行政工作流程标准化参考手册

日常行政事务流程标准化参考手册前言本手册旨在规范企业日常行政事务操作，统一流程标准，提高工作效率，减少沟通成本，保证行政工作有序开展。手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖会议管理、办公用品申领、文件流转、访客接待、差旅申请等高频行政场景，供相关人员参考执行。一、会议组织与管理流程适用情境适用于公司内部各类会议（如部门例会、项目推进会、专题研讨会、年度总结会等）的发起、组织、召开及后续跟进工作。操作步骤1.会议发起与申请发起人：根据工作需要，填写《会议申请表》，明确以下信息：会议名称、时间（起止时间）、地点（会议室名称/线上会议）；参会人员（部门/职务）、主持人、记录人；会议议程、所需物料（如投影仪、白板、麦克风等）；会议目标及预期成果。提交审批：将《会议申请表》提交至部门负责人审批，跨部门或大型会议需额外提交至分管领导审批。审批通过后，由行政部统一协调会议室及资源。2.会前准备会议室安排：行政部根据审批结果，提前1个工作日完成会议室预订，保证设备（投影仪、音响、网络）正常，并在会议室门口放置会议提示牌（含会议名称、时间）。物料准备：发起人或行政部根据需求准备会议材料（如议程、PPT、纸质资料等），提前30分钟送达会议室并摆放整齐。通知确认：行政部或发起人通过企业/邮件向参会人员发送会议提醒，含时间、地点、议程及需提前准备的资料，要求参会人员确认是否出席。3.会议召开签到与开场：参会人员提前10分钟到场签到，记录人负责核对参会人员名单；主持人按预定时间开场，明确会议议程及纪律（如手机静音、发言时长等）。会议进行：主持人引导按议程讨论，保证议题聚焦；记录人实时记录关键内容（包括决议、待办事项、责任人及完成时限）。突发情况处理：若遇设备故障，行政部需在5分钟内协调备用设备；若人员迟到或缺席，主持人可根据情况调整议程或安排后续补会。4.会后工作纪要整理：会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，内容包括：会议时间、地点、参会人员、议程要点、决议事项、待办清单（含责任人、完成时限），经主持人审核无误后，发送至全体参会人员及相关部门。资料归档：行政部负责收集会议相关材料（如PPT、签到表、纪要等），按“年份-月份-会议类型”分类存档，保存期限不少于2年。待办跟进：各责任人根据会议纪要落实待办事项，记录人于每周五汇总进度，同步至部门负责人及分管领导。表单模板《会议申请表》序号项目内容1会议名称例：部门Q3工作计划推进会2申请人*某某（部门：市场部）3申请时间YYYY-MM-DD4会议时间YYYY-MM-DDHH:MM-HH:MM5会议地点线上会议/会议室3016参会人员市场部全体成员、产品部经理、分管领导总7主持人*某某8记录人*某某9会议议程1.Q2工作总结汇报；2.Q3计划讨论；3.跨部门协作事项确认10所需物料投影仪、白板、马克笔、笔记本电脑11审批意见部门负责人：某某（签字）分管领导：总（签字）关键提示会议需提前2个工作日发起申请，紧急会议（如临时项目协调会）可缩短至1个工作日，但需提前4小时通知行政部；线上会议需提前测试软件稳定性（如腾讯会议、钉钉），保证参会人员可顺畅加入；会议纪要需明确“做什么、谁来做、何时做”，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期）；会议室使用需遵守“先申请、后使用”原则，使用后及时清理场地，保持整洁。二、办公用品申领与发放流程适用情境适用于公司各部门及员工日常办公所需的消耗品（如纸张、笔、文件夹）和耐用品（如U盘、计算器、办公椅）的申领、发放、登记及库存管理。操作步骤1.申领发起申领人：根据实际需求，填写《办公用品申领单》，注明以下信息：物品名称、规格型号、数量、申领部门、申领人；申领事由（如“新员工入职补充办公用纸”“打印机墨盒更换”）；预计使用日期（仅消耗品需填写）。提交审批：申领单提交至部门负责人审批，单次申领金额超过500元需额外提交至行政部负责人审批。2.库存核查与发放库存核查：行政部收到审批通过的申领单后，核查库存台账，确认是否有货：若有货：直接发放，并在库存台账中登记“发放数量、发放日期、领用人”；若无货：行政部启动采购流程（详见《办公用品采购管理办法》），采购完成后通知申领人领取。物品发放：申领人凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部领取物品，核对名称、数量无误后在《办公用品发放登记表》签字确认。3.库存盘点与补充定期盘点：行政部每月最后一个工作日对办公用品进行盘点，核对台账与实际库存，编制《月度库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况说明原因并报财务部备案。库存预警：对于低值易耗品（如A4纸、签字笔），当库存低于“安全库存量”（如A4纸安全库存为5包）时，行政部需及时补充采购，保证日常供应。表单模板《办公用品申领单》序号项目内容1申领部门市场部2申领人*某某3申领时间YYYY-MM-DD4物品名称A4复印纸（80g）5规格型号A46单位包7申领数量108申领事由部门月度宣传物料制作9预计使用日期YYYY-MM-DD10审批意见部门负责人：某某（签字）行政部：主管（签字）《办公用品发放登记表》序号发放日期物品名称规格发放数量领用人领取人签字1YYYY-MM-DD签字笔黑色2支*某某*某某2YYYY-MM-DD文件夹A45个*某某*某某关键提示办公用品申领需按“按需申领、杜绝浪费”原则，禁止为个人申领非工作所需物品；耐用品（如办公椅、U盘）需登记资产编号，领用人离职时需办理归还手续；行政部每季度更新《办公用品价格清单》，保证采购价格透明，各部门可随时查询；紧急申领（如会议前发觉墨盒不足）可通过企业直接联系行政部，事后需补填《办公用品申领单》。三、内部文件流转与归档流程适用情境适用于公司内部各类正式文件（如通知、制度、报告、请示等）的起草、审核、审批、签发、传阅、归档全流程管理。操作步骤1.文件起草起草人：根据工作需求起草文件，保证内容准确、逻辑清晰、格式规范（标题、主送机关、附件、发文机关、日期等要素齐全）。校对审核：起草人完成初稿后，自行校对文字、数据及格式，保证无错漏；涉及跨部门内容的，需提前征求相关部门意见并修改完善。2.审批与签发逐级审批：按文件重要性及审批权限流转：一般文件（如部门通知）：部门负责人审核→分管领导审批；重要文件（如公司制度、年度报告）：部门负责人审核→分管领导审批→总经理审批。签发：审批通过后，由总经理或分管领导签发，明确“同意印发”“修改后印发”或“不予印发”意见。3.分发与传阅分发：行政部根据签发意见，确定文件分发范围（如“各部门负责人”“全体员工”），通过企业/邮件发送电子版，纸质版需加盖公司公章后送达各部门。传阅登记：纸质文件传阅时，接收人需在《文件传阅登记表》签字，注明“已阅”及日期，传阅后及时归还行政部，保证文件不遗失、不涂改。4.归档与管理归档范围：已办结的正式文件（含审批稿、签发稿、正本、附件）均需归档，保存期限参考《公司档案管理办法》（如制度类文件保存10年，通知类文件保存3年）。归档流程：行政部每季度对文件进行分类整理，按“年份-月份-文件类型”编号（如“2024-08-制度-001”），编制《文件归档清单》，存入档案柜并做好电子备份。借阅与销毁：员工因工作需要借阅文件，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批后，在行政部借阅，借阅期限不超过3天；超过保存期限的文件，需经总经理审批后，由行政部统一销毁并记录销毁清单。表单模板《文件审批流转单》序号项目内容1文件名称《公司考勤管理制度（2024年修订版）》2起草部门人力资源部3起草人*某某4起草日期YYYY-MM-DD5主送机关全体员工6文件摘要规范员工考勤打卡、请假流程，明确迟到早退处理办法7部门审核*某某（人力资源部负责人）：内容完整，同意报审8分管领导审批*总（分管领导）：制度合理，同意印发9总经理签发*总（总经理）：同意印发，自2024年X月X日起执行《文件传阅登记表》序号文件名称传阅日期传阅范围接收人接收人签字传阅日期1关于2024年中秋放假的通知YYYY-MM-DD各部门负责人*某某*某某YYYY-MM-DD2项目进展报告YYYY-MM-DD项目组全体*某某*某某YYYY-MM-DD关键提示文件标题需简洁明确，避免使用“关于……的……关于……”等冗余表述；涉及敏感信息（如财务数据、人员调整）的文件，需严格控制传阅范围，严禁外泄；电子文件需按“部门-年份-月份”分类存储至公司共享服务器，定期备份；文件修改时，需在修改处标注“修订说明”（如“第3条增加‘病假需提供医院证明’”），避免歧义。四、外部访客接待流程适用情境适用于公司外部访客（如客户、合作伙伴、人员、应聘者等）的预约、接待、引导、送别及记录工作，体现公司专业形象，保证接待有序。操作步骤1.预约与登记发起预约：对接人（业务员/行政人员）提前与访客确认接待信息，填写《访客预约登记表》，内容包括：访客姓名、单位、职务、联系方式；到访时间、事由、对接部门及对接人；访客人数（含随行人员）、特殊需求（如是否需要翻译、轮椅等）。确认与通知：对接人将预约信息提交至行政部，行政部提前1个工作日通过短信/电话向访客发送确认通知，含公司地址、楼层、交通指引及联系人信息。2.接待准备环境布置：行政部提前30分钟清理接待区（如会议室、前台），保证桌面整洁、茶水充足（根据访客偏好准备茶/咖啡/矿泉水），摆放公司宣传资料。人员安排：对接人提前到达接待区，佩戴工牌；重要访客需安排部门负责人或分管领导陪同。3.接待实施迎接引导：访客到达后，前台人员主动上前问候（“您好，请问是公司的先生/女士吗？我是行政部*某某，这边请”），引导至接待区或会议室。接待交流：对接人引导访客就座，奉上茶水，简要介绍公司情况；交流过程中保持专业礼貌，注意倾听，避免随意打断；若需参观办公区域，需提前告知路线，避免打扰其他员工。突发情况处理：若访客临时迟到，对接人需及时联系确认原因，调整接待计划；若访客提出超出接待范围的需求（如索取敏感资料），需礼貌拒绝并汇报上级。4.送别与记录送别：接待结束后，对接人送访客至公司门口或电梯口，握手道别（“感谢您的到访，期待下次合作”），重要访客需由陪同人员送至楼下。记录归档：对接人填写《访客接待记录表》，内容包括：接待时间、访客信息、接待事由、接待结论、后续跟进事项，提交至行政部存档；行政部每周汇总接待记录，报总经理备案。表单模板《访客预约登记表》序号项目内容1访客姓名2访客单位科技有限公司3访客职务市场总监4联系方式5到访时间YYYY-MM-DDHH:MM6接待事由合作项目洽谈7对接部门销售部8对接人*某某9访客人数2人（含随行助理）10特殊需求无《访客接待记录表》序号接待日期访客姓名单位名称接待事由接待结论后续跟进接待人1YYYY-MM-DD科技有限公司项目洽谈初步达成合作意向下周提交方案*某某2YYYY-MM-DD部门政策调研配合提供资料整理反馈报告*某某关键提示访客预约需提前1个工作日完成，紧急预约（如临时到访）需对接人直接联系行政部，保证接待准备到位；接待区禁止堆放杂物，保持空气清新；茶水温度适中（避免过烫），杯具需清洁无污渍；交流时注意保护公司机密，不随意透露未公开的商业信息；访客离开后，及时清理接待区，恢复原状，避免影响后续使用。五、员工差旅申请与报销流程适用情境适用于公司员工因公出差（如客户拜访、项目调研、参加会议等）的交通、住宿、餐饮等费用的申请、审批、报销及账务处理。操作步骤1.差旅申请发起申请：员工出差前填写《差旅申请表》，注明以下信息：出差人姓名、部门、职务；出差地点、时间（起止日期）、出差事由；往返交通方式（如高铁/飞机/汽车）、预估交通费用；住宿标准（按公司规定，如经理级以上500元/晚，以下300元/晚）、餐饮标准（200元/天）；需陪同人员及出差目的（如“拜访客户，推进合同签订”）。提交审批：申请表提交至部门负责人审批，出差超过3天或单次费用超过3000元需额外提交至分管领导审批。2.出差执行行程调整：出差期间如需变更行程（如延长出差时间、更改地点），需提前1天向审批人报备，获批后执行；费用控制：员工需按申请标准消费，超支部分需自行承担（特殊情况需提前书面申请，经审批后方可报销）；票据留存：妥善保管交通票据（发票、行程单）、住宿发票、餐饮发票等，票据抬头需为公司全称，项目名称填写“差旅费”。3.报销申请整理票据：出差返回后3个工作日内，员工整理票据，粘贴在《差旅报销单》上，注明报销金额、出差事由、票据明细（如“高铁票：北京-上海，金额X元；住宿费：酒店，金额X元”）。提交审批：报销单附《差旅申请表》复印件，提交至部门负责人审核，财务部复核票据真实性及合规性。费用发放：审批通过后，财务部于5个工作日内将报销款项发放至员工工资卡，超支部分从当月工资中扣除。4.账务处理与存档账务登记：财务部根据报销单登记差旅费用台账，按部门、月份统计差旅支出，编制《月度差旅费用报表》。票据存档：财务部将报销单、票据等按“月份-员工姓名”分类存档，保存期限不少于5年，以备审计。表单模板《差旅申请表》序号项目内容1出差人*某某2部门市场部3职务业务员4出差地点上海5出差时间YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD（共3天）6出差事由参加行业展会，拜访客户7交通方式高铁（二等座）8预估交通费800元（北京-上海往返）9住宿标准300元/晚10餐饮标准200元/天11审批意见部门负责人：某某（签字）分管领导：总（签字）《差旅报销单》序号报销项目发票日期发票号码金额（元）备注1高铁票YYYY-MM-DD400北京-上海，二等座2住宿费YYYY-MM-DD600酒店，2晚，300元/晚3餐饮费YYYY-MM-DD