机关单位档案管理制度与执行细则

机关单位档案管理制度与执行细则档案是机关单位履职过程中形成的重要历史记录，承载着决策依据、工作轨迹与文化传承价值。为规范档案管理工作，提升档案资源利用效能，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法规，结合本单位工作实际，制定本制度及执行细则，确保档案管理全过程合法合规、科学规范。一、管理职责与组织架构机关档案管理实行统一领导、分级负责的管理体制，明确各层级职责：单位领导职责：单位主要负责人统筹档案管理工作，将档案工作纳入年度工作计划与考核体系，保障档案管理所需人员、经费与设施投入，定期听取档案工作汇报，协调解决重大问题。档案管理部门（室）职责：负责档案的集中管理、业务指导与监督检查，具体承担档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、统计及数字化建设等工作，建立健全档案管理制度，指导各业务部门开展归档工作，对接上级档案主管部门完成备案、检查等任务。业务部门职责：各部门指定专人负责本部门档案的预整理工作，按要求收集、整理本部门形成的文件材料，定期移交至档案管理部门；在业务工作中同步做好文件材料的积累与保管，确保归档材料完整、准确、系统。二、档案的收集与整理规范（一）收集范围与要求机关档案涵盖文书、科技、人事、会计、声像、实物等门类，具体收集范围如下：文书档案：收文、发文（含正式文件、便函、签报）、会议材料（纪要、议程、报告）、工作计划与总结、调研材料、规章制度、合同协议、表彰处罚文件等。科技档案：基建项目文件（立项、设计、施工、验收材料）、设备仪器档案（说明书、维修记录、报废材料）、科研项目文件（研究报告、成果鉴定材料）等。人事档案：干部任免、考核、奖惩、培训、职称评审、工资变动、出入境材料等（按《干部档案工作条例》管理）。会计档案：会计凭证、账簿、财务报告、银行对账单、工资表等（按《会计档案管理办法》执行）。声像与实物档案：重要会议、活动的照片、视频，荣誉证书、奖牌、礼品等实物。收集时限：文书档案于年度终了后6个月内完成整理归档；会计档案在会计年度终了后由会计部门保管1年，再移交档案部门；人事档案随材料形成即时归档；科技档案在项目验收或设备投入使用后3个月内归档。（二）整理流程与标准1.分类与编号：采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法，同一事由文件按时间顺序排列；档号编制遵循唯一性原则，由年度、分类号、件号（卷号）组成，确保档案检索精准。2.编目与装订：以“件”为单位整理（文书档案）或“卷”为单位（科技、会计档案），逐件（卷）编制《档案目录》，注明档号、题名、责任者、日期、页数、密级等信息；纸质档案需去除金属物，采用线装或胶装，保持页面平整。3.数字化加工：对永久、长期保管的档案开展数字化扫描，建立电子档案目录与全文数据库，确保电子档案与纸质档案“双套制”管理，电子档案格式符合《电子文件归档与电子档案管理规范》。三、档案的保管与利用机制（一）保管条件与要求1.库房管理：档案库房需独立设置，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温设备（如灭火器、除湿机、防虫药、监控系统），温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；定期检查档案状况，做好温湿度记录与档案霉变、虫蛀排查。2.保管期限：依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，档案保管期限分为永久、30年、10年：永久：涉及单位历史、重要决策、干部任免、审计结论等文件；30年：一般行政管理、业务工作文件，如年度报告、合同协议；10年：临时性文件、会议记录、一般性表单等。（二）利用流程与规范1.内部利用：单位人员借阅档案需填写《档案借阅登记表》，注明用途、期限，经部门负责人审批；借阅期限一般不超过15天，逾期需办理续借；涉密档案借阅需额外经保密部门审批，且在指定场所查阅。2.外部利用：外单位查阅档案需持单位介绍信、经办人身份证，经分管领导审批后，在档案管理部门指定区域查阅，原则上不提供原件复制；需复制档案的，由档案部门统一办理，注明“复制件”字样并加盖公章。3.利用限制：涉密档案、个人隐私档案（如人事档案）严格限制利用范围，未经批准不得查阅、复制；电子档案利用需通过档案管理系统授权，严禁越权访问。四、档案的鉴定与销毁程序（一）鉴定组织与标准成立档案鉴定小组，由档案部门、业务部门、纪检监察人员组成，每10年对到期档案开展鉴定。鉴定标准：永久保管档案：无特殊情况不得销毁；30年、10年保管档案：经鉴定确无保存价值的，提出销毁意见；涉及债权债务、法律纠纷的档案，延长保管期限。（二）销毁流程与监督1.审批：鉴定小组形成《档案销毁清册》，列明档案编号、题名、形成时间、保管期限、鉴定意见，报单位领导审批；涉密档案销毁需报保密部门备案。2.销毁：销毁工作由两人以上监销，选择符合保密要求的场所（如指定销毁机构），销毁后监销人在《档案销毁清册》签字，清册永久保存。五、监督考核与责任追究（一）监督检查1.内部自查：档案管理部门每年开展档案管理自查，重点检查制度执行、档案完整度、库房安全、利用合规性等，形成自查报告。2.外部检查：接受上级主管部门、档案行政管理部门的定期检查与审计，对检查发现的问题限期整改。（二）考核与奖惩1.考核指标：将档案管理工作纳入部门绩效考核，考核内容包括归档及时率、档案完整率、利用满意度、安全事故发生率等。2.奖惩措施：对档案管理工作突