劳动合同续签流程标准操作手册

劳动合同续签流程标准操作手册前言劳动合同续签管理是企业人力资源合规运营的核心环节，既关乎员工职业发展的稳定性，也影响企业用工结构的延续性。本手册聚焦续签全流程规范，从前期准备到后续管理形成闭环，适用于企业HR、行政岗及劳动合同管理相关岗位，旨在通过清晰指引降低法律风险，提升续签工作的规范性与效率。一、续签准备：信息与合规的双重梳理劳动合同到期前的准备工作是流程顺利推进的基础，需同步完成员工信息盘点与法律依据核查，确保后续操作有章可循。（一）员工信息系统化梳理1.到期时间台账管理建立劳动合同到期时间台账，按部门、岗位标注到期日期，提前60天（或结合企业制度调整为30-45天）启动预警。台账需包含员工姓名、入职时间、合同期限、岗位、薪资等核心信息，便于快速定位需续签人员。2.在职表现综合评估联合用人部门，从绩效结果、考勤记录、奖惩情况三方面评估员工价值：绩效优异者重点挽留，考勤或纪律问题需提前研判续签必要性；若员工岗位调整过，需核对岗位说明书与原合同的匹配性，避免条款冲突。3.薪资与福利变动记录梳理员工在职期间的薪资调整、福利变更（如社保基数、补充福利），确保续签合同中的劳动报酬条款与实际执行一致；若企业计划调整薪资结构，需提前评估法律合规性与员工接受度。（二）法律依据动态核查1.法定续签规则研读重点关注《劳动合同法》中无固定期限合同的触发条件（如连续订立两次固定期限合同、连续工作满10年等），结合地方实施条例（如北京、上海等地细则），判断员工是否符合无固定期限合同签订资格。2.企业制度合规性校验对照《员工手册》《劳动合同管理制度》中续签条款，确保制度与法律无冲突；若制度滞后（如未涵盖新业态用工规则），同步启动修订流程。二、协商沟通：双向意向的明确与确认续签的本质是劳资双方意愿再确认，沟通需兼顾“合规性”与“人性化”，避免因沟通不当引发纠纷。（一）沟通启动：时机与方式的选择1.沟通时间节点建议合同到期前30天左右启动沟通（结合台账预警调整），预留时间处理分歧或离职手续。若员工处于“三期”、医疗期等特殊时期，需提前研判法律风险（参考《劳动合同法》第42条）。2.沟通形式与场景优先面对面沟通，营造平等氛围；异地员工可视频会议沟通，同步发送书面沟通函（邮件或EMS）确认内容。沟通时需准备《劳动合同续签意向书》，明确续签期限、薪资调整等核心条款，避免口头承诺争议。（二）意向确认：三类场景的应对策略1.员工同意续签当场记录意向，同步启动合同拟定；若员工对新条款存疑，联合用人部门、法务岗提供清晰解释，确保理解后推进。2.员工拒绝续签要求员工提交书面《不续签声明》，明确离职日期（符合《劳动合同法》第37条提前通知要求）；核查是否存在“服务期协议”“竞业限制协议”，若有则按协议执行离职流程。3.企业决定不续签提前30天（或支付代通知金）书面通知员工，依据《劳动合同法》第46条支付经济补偿（补偿标准为“N”，即工作每满1年支付1个月工资）；若员工存在《劳动合同法》第39条过错（如严重违纪），可依法不支付补偿，但需留存充分证据。三、合同拟定与审核：条款严谨性的保障劳动合同作为劳资双方权利义务约定，条款严谨性直接影响后续履行。此阶段需完成版本选择、条款拟定与多层级审核。（一）合同版本的合规选择1.固定期限合同适用于岗位流动性强、项目制用工场景，期限建议与企业战略周期匹配；需注意“连续订立两次固定期限合同后，第三次应签无固定期限合同”的法律约束（《劳动合同法》第14条）。2.无固定期限合同员工符合法定条件（如连续工作满10年、连续两次固定期限合同到期），或企业与员工协商一致时，优先选择无固定期限版本；合同需明确“无确定终止时间”的表述。（二）核心条款的精准拟定1.基本信息与期限准确填写双方主体信息、合同起始日期（到期日次日）；无固定期限合同需注明“自____年____月____日起无确定终止时间”。2.劳动报酬与福利明确薪资结构（基本工资、绩效工资、津贴等）、发放周期、调整机制；福利条款需与实际执行一致，如“依法缴纳五险一金”“享有带薪年假____天”。3.工作内容与地点岗位名称需与岗位说明书一致，工作地点应明确（如“北京市朝阳区XX大厦”）；若需调整地点，需注明“调整范围不超出____市”等限制，避免“霸王条款”。4.解除与终止条款严格引用《劳动合同法》第36-44条法定解除情形，避免增设违法条款；终止条款需明确“合同到期终止”的经济补偿规则（如“符合《劳动合同法》第46条的，企业支付经济补偿”）。（三）多层级审核机制1.HR初审核查条款与员工实际情况的匹配性，确保无错别字、日期冲突等低级错误。2.法务复核重点审查解除终止条款、违约金约定（仅限培训服务期、竞业限制两类场景）、管辖地约定的合法性。3.管理层审批结合企业战略（如核心人才挽留、成本控制目标），对薪资涨幅、合同期限等关键条款最终确认，确保决策符合企业利益。四、签署与备案：流程闭环的关键动作合同签署与备案是“纸面约定”转化为“法律约束”的核心环节，需关注签署规范性与存档完整性。（一）签署流程的规范执行1.合同送达与签收将审核通过的合同（至少两份）送达员工，要求签署《劳动合同签收单》（注明合同版本、份数、日期）；若电子签署，需确保符合《电子签名法》要求（如使用CA认证电子签章）。2.双方签署与日期标注员工签署时填写实际签署日期（与合同起始日期区分）；企业方由法定代表人或授权代表签署，加盖公章（骑缝章需连续覆盖所有页面）。3.合同分发与留存员工执一份，企业留存一份（存入员工档案）；HR建立《劳动合同续签台账》，记录合同期限、签署日期、版本类型等信息，便于后续查询。（二）备案与存档管理1.行政备案（按需执行）部分地区（如广东、江苏）要求企业向劳动部门备案劳动合同，需按当地要求提交备案材料（如合同复印件、备案表）；若无需备案，留存备案政策文件作为合规证明。2.档案与电子备份纸质合同存入员工档案时，与原合同、岗位说明书、绩效记录等关联文件一并归档；建立电子台账（如Excel或HR系统），扫描合同关键页备份，确保数据可追溯。五、后续管理：履行监督与流程优化劳动合同续签并非终点，后续的履行监督与流程优化，是保障合同效力、提升管理水平的关键。（一）合同履行的动态监督1.薪资与福利合规性检查每月核对薪资发放记录与合同约定是否一致（如绩效工资计算、年终奖发放）；福利落实情况（如年假天数、社保基数）需与合同条款、法律规定双重校验，避免“口头福利”纠纷。2.岗位调整的合规性管控若员工岗位调整（如晋升、调岗），同步启动合同变更流程（签订《劳动合同变更协议》），明确新岗位、薪资、工作地点等条款，避免“事实劳动关系”风险。（二）争议处理与流程优化1.续签争议的应对策略若员工因“企业不续签未补偿”“合同条款变更未协商”等申请仲裁，HR需第一时间调取沟通记录、合同文本、补偿支付凭证等证据，联合法务岗制定答辩策略；优先通过调解（劳动部门调解、企业内部调解）化解纠纷，降低诉讼成本。2.流程的周期性复盘每年度（或每季度）复盘续签流程，收集HR操作难点、员工反馈，结合《劳动合同法》修订、企业业务调整等因素，优化流程节点（如引入电子签署缩短周期、简化审核层级）。结语劳动合同续签流程的规范管理