质量管理体系自查及问题反馈清单

质量管理体系自查及问题反馈清单一、适用场景与核心价值本工具适用于各类企业质量管理体系（如ISO9001、IATF16949等）的内部自查、外部审核前准备、体系推行阶段性评估等场景。通过结构化自查，可系统识别体系运行中的薄弱环节，保证质量活动符合标准要求、满足客户期望，同时为持续改进提供数据支撑，降低质量风险，提升管理效率。核心价值在于：明确检查边界、统一评价标准、推动问题闭环、强化体系落地。二、标准化操作流程（一）自查准备阶段明确自查范围与依据根据体系标准（如ISO9001:2015）、企业质量手册、程序文件及相关法规，确定本次自查的覆盖范围（如“研发过程”“生产过程”“供应链管理”等）和核心检查条款（如“文件控制”“风险应对”“客户反馈处理”等）。示例：若为生产体系自查，需重点检查“生产设备维护”“过程参数监控”“不合格品控制”等条款。组建自查小组与分工由质量负责人担任组长，组员包括各业务模块负责人（如生产部主管、研发工程师、采购专员等）及内审员，保证覆盖质量全流程。明确分工：组长统筹协调，组员按模块划分检查责任（如生产部主管负责生产过程自查，研发工程师负责设计文件自查）。准备检查工具与资料收集体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书）、记录表格（如《设备维护记录》《不合格品处理单》《客户投诉台账》）、法规标准清单等，作为检查依据。准备自查表、访谈提纲、拍照记录工具等，保证检查过程可追溯。（二）自查实施阶段文件记录核查抽查近3-6个月的体系运行记录，核对记录的完整性、准确性和规范性。示例：检查《设计评审记录》是否包含评审结论、参与人员签字及整改项跟踪；《内部审核报告》是否覆盖所有发觉的不符合项及整改验证结果。现场过程验证至生产/办公现场，观察实际操作与文件规定的一致性，重点关注关键过程、特殊过程及高风险环节。示例：查看生产线操作人员是否按《作业指导书》要求操作设备；质检员是否使用校准合格的量具进行检验；不合格品是否按规定隔离标识。人员访谈沟通与不同层级人员（一线员工、班组长、部门主管）进行访谈，知晓其对体系要求的理解程度及执行中的困难。示例：询问一线员工“是否清楚本岗位的质量责任？”“发觉质量问题后应如何报告？”；询问部门主管“本部门质量目标完成情况如何？未完成的原因是什么？”。数据趋势分析调取质量数据（如产品合格率、客户投诉率、内不符合项数量），分析趋势变化，识别潜在风险。示例：若近3个月“客户投诉重复率”上升10%，需排查是否为设计缺陷或过程控制问题导致。（三）问题记录与分类阶段填写问题记录表对自查中发觉的不符合项或潜在问题，详细记录“问题描述、发生环节、涉及文件/记录、责任部门、严重程度”等信息，保证问题描述具体（避免“管理混乱”“执行不到位”等模糊表述）。示例：问题描述为“注塑车间《设备日常点检记录》中，3号注塑机2023年10月15点检项‘润滑系统压力’未填写实测值，仅标注‘正常’，不符合《设备管理程序》4.2.1条‘点检记录需包含实测数据’的要求”。问题等级划分根据问题影响程度，划分为三级：严重不符合：体系失效导致产品不满足安全/法规要求，或可能导致重大客户投诉/损失；一般不符合：体系局部未按要求执行，未造成实际质量损失，但可能影响体系有效性；观察项：潜在风险或改进机会，暂不符合判定标准，但需关注趋势。（四）反馈与整改阶段问题反馈与确认自查小组将问题记录表反馈至责任部门，召开问题确认会，与责任部门共同核对问题描述的准确性，避免争议。示例：生产部主管*对“设备点检记录”问题无异议，确认点检人员未按规范填写，并说明原因为“新员工培训不足”。制定整改措施责任部门针对问题原因（如培训不足、文件缺失、资源短缺等），制定具体、可落地的整改措施，明确“整改内容、责任人、完成时限、验证方式”。示例：针对“新员工培训不足”，整改措施为“由生产部培训专员*于11月10日前完成《设备点检规范》专项培训，并组织考试，考试合格后方可上岗；11月底前对所有点检记录进行自查，保证规范填写”。整改跟踪与验证质量管理部*跟踪整改进度，责任部门按时提交整改证据（如培训记录、整改后照片、自查报告等）；自查小组对整改结果进行现场验证，确认问题是否关闭，若整改不彻底，需重新制定整改措施。三、自查及问题反馈清单模板质量管理体系自查及问题反馈清单基本信息自查时间______年______月______日至______年______月______日自查部门/范围□体系全貌□研发模块□生产模块□采购模块□销售模块□其他：______自查组长_______________（质量负责人*）自查组成员_______________、_______________、_______________检查依据□ISO9001:2015□企业质量手册□程序文件□其他：______序号检查项目检查内容检查方法检查结果问题描述责任部门严重程度整改措施责任人完成时限验证结果验证人1文件控制1.体系文件是否经过审批发放？2.作废文件是否已回收/标识？3.文件修订记录是否完整？查阅文件台账、抽查3份文件□符合□不符合2023版《生产过程控制程序》（编号：QP-003）未标注发放版本号，发放记录中未签字确认生产部一般不符合1.质量管理部*于11月5日前完成文件版本号补充及发放记录签字；2.11月10日前对所有文件台账自查生产部主管*11月10日□已关闭□未关闭_______________2生产过程控制1.关键工序参数是否按工艺执行？2.首件检验是否100%完成？3.不合格品是否隔离标识？现场抽查2条生产线、查阅首件检验记录□符合□不符合注塑车间首件检验记录中，未记录“模具温度”实测值，仅标注“合格”生产部一般不符合1.检验员立即补充首件检验记录模具温度值；2.生产部培训专员于11月8日前完成《首件检验规范》培训检验员*11月8日□已关闭□未关闭_______________3人员培训1.关键岗位人员是否持证上岗？2.年度培训计划是否完成？3.培训效果是否评估？查阅培训记录、抽查3名员工证书□符合□不符合新入职质检员*未取得“质量检测资格证书”，仅完成入职培训，未进行岗位技能考核人力资源部严重不符合1.人力资源部于11月15日安排质检员参加资格证书培训及考试；2.11月20日前完成岗位技能复评人力资源部主管*11月20日□已关闭□未关闭_______________4客户反馈处理1.客户投诉是否在24小时内响应？2.投诉原因分析是否彻底？3.纠正措施是否有效？查阅《客户投诉台账》、抽查2起投诉案例□符合□不符合2023年9月客户反馈“产品包装破损”投诉，未在24小时内响应，响应记录缺失销售部一般不符合1.销售部*立即补充投诉响应记录；2.11月12日前修订《客户投诉处理程序》，明确24小时响应时限销售部主管*11月12日□已关闭□未关闭_______________…………………备注：检查结果“符合”打“√”，“不符合”打“×”；问题描述需包含“人、机、料、法、环、测”具体要素，示例：“注塑机（机）参数设置偏差，导致产品尺寸超差（料），操作员（人）未按《作业指导书》（法）要求校准”；整改措施需具体可验证，避免“加强培训”“加强管理”等笼统表述；验证结果需附证据（如照片、记录复印件等）。四、使用关键提示（一）自查客观性原则避免主观臆断，以事实为依据，所有问题描述需有文件、记录或现场证据支撑；对“观察项”需关注，若同类问题重复出现，应升级为“一般不符合”项管理。（二）问题分类准确性严重不符合项需立即整改，必要时暂停相关工序，并上报最高管理者*；一般不符合项需在1个月内完成整改，观察项需每