企业视频会议管理规范制度

企业视频会议管理规范制度一、总则随着企业数字化办公进程加快，视频会议已成为跨区域协作、高效沟通的核心工具。为规范视频会议组织流程，提升会议效率与质量，保障信息安全，结合企业实际运营需求，制定本管理规范。本制度适用于企业总部各部门、分支机构及涉及外部协作的视频会议活动，涵盖日常办公、项目研讨、战略决策等各类视频会议场景。视频会议管理遵循“统筹规划、分级负责、高效规范、安全保密”原则，确保会议组织有序、沟通顺畅、信息可控。二、会议组织与筹备（一）组织职责企业行政部（或信息化管理部门）为视频会议的统筹管理部门，负责制定会议标准流程、维护会议系统、协调资源保障；各部门需指定专人作为会议联络人，负责本部门会议申请、参会组织及资料对接。涉及跨部门、跨区域的重要会议，由发起部门联合行政部制定专项方案，明确会议目标、议程及保障措施。（二）会议申请与审批1.申请流程：发起部门需提前1-2个工作日填写《视频会议申请表》，说明会议主题、时间、参会范围、所需资源（如共享文档、演示设备），经部门负责人审核后提交至行政部。2.审批权限：日常办公会议由部门负责人审批；涉及战略决策、重要业务部署的会议，需经分管领导审批；外部协作会议（含客户、合作伙伴）需经总经理办公会审议后执行。（三）设备与环境准备2.环境布置：会议室需保持整洁，背景避免杂乱；参会人员应选择独立、无干扰的空间，关闭无关设备通知，确保会议过程不受外界干扰。三、会议实施规范（一）会议通知行政部（或会议发起部门）需在会议前1个工作日通过企业OA系统、邮件或即时通讯工具发布通知，明确会议时间、主题、参会人员、接入方式（含会议ID、密码）、需提前准备的材料（如汇报PPT、数据报表）。（二）参会要求2.参会礼仪：着正装或商务休闲装，保持摄像头前形象整洁；会议开始后，非发言人员需开启静音模式，避免背景噪音干扰；发言时需先申请（如举手、语音示意），待主持人确认后再开启麦克风，语言简洁、逻辑清晰。（三）会议过程管理1.主持人职责：由会议发起方指定专人担任，负责把控会议节奏、引导议程推进、协调发言秩序；会前需熟悉议程，会中及时制止无关讨论，确保会议在预定时间内完成目标。2.时间管理：日常会议原则上不超过1小时，专项会议需提前明确各环节时长（如汇报15分钟、讨论20分钟、决策15分钟），避免超时。3.应急处理：若出现网络中断，主持人需引导参会人员切换至备用网络（如手机热点）或调整会议时间；设备故障时，可启用备用终端或转为音频会议，确保沟通不中断。四、会议纪律与安全管理（一）纪律要求1.参会人员需按时入会，迟到需向主持人说明原因；无特殊情况不得中途离会，确需离场需提前申请。2.禁止无关人员旁听会议，若需邀请外部人员参会，需经会议发起部门负责人审批，并由专人陪同接入。3.未经授权，严禁对会议进行录音、录像或截图传播；会议结束后，需及时退出会议系统，避免账号盗用风险。（二）信息安全2.参会人员需妥善保管会议账号、密码，不得向外部人员泄露；会议资料（如纪要、演示文档）需存储在企业指定的加密服务器，禁止通过个人邮箱、社交软件传输。3.会议终端需安装正版杀毒软件，定期更新系统补丁，避免因设备漏洞导致信息泄露。五、会议资料管理（一）记录要求会议需指定专人记录，内容包括会议时间、参会人员、讨论要点、决策事项、待办任务及责任人；记录需在会议结束后24小时内完成整理，经主持人审核后归档。（二）归档管理会议资料（含纪要、演示文档、录音录像）按“年度-部门-会议类型”分类存储在企业文档管理系统，保存期限不少于3年；涉及项目决策的会议资料，需同步抄送项目组及分管领导。（三）保密要求涉密会议资料需标注“机密”“绝密”等级，仅限授权人员查阅；销毁时需采用碎纸机或专业数据擦除工具，确保信息不可恢复。六、监督与考核（一）监督机制行政部每月抽查视频会议执行情况，重点检查设备调试、参会纪律、资料归档等环节；每季度发布《视频会议管理报告》，通报问题并提出改进建议。（二）考核办法1.参会人员的会议纪律（如迟到、早退、违规录音）纳入个人绩效考核，年度累计3次违规将扣减绩效分数。2.部门会议组织质量（如资料完整性、应急处理效率）作为部门评优的重要