跑步俱乐部赛事宣传物料工作方案

跑步俱乐部赛事宣传物料工作方案第一章总则第一条目的为规范跑步俱乐部赛事宣传物料的全流程管理，提升赛事品牌传播效能，强化会员与公众对赛事的认知度、参与感及归属感，推动跑步运动健康、有序、高质量发展，结合俱乐部实际运营需求，制定本方案。第二条适用范围本方案适用于俱乐部主办或承办的各类跑步赛事（包括但不限于城市马拉松、越野跑、主题跑、会员内训赛等）宣传物料的设计、制作、发放及回收管理工作。第三条基本原则1.品牌一致性：物料设计须严格遵循俱乐部视觉识别系统（VI），确保赛事宣传与俱乐部整体品牌形象高度统一；2.内容准确性：宣传信息须真实、客观，涵盖赛事核心信息（时间、地点、组别、规则等）、会员权益、安全提示等关键内容，避免误导性表述；3.成本可控性：结合赛事规模与预算，合理规划物料类型与数量，优先选择性价比高、可重复利用的物料；4.环保可持续：倡导使用可降解、低能耗的制作材料，减少一次性物料使用，践行绿色办赛理念。第二章组织架构与职责为保障宣传物料工作高效推进，设立“赛事宣传物料工作组”（以下简称“工作组”），成员由俱乐部行政部、赛事部、设计部及外部合作方（如广告公司、物料供应商）代表组成，具体职责划分如下：第四条工作组组长（行政部负责人）1.统筹物料工作全流程，审批物料需求、设计方案及制作预算；2.协调跨部门资源，解决物料制作与发放过程中的突发问题；3.监督物料工作进度，确保与赛事整体筹备计划同步。第五条设计组（设计部核心成员）1.负责物料创意设计，严格遵循俱乐部VI规范，突出赛事主题与特色；2.配合赛事部提炼宣传核心信息，确保内容准确、吸引力强；3.跟进设计方案修改，提交终稿并归档保存。第六条制作组（行政部采购专员+外部供应商对接人）1.依据设计终稿，筛选合格供应商，完成物料制作招标、合同签订及成本控制；2.监督制作过程，确保物料质量、交期符合要求；3.组织物料验收，完成入库登记与存储管理。第七条执行组（赛事部现场运营人员）1.制定物料发放计划，明确各环节（参赛包发放、现场布置、媒体传播）的物料需求与分配规则；2.负责物料现场发放、布置及回收，确保物料使用规范、有序；3.收集物料使用反馈，形成总结报告提交工作组。第三章工作流程赛事宣传物料工作按“需求提报—审核—设计—制作—发放—收尾”六大环节推进，各环节需留存书面记录，确保可追溯。第八条需求提报（赛前60-90日）1.赛事部根据赛事规模、目标人群及宣传重点，填写《赛事宣传物料需求单》（附件1），明确物料类型（如海报、参赛包物料、现场布置物料、线上传播物料等）、数量、规格、使用场景及时间节点；2.需求单需经赛事部负责人审核签字后，提交工作组组长备案。第九条需求审核（赛前50-60日）工作组召开专题会议，对需求单进行审核，重点评估：-物料类型与赛事目标的匹配度（如大众赛需强化参与感，精英赛需突出专业性）；-数量与预算的合理性（参考历史赛事数据，避免超量制作）；-内容合规性（是否符合法律法规、俱乐部品牌规范及公序良俗）。审核通过后，需求单正式生效；未通过则由赛事部修订后重新提报。第十条设计制作（赛前30-50日）1.初稿设计：设计组根据需求单，结合赛事主题（如“健康中国”“绿色生态”“会员十周年”等）完成物料初稿，包含主视觉海报、参赛包贴纸、现场拱门标语等核心物料；2.内部评审：工作组组织赛事部、会员代表（2-3名）对初稿进行评审，重点关注视觉吸引力、信息完整性及会员认同感，形成《设计评审意见表》（附件2）；3.修改定稿：设计组根据评审意见修改，经工作组组长签字确认后形成终稿；4.版权确认：涉及外部素材（如图片、字体）的，需提前获取授权，避免法律风险。第十一条物料制作（赛前20-30日）1.供应商选择：制作组通过比价、资质核查（营业执照、环保认证、过往案例）确定2-3家候选供应商，提交《供应商比选报告》（附件3），经工作组组长审批后签订合同；2.制作监督：制作组指派专人跟进生产，每3日向工作组汇报进度，重点检查材料质量（如海报纸张克重、现场横幅抗风性）、色彩还原度（与设计稿色差≤5%）；3.验收入库：物料送达后，制作组联合设计组、赛事部按《物料验收标准表》（附件4）验收，合格后登记入库（记录名称、数量、规格、存放位置），不合格品要求供应商48小时内返工。第十二条发放与布置（赛前7-15日）1.发放计划：执行组根据赛事流程（如领物日、开赛日、颁奖日）制定《物料发放计划表》（附件5），明确各环节物料分配量（如参赛包物料按报名人数1:1.05备量，现场布置物料按场地尺寸1:1制作）；2.现场布置：执行组联合场地管理方，在赛前3日完成物料布置（如拱门立于起点正中央、宣传展架沿赛道每2公里设置1组），确保符合安全规范（如气球链需固定防飞、灯箱电路无隐患）；3.会员发放：领物现场设置物料发放专岗，会员凭报名凭证领取参赛包物料（含号码布、参赛手册、品牌赞助商小礼品），工作人员需核对数量并登记《物料发放登记表》（附件6）。第十三条收尾管理（赛后3-7日）1.剩余物料回收：执行组在赛后24小时内回收可重复利用的物料（如未发放的参赛手册、完好的宣传展架），清洁整理后移交仓库；2.物料归档：制作组将设计原稿、合同、验收记录等文件整理归档，保存期限为3年；3.总结报告：工作组提交《赛事宣传物料工作总结报告》（附件7），分析物料使用效果（如会员领取率、现场曝光量）、成本控制情况及改进建议，作为下届赛事参考。第四章物料设计规范宣传物料是赛事品牌的“视觉语言”，需兼顾艺术性与功能性，具体规范如下：第十四条视觉识别系统（VI）应用1.LOGO使用：俱乐部主LOGO须置于物料显著位置（如海报左上角、参赛包正面），禁止变形或修改色彩；赛事专属LOGO（如有）需与主LOGO并排，尺寸不超过主LOGO的2/3；2.主视觉设计：结合赛事主题确定核心元素（如城市地标、跑步者动态、季节特征），色彩选用俱乐部标准色（如活力橙、健康绿）为主，辅助色不超过2种，避免视觉杂乱；3.字体与排版：标题使用俱乐部指定字体（如思源黑体加粗），字号不小于24pt；正文使用清晰易读的无衬线字体（如微软雅黑），字号不小于12pt；关键信息（如报名截止时间）需加粗或用对比色突出。第十五条内容规范1.核心信息：须包含赛事名称、时间、地点、组别设置、报名方式（官网/小程序链接）、咨询电话六大要素，位置醒目、表述简洁；2.会员权益：针对俱乐部会员，标注专属福利（如优先报名、装备折扣、赛后拉伸服务），增强归属感；3.安全提示：在参赛手册、现场展架等物料中明确赛道风险点（如急弯、上下坡）、急救点位置（每2.5公里1处）及紧急联络方式（赛事指挥部电话）；4.文化传递：融入跑步文化元素（如“坚持就是胜利”“每一步都有意义”），传递积极向上的运动精神。第十六条尺寸与形式要求|物料类型|常见尺寸|形式要求||----------------|------------------------|--------------------------------------------------------------------------||主视觉海报|80cm×120cm（立架式）|单面印刷，防水材质（户外使用）或铜版纸（室内使用），配X展架或易拉宝支架||参赛包物料|参赛手册：21cm×28.5cm|手册内页含赛事地图、装备清单、赞助商广告；号码布需激光打印，防撕防水||现场布置物料|拱门：跨度12m、高度6m|喷绘材质，标语内容为“XX跑步俱乐部X届XX赛·燃动全城”||线上传播物料|海报：1080px×1920px|适配微信、微博等平台，文件大小≤2MB，附短链接跳转报名页面|第五章制作与采购管理第十七条供应商管理1.准入标准：供应商须具备广告物料制作资质（营业执照经营范围含“广告设计制作”），近3年无重大质量投诉记录，能提供环保材料检测报告（如FSC认证纸张、无PVC喷绘布）；2.合作流程：首次合作需签订《物料制作保密协议》，明确设计稿版权归属（归俱乐部所有）、违约责任（如延期交付按日扣除合同金额1%）；长期合作供应商年度考核达标（质量评分≥90分、交期准时率≥95%）可优先续约。第十八条成本控制1.物料预算占赛事总预算比例不超过15%（小型赛事≤10%），制作组需在《供应商比选报告》中列明单价构成（如设计费、材料费、人工费），避免隐性成本；2.鼓励使用“以旧换新”模式，如重复利用往届赛事的拱门框架（仅更换喷绘面），降低制作成本30%-50%。第六章监督与评估第十九条监督机制1.工作组每月召开进度会议，检查物料设计、制作、发放环节是否符合计划；2.俱乐部监事会随机抽查物料质量（如抽取10%参赛包检查物料完整性），发现问题立即整改并追究责任；3.设立会员反馈渠道（赛事官网“意见箱”、现场工作人员收集），对物料内容模糊、发放混乱等问题24小时内响应。第二十条效果评估1.量化指标：统计物料覆盖率（如现场展架覆盖90%以上观众区域）、会员领取率（≥95%）、线上物料转发量（目标为报名人数的2倍）；2.定性评价：通过会员问卷（赛后3日内发放，回收率≥8