合同签订流程标准化指导书

合同签订流程标准化指导书1.引言为规范公司合同签订行为，防范合同风险，提高合同管理效率，保证合同签订过程的规范性、严谨性和合法性，特制定本标准化指导书。本指导书旨在为各部门及合同经办人员提供清晰的操作指引，统一合同签订流程，保障公司合法权益。2.适用范围与核心情境本指导书适用于公司所有对外经济合同的签订管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等。无论是与外部法人单位、其他组织还是自然人签订的经济合同，均需参照本流程执行。具体情境包括：公司日常生产经营活动中产生的各类采购与销售行为；对外提供或接受专业技术服务、咨询服务；固定资产、无形资产的租赁与转租；合作开发、项目外包等业务合作；其他需要以书面合同形式明确双方权利义务的经济活动。3.合同签订标准化操作流程3.1合同前期准备与立项操作内容：业务部门根据实际需求，提出合同签订意向，明确合作背景、目的、主要条款（如标的、数量、价格、履行期限等）。对合作方进行初步资质审查，核实其营业执照、相关许可证件、业绩证明、信誉状况等基本信息，保证合作方具备合法履约能力。对于重大或复杂合同，可组织相关部门进行可行性论证，形成《合同立项审批表》。责任部门/人：业务部门负责人、业务经办人*关键输出/成果：《合同立项审批表》（如需）、合作方资质复印件、初步合作方案。3.2合同文本起草操作内容：业务部门根据合作意向和谈判结果，选择合适的合同文本模板。无合适模板时，可参照行业标准文本或由法务部门协助起草。合同文本应内容完整、条款清晰、权责明确，主要包括：合同主体信息、标的描述、数量与质量要求、价款或报酬及支付方式、履行期限地点方式、违约责任、解决争议的方法、合同生效条件、变更解除条件、双方签字盖章栏等。涉及技术附件、图纸、清单等作为合同组成部分的，应一并准备并注明关联关系。责任部门/人：业务经办人*、业务部门负责人关键输出/成果：合同草案（含附件初稿）。3.3内部审核流程操作内容：业务部门负责人对合同草案的商务条款、可行性进行初步审核，签署审核意见。将审核通过的合同草案及相关附件提交至法务部门（或指定合规审核岗位）进行法律风险审核。法务部门主要审核条款的合法性、合规性、完整性，潜在法律风险及防范措施，并提出修改意见。涉及财务收支的，需提交财务部门审核，重点关注价款、支付方式、发票开具、税务处理、财务核算等条款的合规性与合理性。涉及技术参数、功能指标的，需提交技术部门（或相关专业部门）审核。根据合同金额、重要程度及公司规定，可能需要更高层级管理人员（如分管副总、总经理）进行审批。各部门审核意见应书面反馈至业务部门，由业务经办人汇总、协调并修改合同文本。责任部门/人：业务部门、法务部门、财务部门、技术部门（如需）、各级审批人关键输出/成果：各部门审核意见表、修改后的合同草案（终审稿）。3.4对方（客户/合作方）审核与反馈操作内容：业务经办人将内部审核通过的合同终稿正式发送给合作方进行审核。积极与对方沟通，耐心解答对方疑问，就合同条款进行必要的解释和说明。收到对方的反馈意见后，及时上报业务部门负责人及法务部门（如涉及重大修改），共同商议是否接受及如何修改。如双方对合同条款存在较大分歧，应组织专题谈判，争取达成一致。若无法达成一致，应及时上报公司决策层。责任部门/人：业务经办人*、业务部门负责人、法务部门（如需）关键输出/成果：对方审核意见、谈判记录（如需）、最终确认的合同文本。3.5合同谈判与最终定稿操作内容：对于需要谈判的合同，由业务部门牵头，根据需要邀请法务、技术、财务等部门人员参与组成谈判小组。谈判前明确谈判策略、底线目标及让步空间。谈判过程中做好会议记录，对关键条款的变更应双方确认。谈判达成一致后，由业务经办人根据谈判结果对合同文本进行最终修订，形成正式合同文本（一式X份，根据实际需要确定份数）。责任部门/人：谈判小组（业务经办人*、业务部门负责人、相关部门人员）关键输出/成果：谈判会议纪要、正式合同文本（签字稿）。3.6合同签署与用印操作内容：正式合同文本经公司最终审批人审批同意后，方可进入签署环节。合同签署人必须是法定代表人或其合法授权人。授权签署的，需提供有效的《授权委托书》，并作为合同附件。合同签署应保证双方签字（或盖章）清晰、完整，签署日期准确。若为盖章，需保证公章清晰、不模糊，加盖在指定位置（如法定代表人签字处或单位盖章处）。公司内部用印需严格遵守公司印章管理规定，履行用印审批手续，填写《用印申请单》，附上已审批的合同文本及相关附件。责任部门/人：业务经办人*、法定代表人/授权签署人、行政部（印章管理人员）关键输出/成果：已签署的正式合同文本、用印记录。3.7合同分发与归档操作内容：合同签署并加盖公章后，业务部门应根据合同份数和需要，及时将合同正本及副本分发给相关部门（如财务部、法务部、项目部等），并做好签收记录。业务部门负责将合同原件、所有附件、《合同审批表》、对方资质文件、谈判记录、重要往来函件等整理成册，形成完整的合同档案。按照公司档案管理规定，在合同签订后X个工作日内将合同档案移交至档案管理部门（或指定存档部门）进行统一归档管理。建立合同台账，对合同基本信息、履行情况、变更解除等进行动态跟踪管理。责任部门/人：业务部门、档案管理部门（或指定存档部门）关键输出/成果：合同分发签收记录、合同档案（正本及副本）、合同台账。3.8合同履行与跟踪监控操作内容：业务部门是合同履行的主要责任部门，负责按照合同约定全面履行己方义务，并跟踪对方的履约情况。建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查，及时发觉并解决履行过程中出现的问题。对合同履行过程中的重要节点（如交货、验收、付款等）应做好书面记录，并由相关方签字确认。若对方出现违约行为，应及时收集证据，并按照合同约定和公司规定采取相应措施（如协商、催告、索赔、仲裁或诉讼等）。合同履行完毕或终止后，业务部门应及时办理相关手续，并形成合同履行总结报告（如需）。责任部门/人：业务部门、法务部门（如涉及纠纷处理）关键输出/成果：合同履行记录、验收证明、往来函件、违约处理材料、合同履行总结报告（如需）。4.常用配套表单4.1合同评审表示例合同名称合同编号评审阶段□起草初稿□修改稿□最终稿评审日期年月日基本信息合作方名称合同类型□采购□销售□服务□其他合同金额人民币元整（小写：￥）履行期限自年月日至年月日评审部门及意见业务部门评审人：*意见：签字：日期：法务部门评审人：*意见：签字：日期：财务部门评审人：*意见：签字：日期：技术部门评审人：*意见：签字：日期：（如需）最终审批分管领导意见：签字：日期：总经理意见：签字：日期：（如需）4.2合同签订进度跟踪表示例合同名称合同编号项目信息合作方负责人*计划签订日期年月日当前状态□准备中□审核中□谈判中□已签署□归档流程节点跟踪立项/需求提出计划完成：年月日实际完成：年月日责任人*合同起草计划完成：年月日实际完成：年月日责任人*内部审核计划完成：年月日实际完成：年月日责任人*对方审核计划完成：年月日实际完成：年月日责任人*谈判与定稿计划完成：年月日实际完成：年月日责任人*签署与用印计划完成：年月日实际完成：年月日责任人*分发与归档计划完成：年月日实际完成：年月日责任人*备注5.关键注意事项与风险提示主体资格审查：签订合同前，务必对合作方的主体资格、履约能力、信誉状况进行全面审查，避免与不具备相应资质或履约能力的主体签订合同，防止出现“皮包公司”诈骗或履不能的风险。条款严谨清晰：合同条款应具体、明确、无歧义，避免使用“大概”、“可能”等模糊词汇。对于标的、数量、质量、价款、履行方式、违约责任等核心条款，务必准确表述。授权委托审查：对方若非法定代表人亲自签署，需提供其法定代表人签署的授权委托书，并核对委托人的证件号码明、授权范围、授权期限，保证授权真实有效。印章真实性核查：签署合同时应仔细核对对方印章的真实性和清晰度，防止伪造、变造印章。对于重要合同，可考虑要求对方提供加盖公章的营业执照复印件等资质文件并核对原件。保密义务：对于在合同订立和履行过程中知悉的对方商业秘密或公司未公开信息，双方及相关人员均负有保密义务，可在合同中明保证密条款及违约责任。合同文本统一：尽量使用公司制定的示范合同文本，如需修改示范文本，应充分评估修改条款的法律风险，并经法务部门