档案扫描合同范本

档案扫描合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：[甲方公司全称]

甲方地址：[甲方公司注册地址或实际经营地址]

甲方法定代表人/负责人：[法定代表人或负责人姓名]

甲方联系方式：[法定代表人或负责人的联系电话]

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：[乙方公司全称]

乙方地址：[乙方公司注册地址或实际经营地址]

乙方法定代表人/负责人：[法定代表人或负责人姓名]

乙方联系方式：[法定代表人或负责人的联系电话]

**合同简介**

本合同由甲方与乙方于[合同签订日期]签订，旨在明确双方在档案扫描服务合作中的权利与义务。甲方因业务发展需要，需对持有的档案资料进行数字化扫描处理，以提高档案管理效率和信息利用水平。乙方作为专业的档案扫描服务提供商，具备先进的扫描设备和专业的技术团队，能够为甲方提供高质量、高效率的档案扫描服务。基于双方的共同需求和合作基础，甲方委托乙方按照本合同约定的条款和条件完成档案扫描工作，双方经友好协商，达成如下协议。

甲方委托乙方提供的档案扫描服务涉及甲方重要的业务文件、历史资料及客户信息等，这些档案对于甲方的日常运营和长期发展具有重要意义。为确保档案扫描工作的准确性和安全性，双方在合同中明确了服务范围、质量标准、保密条款及违约责任等内容，以保障双方权益。乙方承诺严格按照甲方的要求完成扫描任务，并采取严格的安全措施保护甲方的档案信息，防止数据泄露或损坏。甲方则应积极配合乙方的工作，提供必要的档案资料清单、技术要求及验收标准，确保双方合作顺利进行。

本合同范本的制定基于双方对档案扫描服务的共同理解，结合行业内的通用实践和法律法规要求，力求条款清晰、责任明确，以避免合作过程中可能出现的争议。合同中的当事人信息、权利义务、违约责任等条款均与档案扫描服务的实际操作紧密相关，确保合同内容符合甲乙双方的实质性需求。通过本合同的签订，甲乙双方将建立稳定、规范的合作关系，共同推动档案数字化进程，实现档案资源的有效管理和高效利用。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是明确甲方委托乙方进行档案扫描服务的具体内容和要求，确保档案扫描工作按照约定的标准完成，实现档案资料的数字化管理。合同范围包括但不限于以下内容：甲方委托乙方对[具体档案类型，如：纸质文件、合同、发票、图纸、照片等]进行扫描，涉及档案数量约为[具体数量或范围]，扫描格式为[具体格式，如：PDF、JPEG、TIFF等]，扫描分辨率不低于[具体分辨率要求，如：300DPI]。乙方负责提供扫描设备、专业人员，按照甲方提供的技术规范和验收标准完成扫描任务，并交付数字化档案成果。双方还需遵守保密协议，确保档案信息安全。本合同旨在通过专业服务，帮助甲方提高档案管理效率，降低存储成本，便于后续查阅和利用。

第二条定义

1.**档案扫描服务**：指乙方根据甲方要求，对纸质或胶片等载体上的档案资料进行数字化转换，形成电子文件并提供给甲方使用的服务。

2.**数字化档案**：指通过扫描、图像处理等技术手段，将纸质或胶片档案转化为电子文件格式，可供计算机系统存储、检索和传输的档案资料。

3.**保密信息**：指在合同履行过程中涉及甲方的商业秘密、技术信息、客户资料等需要保护的内容，包括但不限于纸质档案、电子文件及相关的metadata信息。

4.**验收标准**：指甲方对乙方交付的数字化档案在质量、格式、完整性等方面的具体要求，包括分辨率、色彩模式、文件命名规则等。

5.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等，导致合同无法履行或延迟履行。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

-甲方有权要求乙方按照合同约定提供专业的档案扫描服务，并对乙方的服务质量进行监督和验收。

-甲方应向乙方提供清晰的档案资料清单、技术要求及验收标准，并配合乙方完成档案资料的整理、分类和交接工作。

-甲方应确保提供的档案资料完整、无损坏，并对资料的真实性负责。如因资料本身问题导致扫描失败或质量问题，甲方应承担相应责任。

-甲方有权要求乙方采取严格的安全措施保护档案信息，包括物理隔离、访问控制、数据加密等，并定期检查保密措施的落实情况。

-甲方应在合同约定的期限内支付服务费用，逾期支付需承担违约责任，包括但不限于支付滞纳金或赔偿乙方损失。

**2.乙方的权力和义务**

-乙方有权要求甲方提供准确的档案资料清单和技术要求，并有权拒绝因清单不明确或要求不合理导致的额外工作。

-乙方应按照合同约定的服务范围、质量标准和时间节点完成档案扫描工作，确保扫描分辨率、格式、色彩模式等符合甲方要求。

-乙方应配备专业的扫描设备和团队，并严格遵守操作规范，确保扫描成果的准确性和完整性。如因设备故障或操作失误导致质量问题，乙方应承担修复或重做责任。

-乙方应采取严格的信息安全措施，包括签订保密协议、设置物理和数字权限、定期销毁临时数据等，确保甲方档案信息不被泄露或滥用。乙方人员在服务过程中不得向第三方透露甲方任何商业秘密。

-乙方有权在合同约定的价格范围内收取服务费用，并应在甲方验收合格后及时开具发票。如因甲方原因导致服务中断或延期，乙方费用结算应相应调整。

-乙方应配合甲方完成档案扫描的验收工作，并提供必要的技术支持，确保甲方对数字化档案成果满意。如甲方提出合理修改意见，乙方应在合理期限内完成调整。

-乙方应遵守相关法律法规，如档案保护法、数据安全法等，确保服务过程合法合规，并对因违法行为导致的后果承担全部责任。

-乙方应妥善保管甲方档案资料，服务完成后及时返还原件，或在征得甲方同意后进行销毁，并出具书面证明。

（注：以上内容为示例，具体条款可根据实际情况调整。）

第四条价格与支付条件

1.甲方同意向乙方支付档案扫描服务费用，总额为人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]）。该费用包含乙方提供的所有扫描服务、设备使用、人员劳务以及符合合同约定的数字化档案成果交付。

2.费用构成明细（如适用）：[可在此处列出具体构成，如按页收费、按卷收费、设备租赁费等]。

3.支付方式：甲方应通过银行转账方式将服务费用支付至乙方指定的以下账户：

开户行：[乙方开户银行名称]

户名：[乙方账户名称]

账号：[乙方银行账号]

4.支付时间：

-预付款：本合同签订后[具体天数，如：5]个工作日内，甲方应支付总服务费用的[百分比，如：30]%，即人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]），作为项目启动的预付款。

-尾款：乙方完成全部扫描服务，且甲方验收合格后[具体天数，如：10]个工作日内，甲方应支付剩余的全部服务费用，即人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]）。

5.乙方应在收到甲方支付的服务费用后，按照甲方要求开具等额发票。甲方未按合同约定支付款项的，每逾期一日，应按逾期支付金额的[百分比，如：千分之零点五]向乙方支付违约金，逾期超过[具体天数，如：30]日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付已完成工作的相应费用及违约金。

第五条履行期限

1.合同有效期：本合同自双方签字盖章之日起生效，至乙方完成全部档案扫描服务并交付数字化档案成果、甲方支付全部服务费用之日止。

2.服务期限：乙方应于本合同签订后[具体天数，如：7]个工作日内完成档案资料的准备工作（如需），并开始进行扫描工作。乙方应努力在[具体日期或时间范围，如：XX年XX月XX日前]完成全部档案的扫描任务。具体分阶段进度安排如下：[可列出关键节点和时间，如：第一阶段完成XX卷，第二阶段完成XX卷等]。

3.验收期限：乙方交付数字化档案成果后，甲方应在[具体天数，如：15]个工作日内进行验收。甲方应在验收期内对数字化档案的完整性、准确性、格式等进行核对，并书面确认验收结果。如甲方在验收期内未提出书面异议，视为验收合格。

4.修改期：如甲方在验收期内提出合理修改意见，乙方应在[具体天数，如：5]个工作日内免费完成修改。若修改涉及超出原合同范围的额外工作，双方应另行协商并签订补充协议。

5.交付时间：甲方验收合格后，乙方应在[具体天数，如：3]个工作日内将数字化档案成果交付给甲方，交付方式为[具体方式，如：U盘拷贝、网络传输等]。

第六条违约责任

1.**甲方的违约责任**

1.1若甲方未按本合同第四条约定的期限支付任何款项（包括预付款或尾款），每逾期一日，应按逾期支付金额的[百分比，如：千分之零点五]向乙方支付违约金。逾期超过[具体天数，如：30]日，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成工作的相应费用及累计违约金。若甲方仍拒绝支付或无法支付，乙方有权解除合同，甲方除支付已完成工作的费用及违约金外，还应赔偿乙方因此遭受的直接损失。

1.2若甲方未能按时提供必要的档案资料清单、技术要求或配合乙方进行档案资料的整理、交接工作，导致乙方服务进度延迟，每延迟一日，甲方应按合同总金额的[百分比，如：千分之零点五]向乙方支付延误违约金。延误超过[具体天数，如：30]日，乙方有权解除合同，甲方应支付已完成工作的费用及违约金，并承担乙方因此遭受的直接损失。

1.3若甲方在验收期内无正当理由拒绝验收或拖延验收超过[具体天数，如：15]日，视为验收合格。若甲方在验收合格后对数字化档案成果提出超出合理范围的异议，经乙方核实后拒绝承担责任的，甲方仍需按合同约定支付费用，并承担因其拖延验收给乙方造成的损失（如数据存储、设备维护等费用）。

2.**乙方的违约责任**

2.1若乙方未能按本合同第五条约定的期限完成扫描服务（非因甲方原因、不可抗力或经甲方同意的调整除外），每延迟一日，应按合同总金额的[百分比，如：千分之零点五]向甲方支付违约金。延迟超过[具体天数，如：30]日，甲方有权解除合同，乙方应退还甲方已支付的服务费用（扣除已完成的合理部分费用后），并按合同总金额的[百分比，如：10]%向甲方支付违约金，且违约金总额不超过合同总金额的[百分比，如：20]%。

2.2若乙方交付的数字化档案成果不符合本合同第一条约定的质量标准（如分辨率、格式错误、图像模糊不清、大量错漏页等），甲方有权要求乙方在[具体天数，如：7]个工作日内免费进行修复或重做。乙方逾期未修复或修复后仍不合格的，甲方有权拒收该部分或全部成果，并要求乙方承担以下责任：

a.按不合格成果数量的[倍数，如：1.5倍或2倍]向甲方支付赔偿金；

b.若乙方修复或重做成本低于赔偿金，则甲方按实际损失要求赔偿；

c.若乙方拒绝修复或重做，甲方有权解除合同，乙方应退还甲方已支付的服务费用，并按合同总金额的[百分比，如：10]%向甲方支付违约金。

2.3若乙方在服务过程中泄露甲方的保密信息，或因保管不善导致档案资料（无论是纸质还是电子版）发生丢失、损毁、被盗等，乙方应承担全部赔偿责任。赔偿金额应包括甲方的直接经济损失（如需重新扫描的费用、信息损失等）以及甲方因此遭受的商业机会损失。若损失难以计算，可由双方协商确定，或由乙方支付合同总金额的[倍数，如：2倍或3倍]作为赔偿。甲方有权立即解除合同。

2.4若乙方交付的数字化档案成果存在病毒、木马或其他恶意代码，导致甲方系统受损或数据被篡改，乙方应负责修复并承担全部修复费用，同时按受损数据的[倍数，如：2倍]向甲方支付赔偿金。若造成甲方重大损失，乙方还应承担相应的法律责任。

2.5乙方保证其提供的服务符合国家关于档案保护、数据安全的相关法律法规。若因乙方违反法律法规给甲方造成行政处罚、经济损失或声誉损害的，乙方应承担全部赔偿责任，并承担甲方为应对处罚或挽回声誉所支付的全部费用。

3.**不可抗力条款的衔接**

若因不可抗力导致合同无法履行或延迟履行，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但法律另有规定的除外。遭受不可抗力一方应在不可抗力发生后[具体天数，如：5]日内书面通知对方，并提供相关证明。双方应根据不可抗力影响协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力造成的损失，各自承担。

4.**赔偿责任的限制**

除本合同明确约定的赔偿责任外，任何一方因对方违约行为遭受的直接经济损失，应以实际发生且可证明的损失为限。任何一方不得因同一违约行为向对方索取多次或重复赔偿。双方均不对因第三方原因或不可预见事件导致的间接损失或预期利益损失承担责任。

5.**违约金的调整**

本合同约定的违约金比例并非固定不变。如在合同履行过程中，市场行情、相关法律法规发生重大变化，导致原违约金标准明显不合理的，双方可友好协商调整违约金比例。协商不成的，可向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼，由法院根据实际情况酌情调整。

第七条不可抗力

1.**定义**

本合同所称不可抗力，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害（如地震、台风、洪水、火灾、雷击等）、战争、动乱、政府行为（如法律、法规、规章的变更或政策调整）、流行病疫情、骚乱、黑客攻击或网络中断（非因乙方设备或技术故障导致）等。

2.**影响及后果**

任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本合同义务时，不承担违约责任。但该方应在不可抗力发生后[具体天数，如：5]日内书面通知对方，说明不可抗力的具体情况、影响范围及预计持续期限，并提供相关证明文件（如政府公告、新闻报道、保险理赔文件等）。

3.**责任免除**

因不可抗力导致合同部分或全部无法履行的，根据不可抗力的影响，双方可协商调整合同内容（如延期履行、部分履行或解除合同）。不可抗力影响消除后，双方应立即恢复履行合同义务。

若不可抗力持续超过[具体天数，如：30]日，双方均有权单方面解除本合同。合同解除后，双方互不承担违约责任，但已履行部分的费用结算及因解除合同产生的实际损失（以可证明的直接损失为限）应按以下原则处理：

a.因不可抗力造成的直接损失，由各方自行承担；

b.双方应各自返还已收取的款项或财产，如有增值或减值，按实际价值结算；

c.合同解除前的保密条款、知识产权条款及法律、法规规定的其他义务仍然有效。

4.**不可免除的责任**

不可抗力条款不免除因一方违约（如泄露保密信息、恶意拖延、违反保密义务等）而产生的责任。若不可抗力与一方违约行为相结合，导致对方损失扩大的，受损失方仍有权要求违约方承担相应责任。

第八条争议解决

1.**协商与调解**

凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可申请[具体调解机构名称，如：XX合同争议调解中心]进行调解。调解达成协议的，双方应签订调解协议书，该协议书具有合同约束力。

2.**仲裁**

若协商或调解无法解决争议，任何一方均有权将争议提交至[具体仲裁委员会名称，如：中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC）]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为[具体城市名称]。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。双方应遵守并履行仲裁裁决，任何一方不履行裁决的，另一方可向有管辖权的人民法院申请强制执行。选择仲裁的，本条款具有排除诉讼管辖的效力，双方均不得就同一争议向法院提起诉讼。

3.**诉讼**

除本合同明确约定通过仲裁解决争议外，任何一方有权向本合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。若双方在本合同有效期内未就争议解决方式达成书面一致，则任何一方均可选择仲裁或诉讼方式解决争议，但一旦选定，应受该选择约束。

4.**法律适用**

本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为免歧义，不包括香港、澳门、台湾地区法律）。任何一方在签订本合同时，已充分了解并接受该法律对其约束。

5.**管辖权优先**

本条款约定争议解决方式时，双方确认已仔细阅读并充分理解各项选择，并同意以仲裁作为首选的争议解决机制。任何试图通过非本条款约定方式解决争议的行为均无效。

第九条其他条款

1.**通知方式**

双方在本合同中提供的联系方式（包括地址、电话、电子邮箱等）均视为有效联系方式。任何一方向对方发出的通知、文件等，可以通过书面形式（包括信函、传真、电子邮件等）发送至本合同载明的地址或联系方式。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后[具体天数，如：3]日视为送达。若一方变更联系方式，应提前[具体天数，如：7]日书面通知对方，否则按原方式发送的通知视为有效送达。

2.**合同变更**

本合同的任何变更、补充，均须由双方协商一致，并签署书面补充协议。补充协议与本合同具有同等法律效力。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更本合同内容。

3.**保密义务**

除法律规定或本合同约定外，双方应对在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术信息、客户资料等保密信息承担保密义务。保密期限为本合同有效期内及合同终止后[具体年限，如：五]年内。未经对方书面许可，不得向任何第三方泄露、使用或允许他人使用该保密信息，但为履行本合同目的或法律法规要求而必要的披露除外。违约方应承担相应的法律责任。

4.**知识产权**

乙方在提供服务过程中产生的工具、方法等知识产权归乙方所有。甲方委托乙方扫描的档案资料及其