款（如因不可抗力取消，俱乐部仅承担已产生费用）。第十条物资与协议筹备1.物资清单：-公共物资：急救包（含止血贴、止痛药、防暑药品）、俱乐部标识马甲/帽子、对讲机（每10人1台）、备用充电宝、一次性雨衣（雨季必备）；-活动物资：补给包（盐丸、能量胶、矿泉水）、路线图（标注起点、终点、补给点、医疗点）、号码布固定器（赛事类活动）；-个人物资：提前3天通过通知提醒会员携带身份证、运动装备（跑鞋、速干衣）、个人常用药品、充电设备等；2.协议签订：-与交通公司、酒店、赛事主办方签订《服务协议》，明确服务标准、违约责任及保险覆盖范围（需包含意外伤害险、医疗险）；-会员需签署《客场活动安全责任书》，确认已知晓风险并配合行程安排。第十一条行前通知与培训1.活动前7天，执行组通过俱乐部公众号、会员群发布《客场行程须知》，内容包括：-行程总表（含出发/返程时间、住宿地址、每日活动安排）；-必备物品清单、注意事项（如赛事检录时间、禁带物品）；-工作组联系方式（领队、医疗专员24小时电话）；2.活动前3天，组织行前培训（线上或线下），重点讲解：-目的地气候、地形及安全风险点（如山路防滑、城市道路红绿灯规则）；-应急流程（如走失、受伤、突发天气应对）；-团队纪律（如集合时间要求、环保责任——禁止乱扔垃圾）。第四章行程执行第十二条出发阶段（D-1日/D日早）1.集合管理：按通知时间提前30分钟到达集合点，领队核对人数、检查会员物资（重点检查身份证、赛事号码布等关键物品）；2.分组编队：根据会员体能、目标（如“PB组”“体验组”“亲子组”）进行分组，每组指定1名组长（由经验丰富的会员担任），负责组内沟通与安全提醒；3.途中管理：-乘车/乘高铁期间，保障组每1小时巡查一次，提醒系好安全带、保管好随身物品；-自驾车队需保持车距（建议50米以上），头车通过对讲机同步路况，尾车负责清点车辆；-行程超过2小时，需安排1次中途休息（15-20分钟），活动身体并检查车辆状况。第十三条抵达与入住阶段（D日午/晚）1.抵达后，领队与酒店前台对接，快速办理入住（保障组提前分装房卡，按分组发放）；2.保障组检查房间设施（如空调、热水、门锁），协调酒店及时解决问题；3.执行组召开简短说明会（15分钟），强调当日注意事项（如禁止单独外出、晚餐时间与地点）。第十四条活动实施阶段（D+1日等活动日）1.赛前/活动前准备：-提前2小时集合，发放补给包、检查装备（如跑鞋鞋带是否牢固、号码布是否固定）；-领队讲解路线细节（如折返点、坡度变化），医疗专员示范简单拉伸动作；2.活动中跟进：-保障组在起点、中途补给点（每5公里1处）、终点设置固定岗，配备急救物资与饮用水；-领队与组长通过对讲机保持联络，重点关注体能下降会员（如配速明显减慢、面色异常），及时提供帮助；-安排1-2名摄影志愿者跟拍，记录精彩瞬间（赛后制作纪念视频）；3.活动后收尾：-终点设置集合区，会员完成后到指定位置签到，领队核对人数；-医疗专员提供赛后拉伸指导，发放热饮（如姜茶）预防感冒；-组织简短总结会（30分钟），分享活动感受，收集即时反馈。第十五条返程阶段（D+2日等）1.提前1天确认返程交通信息（如航班/车次是否变动），通知会员整理行李、退房（避免遗漏物品）；2.集合时再次清点人数，检查公共物资回收（如对讲机、标识马甲）；3.途中安排“分享环节”（如轮流讲述活动收获），增强团队凝聚力；4.抵达俱乐部所在地后，领队宣布行程结束，并提醒会员提交个人总结（非强制，鼓励参与）。第五章应急管理第十六条安全风险预案1.医疗急救：-保障组携带AED（自动体外除颤器）及急救箱（每20人1个），医疗专员需持有红十字会急救证；-若发生扭伤、脱水等轻伤，由医疗专员现场处理；若出现昏迷、骨折等重伤，立即拨打当地120，并通过领队通知家属；2.天气突变：-提前3天关注目的地天气预报，若遇暴雨、大风等恶劣天气，领导小组决定是否调整活动时间或路线（如改跑室内田径场）；-活动中突遇降雨，保障组及时发放一次性雨衣，引导会员到就近避雨点（如商场、公交站）；3.人员走失/失联：-要求会员活动中保持手机电量充足（低于20%时需向组长报备）；-若发现走失，领队立即联系当地警方，并通过会员群发布走失者特征（如穿着、身高），组织就近会员协助寻找；4.交通延误：-若遇航班取消、高铁晚点，领队第一时间联系交通公司协调改签，并通知会员最新行程；-包车延误时，保障组与司机确认延误原因及预计到达时间，必要时协调备用车辆。第六章费用管理第十七条预算编制与审批1.执行组在活动前20个工作日编制《客场活动预算表》，包含交通、住宿、餐饮、物资、保险、其他（如赛事报名费）等6类费用；2.预算需经领导小组审核，超过5万元的活动需提交俱乐部理事会审批；3.预算中需预留5%-10%的应急金（用于突发情况支出）。第十八条费用收取与报销1.会员费用采取“多退少补”原则，活动前5天收取预付款（预算总额的80%）；2.费用明细需在活动结束后7个工作日内通过俱乐部公众号公示（隐去会员个人信息），剩余费用（或需补差额）在10个工作日内完成结算；3.公共费用报销需提供正规发票，由保障组整理后提交财务部门审核，30个工作日内完成报销流程。第七章总结与反馈第十九条行程总结1.活动结束后10个工作日内，执行组提交《客场活动执行报告》，内容包括：-行程完成情况（如参与人数、活动目标达成度）；-亮点与不足（如物资筹备效率、应急响应速度）；-改进建议（如优化分组方式、增加某类补给）；2.保障组整理活动影像资料（照片、视频），上传俱乐部官网“活动纪实”板块，供会员回顾。第二十条会员反馈收