企业档案管理规范制度

企业档案管理规范制度第一章总则1.1目的与依据为规范企业档案管理工作，有效保护和利用档案资源，维护企业历史真实面貌与合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等法律法规，结合本企业实际运营需求，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业各部门、下属单位及涉及档案形成、管理、利用的全体员工，涵盖文书、科技、会计、声像、电子及实物类档案的全生命周期管理。1.3档案定义本制度所指“档案”，是企业在研发、生产、经营、管理等活动中直接形成的，对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第二章管理职责2.1档案管理部门（如综合管理部/档案管理中心）统筹规划企业档案管理体系，制定档案管理制度、流程及分类方案，确保与国家法规及企业战略适配；指导、监督各部门档案的形成、收集、整理工作，定期开展业务培训，提升全员档案管理意识；负责档案的集中保管、鉴定、统计、编研及开发利用，建立“纸质+电子”双套归档机制；协调处理档案管理中的重大问题，对接外部档案管理机构（如档案馆、行业主管部门）。2.2各业务部门指定专人（兼职档案员）负责本部门档案的日常收集、整理与移交，确保业务活动中形成的档案“应归尽归”；配合档案管理部门开展档案鉴定、利用及专项检查工作，对本部门档案的真实性、完整性负责。2.3档案管理员专职档案管理员需持相关资质上岗，兼职档案员应接受档案管理培训，掌握档案分类、编目、数字化等技能；严格执行档案管理制度，做好档案的接收、登记、保管、借阅登记等基础工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时上报并采取补救措施。第三章档案收集与整理3.1收集范围企业档案分为文书档案（章程、决议、合同、公文等）、科技档案（研发图纸、工程文件、设备资料等）、会计档案（凭证、账簿、报表等）、声像档案（照片、视频、录音等）、电子档案（电子公文、数据库备份等）及实物档案（荣誉证书、奖杯等），具体收集范围如下：文书档案：企业治理文件（章程、股东会/董事会决议）、规章制度、合同协议、行政公文、会议记录等；科技档案：产品研发图纸、工艺文件、工程竣工图、设备说明书及维修记录等；会计档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按《会计档案管理办法》执行）；声像与电子档案：重要活动影像、宣传视频、电子公文、系统数据库备份等；实物档案：企业获得的荣誉资质、对外交流赠品、重要活动纪念品等。3.2收集要求各部门应在业务活动结束后[X]个工作日内完成档案收集，确保文件材料签字盖章完整、数据准确；电子档案需同步收集元数据（如创建时间、修改记录、责任人），确保可读取、可追溯；个人在工作中形成的档案材料，须及时移交所在部门，不得私自留存或销毁。3.3整理与编号档案整理遵循“分类—组卷—编目”流程：文书档案按“年度—机构（或问题）—保管期限”分类，科技档案按“项目—阶段—类型”分类；档案编号采用“年度+部门代码+类别代码+案卷号”规则（示例：2024-RD-____，RD为研发部代码）；电子档案以“文件夹+文件命名+版本号”方式管理，确保与纸质档案编号一一对应，便于检索。第四章档案保管与利用4.1保管条件档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温功能，温度保持在14-24℃，相对湿度45%-60%；纸质档案存放于专用档案柜，电子档案存储在加密服务器或云平台，每季度进行异地备份；档案管理部门每月检查库房环境及档案状况，填写《档案保管检查记录》，及时处理受潮、霉变、破损等问题。4.2借阅与利用内部借阅：员工需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，在档案阅览室查阅；借阅期限不超过[X]天，逾期需续借，严禁涂改、拆卷；外部借阅：仅限政府部门、合作单位因公务需要，经企业分管领导审批，且需提供介绍信、经办人身份证复印件，原则上不外借原件；第五章档案鉴定与销毁5.1鉴定小组由档案管理部门牵头，联合财务、法务、业务部门组建档案鉴定小组，每[X]年开展一次档案鉴定工作，评估档案保存价值。5.2鉴定与销毁流程鉴定小组依据《企业档案保管期限表》（见附件），对到期档案的保存价值进行评估，区分“继续保存”“销毁”两类；对无保存价值的档案，填写《档案销毁清册》，经企业总经理审批后，由2名以上监销人监督销毁；销毁过程需拍摄照片、记录销毁时间、地点、参与人员，《档案销毁清册》永久保存，以备查考。第六章保密与安全6.1保密要求档案按密级分为“绝密”“机密”“秘密”“内部”“公开”：绝密档案仅限企业核心管理层查阅，机密档案需分管领导审批，秘密档案需部门负责人审批；接触涉密档案的人员须签订《保密协议》，严禁泄露档案内容，违者按企业《保密制度》追责，构成违法的移交司法机关。6.2安全措施档案库房安装门禁、监控系统，非档案管理人员禁止入内；电子档案采用加密存储、权限分级管理，定期进行病毒查杀与漏洞修复；制定《档案应急预案》，针对火灾、水灾、系统崩溃等突发事件，明确应急处置流程与责任分工，每年组织1次应急演练。第七章附则7.1本制度由企业档案管理部门负责解释，未尽事宜按国家相关法律法规执行。7.2本制度自发布之日起施行，原《XX企业档案管理制度》同时废止。7.3各部门可依据本制度制定实施细则，报档案管理部门备案。附件：企业档案保管期限表（