某市生态环保局环保执法文书管理制度

某市生态环保局环保执法文书管理制度第一章总则第一条为规范某市生态环保局（以下简称“本局”）环保执法文书管理，保障生态环境行政执法合法性、严谨性和可追溯性，提升执法效能和服务群众水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》《生态环境保护综合行政执法条例》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规及相关规定，结合本局实际，制定本制度。第二条本制度所称环保执法文书，是指本局在生态环境行政执法过程中依法制作或获取的，具有法律效力或法律意义的各类书面（含电子）文件，包括但不限于：（一）检查类文书：现场检查（勘察）笔录、调查询问笔录、监测（检测）报告等；（二）决定类文书：行政处罚决定书、行政命令决定书、查封（扣押）决定书等；（三）通知类文书：责令改正违法行为通知书、听证通知书、限期提供材料通知书等；（四）其他类文书：送达回证、执行笔录、结案报告等。第三条本制度适用于本局各执法科室（大队）、派出机构（以下简称“执法机构”）在行政执法全流程中涉及的文书制作、使用、归档、保管及监督等管理活动。第四条环保执法文书管理遵循以下原则：（一）依法规范原则。严格依据法律法规规定的程序、格式和内容要求制作、使用文书，确保文书法律效力；（二）全程留痕原则。执法文书需完整记录执法过程关键环节，实现执法行为可追溯；（三）安全保密原则。严格落实文书保密要求，防止国家秘密、商业秘密和个人隐私泄露；（四）便民高效原则。优化文书流转流程，提升执法效率，同时保障行政相对人合法权益。第二章管理职责第五条本局成立环保执法文书管理领导小组（以下简称“领导小组”），由局主要负责人任组长，分管执法、法制、办公室的局领导任副组长，成员包括执法支队、政策法规科（以下简称“法制科”）、办公室、档案室等部门负责人。领导小组负责统筹协调文书管理制度落实，研究解决重大问题。第六条各部门具体职责划分如下：（一）执法支队及各派出机构：负责执法文书的起草、现场使用、送达及执行跟踪；确保文书内容真实、数据准确、程序合规；配合完成文书归档工作。（二）法制科：负责对拟作出的行政处罚、行政强制等重大执法文书进行合法性审核，重点审核事实认定、证据采信、法律适用、程序合规性；指导执法机构规范文书制作。（三）办公室：负责全局执法文书格式统一管理，制定文书模板；监督文书流转流程；协调解决跨部门文书管理问题。（四）档案室：负责执法文书的归档接收、保管及利用服务；指导执法机构按规范整理、移交文书；定期检查库存文书保管状态。第七条各执法机构应指定1名专职或兼职文书管理员，负责本机构执法文书的登记、暂存、移交及日常管理，确保文书不丢失、不损毁。第三章文书制作规范第八条执法文书制作应符合以下基本要求：（一）格式统一。严格使用本局制定的文书模板，模板未覆盖的特殊文书需报办公室审核备案后使用，确保文书名称、编号、结构、字体、页码等要素符合《生态环境行政处罚文书格式指南》及本局相关规定。（二）内容完整。文书应包含执法主体、行政相对人信息、执法事实与证据、法律依据、处理决定、救济途径等必备要素；现场检查（勘察）笔录、调查询问笔录等需由执法人员、被检查（询问）人签字确认，无签字的应注明原因并由2名以上执法人员签字证明。（三）用语严谨。文书语言应准确、简洁、规范，避免歧义；涉及专业术语、数据的，需引用标准表述；数值计算需核对原始记录，确保与监测报告、现场记录等一致。第九条执法文书实行分级审批制度：（一）一般程序文书（如责令改正通知书、限期提供材料通知书）：由执法机构负责人审核，分管执法的局领导签发。（二）重大执法文书（如行政处罚决定书、查封扣押决定书）：经执法机构起草、法制科合法性审核（审核时限不超过5个工作日）、领导小组集体讨论通过后，由局主要负责人签发。（三）紧急情况下需当场制作的文书（如即时性行政强制措施文书）：由2名以上执法人员共同签署，24小时内补报执法机构负责人审核，3个工作日内提交法制科备案。第十条文书制作错误或需补正的，按以下规则处理：（一）文字笔误、日期错误等不影响实质内容的，由原起草人员在错误处划线更正并签字，注明更正日期；（二）事实认定、法律适用等实质性内容错误的，需重新制作文书，并在原文书上注明“作废”字样，与新文书一并归档；（三）已送达的文书需撤回或变更的，应制作《执法文书更正（撤回）通知书》，说明原因并送达行政相对人，原文书同步作废归档。第四章文书使用与执行第十一条执法文书送达应严格遵循《中华人民共和国民事诉讼法》及生态环境执法相关规定，确保送达合法有效：（一）直接送达：由2名以上执法人员当面送达，受送达人或其成年家属、法定代表人等签收，填写《送达回证》；受送达人拒绝签收的，可邀请基层组织或见证人到场，注明拒收事由和日期，由送达人、见证人签字，即视为留置送达。（二）邮寄送达：通过邮政特快专递（EMS）寄送，留存寄件凭证及回执，回执上注明文书名称、文号；（三）电子送达：经行政相对人书面同意，可通过本局官方网站、移动执法平台、电子邮件等方式送达，需确认相对人已接收并保存送达记录；（四）公告送达：仅适用于受送达人下落不明或其他方式无法送达的情形，需在市级以上媒体或本局官方网站公告，公告期60日，公告内容需包含文书主要内容及救济途径。第十二条执法文书签收后，执法机构应建立《执法文书执行跟踪台账》，明确执行期限、责任人员，定期核查执行情况：（一）对责令改正、限期治理等文书，应在期限届满后5个工作日内开展现场复查，制作复查笔录；逾期未改正的，依法启动行政处罚或强制执行程序；（二）对行政处罚决定书，应跟踪罚款缴纳、整改落实等情况，逾期不履行的，依法申请法院强制执行；（三）执行过程中形成的记录、照片、视频等材料，需作为附件与原文书一并归档。第五章归档与保管第十三条执法文书归档范围包括：（一）行政执法全过程形成的主文书及附件（如现场笔录、证据材料、听证记录等）；（二）与文书相关的审批单、会议纪要、请示批复等内部流转文件；（三）电子文书及其元数据（如生成时间、修改记录、电子签名等）。第十四条执法文书归档要求：（一）归档时限：一般案件文书应在结案后30日内完成归档；重大、复杂案件可延长至60日，需书面报档案室备案；（二）整理规范：纸质文书按“一案一卷”原则整理，卷内文书按执法流程顺序排列，编制卷内目录；电子文书需转换为PDF/A等长期可读格式，与纸质文书一一对应；（三）移交手续：执法机构文书管理员填写《执法文书归档移交清单》，经本机构负责人签字后，与档案室办理移交，双方签字确认。第十五条执法文书保管期限根据文书类型及法律要求确定：（一）涉及行政处罚、行政强制的文书，保管期限为永久；（二）涉及日常检查、责令改正等一般性执法活动的文书，保管期限为30年；（三）仅涉及程序性告知（如听证通知）的文书，保管期限为10年。第十六条档案室应建立安全保管制度：（一）纸质文书存放于专用档案柜（室），采取防火、防潮、防虫、防鼠等措施；（二）电子文书存储于本局专用档案管理系统，实行双备份（本地+异地），禁止存储于个人移动设备；（三）严格限制文书查阅权限，外部单位或个人查阅需持有效证件并经分管局领导批准，查阅记录留存备查。第十七条文书销毁需严格履行审批程序：（一）保管期限届满的文书，由档案室提出销毁意见，经法制科、执法支队审核，领导小组审批后实施；（二）销毁前需编制《执法文书销毁清册》，列明文书名称、数量、保管期限等信息；（三）纸质文书采用粉碎或焚烧方式销毁，电子文书通过安全擦除技术彻底删除，销毁过程需有2名以上工作人员监督并签字确认。第六章监督与责任第十八条建立执法文书管理监督机制：（一）内部检查：办公室、法制科每季度对执法文书制作、使用、归档情况进行抽查，重点检查格式规范性、内容完整性、程序合法性，形成《检查通报》并全局公示；（二）外部监督：通过12369环保举报热线、局长信箱等渠道接受群众对执法文书问题的投诉，3个工作日内启动核查，15个工作日内反馈结果；（三）考核评价：将执法文书管理纳入执法机构年度绩效考核，考核结果与评优评先、干部晋升挂钩。第十九条对违反本制度的行为，依法依规追究责任：（一）因文书制作不规范、送达不合法导致行政复议或诉讼败诉的，对直接责任人员给予批评教育或诫勉谈话；造成严重后果的，依规给予党纪政务处分；（二）因保管不善导致文书丢失、损毁或泄露国家秘密、商业秘密、个人隐私的，对责任人员视情节轻重给予处分；构成犯罪的，移送司法机关处理；（三）阻碍监督检查、伪造或篡改文书的