某跑步俱乐部公文归档管理制度

某跑步俱乐部公文归档管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）公文管理工作，保障公文资料的完整性、安全性和可追溯性，提升行政运转效率，根据国家档案管理相关法律法规及行业规范，结合俱乐部实际业务需求，制定本制度。第二条本制度所称“公文”，指俱乐部在日常运营、会员服务、活动组织、对外合作等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等形式的记录材料，包括但不限于文件、通知、合同、会议纪要、会员档案、活动总结、财务凭证及其他专项工作材料。第三条公文归档管理遵循“集中统一、分类规范、安全保密、便于利用”原则，由俱乐部行政部统筹负责，各部门协同配合，确保公文从形成、流转到归档的全流程可管控。第四条本制度适用于俱乐部总部及下属各分支机构（含区域活动站、合作训练点等）的公文归档管理工作。第二章归档范围与分类标准第五条归档范围涵盖俱乐部以下七类核心业务相关的公文材料：（一）行政综合类：俱乐部章程、管理制度、会议记录（含理事会、管理层、会员代表大会等）、请示批复、函件、印章使用记录、人事档案（含员工入职离职材料、考核记录）等；（二）会员服务类：会员入会申请表、会员信息登记表（含姓名、联系方式、健康状况、跑步水平等）、会员权益确认书、会员退会记录、会员活动参与记录、会员投诉与反馈处理材料等；（三）活动组织类：活动策划方案、审批文件、合作协议（含场地、赞助商、医疗保障等）、活动执行手册、参与人员名单、现场照片/视频、安全预案及执行记录、活动总结报告、媒体报道材料等；（四）赛事运营类：赛事申办文件、赛事规程、参赛报名数据、裁判及工作人员资料、赛事成绩册、奖牌证书发放记录、赛事经费收支凭证、赛事风险评估与应急处置记录等；（五）财务资产类：财务预算与决算报告、收支凭证（含发票、收据、银行回单）、固定资产登记册、物资采购合同及验收记录、捐赠与赞助协议及执行情况说明等；（六）对外合作类：战略合作协议、联合推广方案、品牌授权文件、公益项目合作记录、对外交流函件及成果总结等；（七）其他专项类：培训材料（含教练资质、会员培训记录）、安全检查报告、设备维护记录、突发事件处置档案等。第六条公文分类采用“年度-部门-类别-保管期限”四级编码体系：（一）年度：以公成文或事件发生的自然年度划分，如“2024年”；（二）部门：按文件形成或主责部门编码，行政部为“XZ”、会员部为“HY”、活动部为“HD”、财务部为“CW”、外联部为“WB”；（三）类别：按第五条归档范围细化，如“行政综合类”为“A”、“会员服务类”为“B”；（四）保管期限：永久（Y）、长期（10年及以上，C）、短期（10年以下，D）。示例：2024年度行政部形成的永久保存的行政综合类文件编码为“2024-XZ-A-Y-001”（末尾数字为同类别同年度文件流水号）。第三章归档流程与操作规范第七条公文归档实行“谁形成、谁整理，谁主责、谁移交”原则，具体流程如下：第一节文件收集与初步整理第八条各部门指定一名兼职档案员（可由行政助理或业务骨干兼任），负责本部门公文的日常收集与初步整理，确保文件材料完整、签署齐全、格式规范（纸质文件需手写签名或加盖公章，电子文件需注明生成时间及责任人）。第九条收文处理：外部来文（如政府通知、合作方函件）由行政部统一签收登记，填写《收文登记表》（含来文单位、文号、标题、收文时间、处理意见），经部门负责人审批后流转办理，办理完毕3个工作日内移交归档。第十条发文处理：俱乐部内部制发文件（如通知、制度）需经拟稿、审核、签发（负责人签字或电子签章）后，形成正式文件。拟稿部门需留存签发稿（含修改痕迹）及正式印发件各1份，3个工作日内移交归档。第十一条专项活动归档：活动/赛事结束后15个工作日内，主责部门需完成现场资料（照片、视频、签到表等）的整理，编制《活动档案清单》，经部门负责人审核后移交行政部。第二节档案移交与验收第十二条各部门兼职档案员需于每年3月31日前完成上一年度公文的集中移交（跨年度专项工作文件可延至项目结束后1个月内移交），填写《档案移交清册》（一式两份，移交方与接收方各执一份），注明文件名称、数量、载体（纸质/电子）、保管期限等信息。第十三条行政部档案管理员负责接收并验收移交文件，重点核查以下内容：（一）文件完整性：是否包含正文、附件、签发稿（电子文件需核对元数据）；（二）签署规范性：纸质文件是否有责任人签字或公章，电子文件是否有可追溯的审批记录；（三）分类准确性：是否符合第六条编码规则；（四）载体安全性：纸质文件无破损、污损，电子文件无病毒且格式通用（优先使用PDF、WORD等）。第十四条验收合格的文件，行政部需在《档案移交清册》上签字确认；验收不合格的，退回原部门限期整改（整改期限不超过5个工作日）。第三节归档存储与维护第十五条纸质档案采用“专柜存放、分类编号、按年立卷”方式管理，档案柜需配备防火、防潮、防虫设施，钥匙由档案管理员专人保管；电子档案存储于俱乐部专用云盘（需设置访问权限）及本地备份硬盘（双备份，分别存放于俱乐部总部与安全备用点），重要电子文件每季度检测一次读取有效性。第十六条档案管理员需建立《档案管理台账》，实时更新档案接收、借阅、销毁等信息，确保账物一致。第四章档案查阅与借阅管理第十七条俱乐部内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案管理员监督下于指定场所查阅，不得带离档案室；查阅过程中需爱护档案，禁止折叠、涂改、标记。第十八条档案借阅仅限因特殊工作需要（如外部审计、法律纠纷），借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、期限（最长15个工作日），经行政部负责人审批后办理借阅手续；借阅期间需妥善保管档案，不得转借、复制或泄露内容，逾期未还需提前3个工作日申请续借。第十九条外部单位（如监管部门、合作方）查阅档案，需出具单位公函及经办人身份证明，经俱乐部理事会审批同意后，由行政部指定人员陪同查阅，禁止复制或摘抄敏感信息（如会员个人信息、财务数据）。第二十条涉及会员个人信息的档案查阅，需经会员本人书面授权（含身份证复印件），并由会员部核实后，方可提供有限信息（如入会时间、活动参与记录，不包含健康隐私等敏感内容）。第五章档案保管期限与销毁程序第二十一条档案保管期限根据其查考利用价值确定，具体标准如下：（一）永久保存：俱乐部章程、重要管理制度、会员代表大会记录、重大活动（如十周年庆典、大型赛事）档案、财务决算报告、涉及法律纠纷的文件等；（二）长期保存（10年）：一般活动总结、会员日常服务记录、年度财务预算、普通合作协议等；（三）短期保存（5年）：临时性通知、一般性会议纪要、非关键物资采购记录等。第二十二条保管期满的档案需进行鉴定，由行政部牵头，组织财务部、会员部等相关部门成立鉴定小组，确认无继续保存价值后，编制《档案销毁清册》（注明文件名称、数量、保管期限、销毁原因），经俱乐部理事会审批同意后实施销毁。第二十三条档案销毁采用安全方式：纸质档案通过碎纸机粉碎或专业机构焚烧（留存销毁现场照片及机构资质证明）；电子档案需彻底删除存储介质数据（使用数据擦除软件覆盖3次以上），并在《档案管理台账》中标注“已销毁”。第六章责任与监督第二十四条行政部档案管理员为档案管理直接责任人，需定期参加档案管理培训（每年至少1次），熟悉国家档案法规及俱乐部制度，确保档案管理规范。第二十五条各部门负责人对本部门文件归档工作负领导责任，需督促兼职档案员按时完成文件收集与移交；因未