某跑步俱乐部保密工作管理办法

某跑步俱乐部保密工作管理办法第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）保密管理工作，保护会员隐私、商业秘密及核心数据安全，维护俱乐部合法权益与社会信誉，促进跑步运动健康有序发展，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等法律法规，结合俱乐部实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于俱乐部全体工作人员（含专职、兼职、实习人员）、会员及与俱乐部有合作关系的外部单位或个人（以下简称“相关方”），涉及俱乐部保密信息的产生、存储、使用、传输、销毁等全流程管理活动。第三条俱乐部保密工作遵循“全面覆盖、分级管理、责任到人、预防为主”原则，确保保密信息在保护与利用间实现平衡，既保障会员权益与俱乐部利益，又不妨碍正常业务开展。第四条本办法所称“保密信息”，指俱乐部在运营过程中产生或获取的，不为公众所知悉、具有商业价值或个人隐私属性，且俱乐部采取了合理保密措施的信息，包括但不限于：（一）会员信息：姓名、身份证号、联系方式、健康数据（如心率、运动轨迹、伤病史）、支付记录等个人敏感信息；（二）运营信息：活动策划方案（含路线设计、安保预案、合作资源）、会员服务标准、财务数据（含收支明细、预算方案）、内部管理制度等；（三）技术信息：自主研发的运动数据分析系统、训练课程体系、装备测试报告等；（四）合作信息：与赞助商、赛事主办方、医疗机构等合作方的协议内容、合作细节及未公开的合作计划；（五）其他经俱乐部认定需保密的信息。第二章保密管理机构与职责第五条俱乐部设立保密工作领导小组（以下简称“领导小组”），作为保密工作决策机构，由俱乐部负责人担任组长，行政部、运营部、技术部负责人为成员，主要职责包括：（一）制定保密工作方针、政策及重大事项决策；（二）审定保密管理制度、保密信息分级标准及保密措施；（三）监督保密工作执行情况，审议重大泄密事件处理方案；（四）协调跨部门保密工作资源，推动保密管理与业务发展协同。第六条行政部为保密工作日常管理部门，设专职保密员1名（可由行政主管兼任），具体职责包括：（一）拟定保密管理制度、操作流程及培训计划，经领导小组审定后组织实施；（二）建立保密信息台账，标注密级、保密期限及接触范围；（三）监督各部门保密措施落实情况，定期开展保密检查并形成报告；（四）受理泄密事件举报，配合领导小组开展调查并提出处理建议；（五）组织保密宣传教育，更新保密知识数据库。第七条各部门负责人为本部门保密工作第一责任人，职责包括：（一）落实俱乐部保密制度，制定本部门保密操作细则；（二）明确本部门员工保密权限，监督保密信息使用行为；（三）定期检查本部门文件、设备及电子数据的保密状态，及时消除隐患；（四）配合行政部开展保密培训与检查，报告本部门保密工作动态。第三章保密信息分级与管理第八条保密信息实行分级管理，根据敏感程度与影响范围划分为“核心级”“重要级”“一般级”三级，具体标准如下：（一）核心级：泄露后可能严重损害会员权益、俱乐部声誉或造成重大经济损失的信息，包括会员身份证号、银行账户信息、未公开的大额赞助协议、年度财务报表、自主研发的核心算法等；（二）重要级：泄露后可能造成较大负面影响或经济损失的信息，包括会员详细运动健康数据、大型活动（参赛人数500人以上）策划方案、中层以上管理人员薪酬信息、合作方未公开的年度支持计划等；（三）一般级：泄露后可能造成一定影响但后果可控的信息，包括普通会员联系方式、小型活动（参赛人数500人以下）通知、基层员工薪酬信息、已公开合作方的常规合作条款等。第九条保密信息标注与登记：（一）新产生或获取的保密信息，由信息产生部门填写《保密信息登记表》，注明信息内容、密级、保密期限（一般不超过5年，核心级信息可延长至10年）、接触范围，经部门负责人审核后提交行政部备案；（二）行政部对登记信息进行复核，标注密级标识（如“核心密”“重要密”“一般密”），并录入电子台账；（三）保密期限届满或信息已公开的，由信息产生部门提出解密申请，经领导小组审定后，行政部更新台账并解除保密措施。第十条保密信息存储管理：（一）纸质文件：核心级、重要级文件须存放于带锁文件柜或保密室，由专人保管；一般级文件可存放于部门文件柜，但需上锁；（二）电子数据：核心级数据须存储于加密硬盘或专用服务器，设置双因素认证访问权限；重要级数据存储于俱乐部内部云盘，采用账号+密码登录，定期备份；一般级数据可存储于部门共享盘，但需限制访问范围；（三）移动存储设备：禁止使用私人U盘、移动硬盘存储保密信息；确需使用俱乐部专用设备的，须经部门负责人审批并登记设备编号、使用时间及内容。第四章保密信息使用与传输第十一条保密信息使用实行“最小必要”原则，仅限因工作需要且具备相应权限的人员接触。使用流程如下：（一）申请人填写《保密信息使用申请表》，注明使用目的、信息内容、密级及使用方式（查阅、复制、导出等）；（二）核心级信息需经领导小组组长审批，重要级信息需经分管副总审批，一般级信息需经部门负责人审批；（三）审批通过后，由行政部或信息产生部门提供信息，使用人须在《保密信息使用登记本》签字确认；（四）使用完毕后，纸质文件当场归还，电子数据及时删除或加密存储，禁止私自留存。第十二条保密信息传输管理：（一）内部传输：核心级信息须通过俱乐部专用加密邮件系统或即时通讯工具（如企业微信密聊功能）传输，禁止使用个人邮箱或普通聊天软件；重要级信息可通过内部OA系统传输，但需标注密级；一般级信息可通过部门群或共享盘传输，但需提醒接收人注意保密；（二）外部传输：因合作需要向相关方传输保密信息的，须签订《保密协议》，明确信息用途、保密义务及违约责任；核心级信息原则上不对外传输，特殊情况需经领导小组批准；（三）禁止通过公共网络（如公共WiFi）传输保密信息，禁止在非工作场所（如咖啡馆、家庭网络）处理保密信息。第五章人员保密管理第十三条俱乐部工作人员保密义务：（一）入职时须签订《保密承诺书》，承诺遵守本办法及俱乐部其他保密规定；（二）在职期间不得向任何无关人员透露保密信息，不得利用保密信息谋取私利；（三）调岗或离职时，须向原部门归还所有保密文件（含纸质、电子版本），并签订《离职保密确认书》，核心级信息接触人员离职后2年内、重要级信息接触人员离职后1年内，不得向竞争机构或个人披露相关信息。第十四条会员保密义务：（一）会员注册时须阅读并签署《会员隐私保护协议》，明确俱乐部对会员信息的收集范围、使用方式及保密承诺；（二）会员不得擅自公开其他会员的个人信息（如在社交平台发布他人联系方式、运动轨迹），不得窃取或传播俱乐部未公开的活动信息；（三）会员发现他人泄露保密信息的，有权向俱乐部举报，俱乐部对举报人信息严格保密。第十五条相关方保密管理：（一）与俱乐部合作的赞助商、赛事方、医疗机构等，须在合作协议中明确保密条款，约定保密信息范围、保密期限及违约责任；（二）相关方工作人员因工作需要接触保密信息的，须由俱乐部行政部进行保密培训并签订《临时保密协议》；（三）合作终止后，相关方须返还或销毁所有俱乐部保密信息，并提供书面确认函。第六章保密宣传与培训第十六条俱乐部将保密教育纳入员工入职培训、年度考核及会员服务体系，增强全员保密意识。第十七条培训内容包括：（一）法律法规：《个人信息保护法》《反不正当竞争法》等与保密相关的法律知识；（二）制度规范：本办法及俱乐部其他保密规定、操作流程；（三）案例警示：近年来因泄密导致的会员纠纷、商业损失典型案例；（四）技术技能：电子数据加密、文件管理、信息传输等保密技术操作。第十八条培训形式包括：（一）新员工入职培训：由行政部负责，入职7日内完成，考核合格后方可上岗；（二）年度集中培训：每年至少开展1次，邀请法律专家或保密管理专业人士授课；（三）专题培训：针对核心级信息接触人员、技术部等重点岗位，每半年开展1次；（四）会员宣传：通过会员手册、公众号推文、线下活动宣讲等方式，普及保密知识。第七章监督检查与违规处理第十九条俱乐部建立保密工作检查机制，行政部每季度开展1次常规检查，领导小组每年开展1次全面检查。检查内容包括：（一）保密制度执行情况：文件管理、信息使用审批、人员培训等是否规范；（二）保密设施状态：文件柜、保密室、电子系统等是否符合安全要求；（三）泄密隐患排查：是否存在违规存储、传输、使用保密信息行为。第二十条检查结果分为“合格”“限期整改”“严重违规”三类：（一）合格：无明显问题或问题已当场纠正；（二）限期整改：存在一般问题（如文件未及时归档、电子账号未定期改密），须在15日内提交整改报告；（三）严重违规：存在重大隐患（如核心级信息未加密存储、擅自向外部传输重要级信息），须立即停止相关行为并启动调查。第二十一条对确认的泄密行为，按以下方式处理：（一）情节较轻（如过失泄露一般级信息且未造成损失）：给予警告、扣除当月绩效10%-20%，并重新参加保密培训；（二）情节较重（如故意泄露重要级信息或过失泄露核心级信息造成一定损失）：给予记过、扣除当月绩效30%-50%，调岗至非涉密岗位；（三）情节严重（如恶