跑步俱乐部赛事报名管理实施细则

跑步俱乐部赛事报名管理实施细则第一章总则第一条为规范跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）各类赛事报名管理工作，保障会员及参赛人员合法权益，提升赛事服务质量，推动跑步运动健康有序发展，结合俱乐部实际运营需求，制定本实施细则。第二条本细则适用于俱乐部主办、承办或联合举办的各类跑步赛事（以下简称“赛事”），包括常规联赛、主题特色赛、公益跑活动等。第三条赛事报名管理遵循“公开透明、公平公正、便捷高效、安全规范”原则，以会员需求为核心，兼顾非会员参与权益，确保报名流程可追溯、信息可核查、服务可保障。第二章管理机构与职责第四条俱乐部设立赛事报名专项管理小组（以下简称“管理小组”），统筹负责赛事报名全流程管理工作。管理小组由以下部门/岗位组成，职责分工如下：（一）赛事运营部：负责制定赛事报名规则、发布报名公告、审核参赛资格、统计报名数据及协调后续赛事服务；（二）会员服务部：负责会员身份核验、会员权益落实（如优先报名、专属折扣等）及报名咨询答疑；（三）技术保障组：负责报名系统开发与维护、信息安全保障、电子凭证生成及数据备份；（四）财务审核岗：负责报名费用收取、退款处理及费用收支台账管理。第五条管理小组需在赛前30个工作日召开筹备会议，明确各岗位分工及时间节点；赛事结束后10个工作日内完成报名工作总结，形成报告存档。第三章报名条件与资格第六条参赛人员（以下简称“报名者”）需满足以下基本条件：（一）年龄要求：16周岁（含）以上，65周岁（含）以下；16-18周岁报名者需提供监护人签署的《参赛同意书》；（二）健康要求：无心血管疾病、呼吸系统疾病等不适宜剧烈运动的病史，需签署《健康承诺书》；（三）行为要求：遵守体育道德，无替跑、伪造成绩、扰乱赛事秩序等不良记录（以俱乐部或官方赛事平台记录为准）。第七条会员优先报名权益：（一）俱乐部正式会员（有效期内）可享受“优先报名通道”，报名开放时间早于非会员3-5个工作日；（二）连续缴费满1年的会员可额外获得1个“亲友报名名额”（需符合基本条件）；（三）年度积分前20%的会员可免审核直接获得参赛资格（仅限俱乐部自主赛事）。第八条非会员报名要求：（一）需通过俱乐部官方渠道完成注册，提交真实姓名、身份证号、联系方式、近期体检报告（6个月内）等信息；（二）审核通过后获得临时参赛资格，仅限当次赛事使用；（三）年度累计参与3次及以上俱乐部赛事的非会员，可优先申请转为正式会员。第九条特殊赛事附加条件：（一）半程/全程马拉松赛事：报名者需提供近1年内同项目完赛证明（半程需3小时内，全程需6小时内）；（二）越野跑赛事：需提供户外急救培训证书或2次以上越野跑参赛经历证明；（三）公益主题赛事：需承诺参与赛前公益培训或赛后公益宣传活动（时长不低于2小时）。第四章报名流程与操作规范第十条报名周期与公告发布：（一）常规赛事：报名周期为赛前45-60个工作日，报名公告于赛前60个工作日通过俱乐部官网、微信公众号、APP及线下网点同步发布；（二）临时增设赛事：报名周期不短于赛前30个工作日，公告需明确“临时赛事”属性及特殊要求；（三）公告内容包括：赛事名称、时间地点、项目组别、报名条件、费用标准、截止时间、报名渠道及咨询方式。第十一条报名渠道与信息填写：（一）官方渠道：俱乐部官网、官方APP、微信小程序（主渠道）；线下网点（仅接受现场指导报名，不代填信息）；（二）信息填写要求：报名者需如实填写姓名、身份证号、联系方式、紧急联系人、参赛项目、健康状况等信息；选择“会员通道”的需输入会员卡号验证身份；（三）技术保障组需确保报名系统稳定，高峰期访问量需支持同时在线2000人以上，页面加载时间不超过3秒。第十二条资格审核与结果反馈：（一）审核时限：报名信息提交后，管理小组需在3个工作日内完成审核（会员自动通过，非会员人工审核）；（二）审核结果：通过者系统自动发送《资格确认短信》；未通过者需注明原因（如年龄不符、健康信息存疑等），并提供申诉渠道（邮箱：shensu@xxx.club，需在2个工作日内提交补充材料）；（三）申诉处理：申诉材料经复核后，管理小组需在1个工作日内反馈最终结果，逾期未反馈视为通过。第十三条费用缴纳与确认：（一）缴费标准：会员按赛事公告标准的8折缴纳；非会员按全额缴纳；公益赛事可减免部分费用（需符合公益条件）；（二）缴费方式：支持微信支付、支付宝、银联在线及线下POS机刷卡；（三）缴费时限：资格审核通过后24小时内完成缴费，逾期未缴视为自动放弃资格，名额不予保留；（四）缴费确认：系统生成电子收据，报名者可通过“个人中心”下载；线下缴费需当场开具纸质收据（加盖俱乐部财务章）。第十四条参赛确认与物料领取：（一）缴费成功后，系统自动生成电子参赛凭证（含姓名、项目、号码布号、检录区域），报名者需在赛前15个工作日内登录系统核对信息；（二）物料领取：参赛包（含号码布、计时芯片、赛事手册）领取时间为赛前3-5个工作日，会员可凭电子凭证到指定网点领取，非会员需携带身份证原件；（三）代领规则：允许代领，代领人需提供报名者电子凭证截图及代领人身份证原件，现场登记代领信息。第五章信息管理与隐私保护第十五条报名信息采集范围：（一）基础信息：姓名、身份证号、联系方式、紧急联系人；（二）赛事相关信息：参赛项目、成绩证明、健康承诺、缴费记录；（三）附加信息（可选）：运动偏好、装备尺寸、是否需要接驳车服务等。第十六条信息使用与存储：（一）俱乐部仅将报名信息用于赛事组织、保险购买、成绩统计及赛后服务，未经报名者书面同意，不向第三方提供（法律法规另有规定的除外）；（二）技术保障组需采用加密存储（如AES-256加密），重要信息（身份证号、银行卡号）脱敏处理；（三）赛事结束后，报名信息保存期限为2年（自赛事结束之日起计算），逾期系统自动匿名化销毁。第十七条隐私保护责任：（一）管理小组成员需签订《保密协议》，严禁泄露报名者个人信息；（二）报名者发现信息泄露可向俱乐部投诉（电话：400-XXX-XXXX），经核实后，俱乐部将依法追究相关人员责任，并对报名者进行补偿（如免次年会员费、优先参赛资格等）。第六章特殊情况处理第十八条退赛与退款：（一）退赛申请：报名者需在赛前15个工作日（含）前通过“我的赛事-退赛申请”提交书面说明，逾期不予受理；（二）退款规则：1.赛前30个工作日（含）前申请退赛：全额退款；2.赛前15-30个工作日（含）申请退赛：退还80%费用；3.赛前15个工作日内申请退赛：不予退款（可转让名额，详见第十九条）；（三）退款到账：申请通过后，财务审核岗需在5个工作日内完成退款，原路返回至支付账户。第十九条名额转让：（一）仅限赛前15个工作日内未退赛的报名者申请转让；（二）转让流程：原报名者需与受让人共同提交《名额转让申请》（含双方身份证复印件、联系方式），经管理小组审核（受让人需符合报名条件）；（三）转让费用：收取10元/次手续费（用于信息变更及物料调整）；（四）禁止替跑：赛事当日需凭身份证原件与号码布核对参赛，人证不符者取消成绩并计入不良记录。第二十条赛事调整与突发情况：（一）因不可抗力（如极端天气、疫情、政策调整）导致赛事延期或取消，俱乐部将通过官方渠道提前3个工作日通知，并提供以下选项：1.保留名额至下届同类型赛事（有效期1年）；2.全额退款（申请后10个工作日内到账）；（二）如遇赛事当日突发状况（如参赛者受伤），现场工作人员需立即启动应急预案，联系医疗组救治并通知紧急联系人，相关费用由俱乐部承担（需提供医疗证明）。第七章监督与责任第二十一条俱乐部监督机制：（一）设立报名管理监督邮箱（jiandu@xxx.club），接受报名者对流程违规、信息泄露、服务不周等问题的投诉；（二）赛事结束后，管理小组需向理事会提交《报名管理评估报告》，内容包括报名量、通过率、投诉率及改进建议；（三）年度考核中，报名管理满意度（通过赛后问卷统计）需达到90%以上，未达标的部门需提交整改方案。第二十二条报名者责任：（一）提供虚假信息（如伪造健康证明、冒用他人身份）的，取消参赛资格，费用不予退还，并禁止参与俱乐部赛事1年；（二）恶意投诉、扰乱报名秩序的，视情节轻重给予警告、限权（如限制优先报名）或永久禁赛；（三）替跑、伪造成绩的，计入体育信用档案，并通报至相关赛事平台。第二十三条工作人员责任：（一）因玩忽职守导致报名信息错误、系统故障或退款延迟的，对直接