2025年采购档案管理制度试题及答案

2025年采购档案管理制度试题及答案一、单项选择题（每题2分，共20分）1.根据2025年《采购档案管理制度》，下列哪类文件不属于采购档案归档范围？A.采购需求论证报告B.供应商考察记录表C.采购人员个人绩效表D.合同履约验收单2.某企业2023年完成一项预算金额800万元的生产设备采购项目，其档案保管期限应为：A.10年B.15年C.25年D.永久保存3.采购档案数字化过程中，扫描件分辨率最低应达到：A.100dpiB.200dpiC.300dpiD.400dpi4.档案管理员发现2021年某采购合同关键条款模糊，应首先采取的措施是：A.直接在原件上补写B.联系业务部门确认后制作副本并标注说明C.销毁重存D.向财务部门报备5.涉及国家秘密的采购档案解密后，其保管期限应：A.按原期限继续保管B.调整为普通档案保管期限C.立即移交档案馆D.由保密部门重新核定6.采购档案借阅登记本保存期限不得少于：A.5年B.10年C.15年D.永久7.电子采购档案元数据应至少包含的要素是：A.采购项目名称、扫描时间、操作人员B.供应商名称、合同金额、归档日期C.采购方式、文件类型、密级D.以上全部8.因不可抗力导致档案损毁，责任部门应在多长时间内向档案管理部门提交书面报告？A.3个工作日B.5个工作日C.7个工作日D.10个工作日9.采购档案销毁清册的保存期限为：A.10年B.20年C.30年D.永久10.非涉密采购档案跨部门借阅，审批权限最低应为：A.经办人员B.部门负责人C.档案管理部门负责人D.分管副总二、多项选择题（每题3分，共15分，少选、错选均不得分）1.采购档案分类应遵循的原则包括：A.按采购项目独立性分类B.按文件形成时间顺序分类C.按文件性质（如审批类、合同类、验收类）分类D.按供应商所属行业分类2.下列属于采购档案信息化管理要求的有：A.电子档案与纸质档案具有同等法律效力B.采用符合国家标准的元数据方案C.定期进行异质异地备份D.允许使用私人云盘存储临时档案3.采购档案归档时需审核的内容包括：A.文件完整性（是否缺页、漏签）B.签字盖章有效性（是否为手写签名、公章是否清晰）C.日期逻辑性（如合同签订日期早于审批日期）D.文件载体合规性（如照片需提供纸质版或符合要求的电子版）4.档案管理人员的禁止行为包括：A.擅自复制涉密档案B.在档案库房内使用明火C.拒绝配合审计部门调阅档案D.对破损档案进行修复5.采购档案保管环境应满足的条件有：A.温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%B.配备防火、防盗、防虫设施C.电子档案存储设备需定期检测读写性能D.纸质档案与电子档案分开存放三、判断题（每题2分，共20分，正确打“√”，错误打“×”）1.采购档案仅指纸质文件，电子文件无需单独归档。（）2.未完成履约的采购项目，其档案可待项目结束后统一归档。（）3.供应商提供的资质文件复印件需加盖供应商公章方可归档。（）4.档案编号应包含项目年度、采购类型、流水号等要素，确保唯一性。（）5.涉密档案借阅需填写《涉密档案借阅审批表》，经保密部门负责人批准即可。（）6.电子档案迁移时，原存储介质可立即销毁。（）7.超过保管期限的档案，经档案管理部门负责人批准后可直接销毁。（）8.采购档案移交时，移交人与接收人需在移交清册上签字确认，无需注明移交时间。（）9.因工作需要，采购部门可自行保管本部门产生的采购档案，无需移交综合档案室。（）10.档案管理系统需具备操作日志记录功能，记录内容应包括操作时间、人员、操作类型及文件信息。（）四、简答题（每题6分，共30分）1.简述采购档案“全流程归档”的具体要求。2.列举采购档案保管期限的划分标准及对应的典型项目类型。3.说明采购档案数字化加工的主要步骤及质量控制要点。4.阐述涉密采购档案管理的特殊要求（至少列出5项）。5.当发现采购档案缺失时，应按照哪些程序进行处理？五、案例分析题（15分）2025年3月，某国有企业审计部门在检查2022年生产线采购项目档案时，发现以下问题：（1）采购需求审批表中“技术参数”一栏空白未填写；（2）中标通知书仅有电子扫描件，无原件；（3）合同履约验收单上无验收小组组长签字；（4）供应商考察报告中，两名考察人员的签字为同一笔迹；（5）档案盒标签仅标注“2022年采购档案”，未注明具体项目名称。根据《2025年采购档案管理制度》，分析上述问题的违规点，并提出整改措施。答案一、单项选择题1.C（采购人员个人绩效表属于人事管理范畴，不属于采购业务全流程记录材料）2.D（预算金额500万元以上的重大采购项目档案需永久保存）3.C（制度规定扫描分辨率不低于300dpi以保证清晰可读）4.B（需联系业务部门确认原始情况，制作副本并标注“复制自XX年XX号档案原件，原件存疑”）5.A（解密不改变原保管期限，仍按原期限继续保管至期满）6.B（借阅登记本作为档案管理过程记录，保存期限不少于10年）7.D（元数据需包含项目基本信息、文件属性及管理信息三类要素）8.B（不可抗力事件发生后5个工作日内提交书面报告）9.D（销毁清册作为档案处置的法律依据，需永久保存）10.B（非涉密档案跨部门借阅由双方部门负责人审批即可）二、多项选择题1.ABC（按项目独立性、时间顺序、文件性质分类，行业分类不符合管理需求）2.ABC（私人云盘存在安全风险，禁止用于存储采购档案）3.ABCD（完整性、签章有效性、日期逻辑、载体合规性均为归档审核要点）4.ABC（对破损档案进行修复是档案管理人员的职责，不属于禁止行为）5.ABC（纸质与电子档案应协同存放，便于核对，无需强制分开）三、判断题1.×（电子文件需与纸质文件同步归档，符合条件的可仅存电子档案）2.√（未完成项目的档案可暂存业务部门，项目结束后30日内归档）3.√（复印件需加盖提供方公章以确认效力）4.√（编号规则需包含年度、类型、流水号等要素确保唯一可追溯）5.×（涉密档案需经分管领导审批，保密部门备案）6.×（原存储介质需保留至少1年，确认新介质数据完整后再销毁）7.×（需经档案鉴定小组鉴定，分管领导批准，形成销毁清册后方可销毁）8.×（移交清册需注明移交时间、地点、双方签字）9.×（采购档案应在项目结束后统一移交综合档案室集中管理）10.√（操作日志是追溯档案管理责任的重要依据，必须完整记录）四、简答题1.全流程归档要求包括：（1）覆盖采购活动全生命周期，从需求论证、审批、招标/谈判、合同签订、履约验收至质保期满；（2）归档文件应包含决策类（需求报告、审批单）、过程类（招标文件、谈判记录、考察报告）、结果类（合同、中标通知书）、履约类（验收单、付款凭证、问题处理记录）；（3）归档时间要求：日常文件按月收集，项目结束后30日内完成系统归档；（4）归档责任主体：由采购经办人员负责收集，部门档案员初审，综合档案室终审。2.保管期限划分标准及典型项目：（1）永久保存：预算金额500万元以上的重大采购项目、涉及核心技术或关键设备的采购、可能产生长期法律责任的采购（如不动产采购）；（2）30年：预算金额100万-500万元的一般设备采购、服务类采购（如年度办公物资采购）；（3）15年：预算金额100万元以下的零星采购（如小额办公用品采购）、短期服务采购（如单次会议服务）；（4）10年：仅涉及程序性文件且无后续责任的采购（如已结清的临时劳务采购）。3.数字化加工步骤及质量控制：步骤：（1）档案整理（拆卷、区分正副件）；（2）扫描（采用300dpi以上彩色扫描，特殊文件（如蓝图）采用专业设备）；（3）图像处理（纠偏、去污、分幅）；（4）元数据录入（项目名称、文件类型、形成时间、责任人）；（5）数据质检（检查清晰度、完整性、命名规范）；（6）数据挂接（与档案管理系统关联）；（7）存储备份（本地+异地+异质备份）。质量控制要点：扫描分辨率不低于300dpi，图像偏斜度不超过1度，文字识别准确率≥98%，元数据完整率100%，备份数据校验每季度1次。4.涉密采购档案特殊要求：（1）单独编号：使用“密-年度-项目号”专用编号规则；（2）物理保管：存放于密码保险柜或专用涉密档案柜，双人双锁管理；（3）借阅审批：需经分管领导签字，填写《涉密档案借阅登记本》，限在指定场所查阅，禁止复制；（4）数字化管理：需在涉密信息系统中处理，采用国密算法加密存储，禁止连接互联网；（5）销毁程序：需经保密委员会鉴定，由专业销毁机构现场监销，形成《涉密档案销毁记录》并永久保存；（6）人员管理：接触涉密档案的人员需通过保密审查，签订保密承诺书，定期接受培训。5.档案缺失处理程序：（1）立即停止相关工作，保护现场，防止二次缺失；（2）由档案管理人员与业务部门共同核查缺失范围（具体文件名称、形成时间、责任人）；（3）书面报告分管领导，说明缺失原因（人为疏忽/自然灾害/其他）；（4）启动补证程序：联系相关方（如供应商、审批部门）重新提供文件或出具证明材料；（5）对缺失责任进行认定：属于人为责任的，按《员工违规处理办法》追责；（6）在档案管理系统中标注缺失情况，补证材料需注明“补正”并归档；（7）修订完善档案管理制度，针对缺失环节加强管控（如增加归档前双人核查）。五、案例分析题违规点及整改措施：（1）采购需求审批表“技术参数”空白：违规点：归档文件不完整，关键信息缺失，无法证明采购需求的合理性。整改措施：联系原审批部门，由经办人补充填写技术参数并签字确认，注明“补填于2025年3月XX日”，复印件归档并标注与原件一致。（2）中标通知书无原件仅有扫描件：违规点：重要结果类文件缺失原件，扫描件无法单独作为法律依据。整改措施：联系招标代理机构或中标供应商，要求提供中标通知书原件（或加盖公章的复印件），与扫描件一并归档，注明“原件补回”。（3）验收单无组长签字：违规点：验收程序不规范，签字不全导致验收结果效力存疑。整改措施：联系验收小组组长补签，若组长已离职，由采购部门负责人书面说明情况并签字确认，归档时附情况说明。（4）考察报告签字笔迹相同：违规点：存在伪造签字嫌疑，影响考察结果真实性。整改措施：启动内部调查，约谈两名考察人员核实情况；若确属伪造，按《员工违规处理办法》对责任人进行处分；重新组织考察并形成新报告，原问题报告标注“作废”后归档备查。（5）档案盒标签未