企业行政管理标准化流程手册

企业行政管理标准化流程手册前言本手册旨在规范企业日常行政管理行为，统一工作标准，提升行政服务效率，保障企业各项运营活动有序开展。手册适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公设备管理、会议室使用、印章管理、差旅管理、档案管理等核心行政流程，供各部门在开展行政工作时参考执行。一、办公设备采购与管理流程适用情境新员工入职需配置办公设备（电脑、办公桌椅等）；现有办公设备损坏无法修复需更换；部门因业务发展新增办公设备需求。操作步骤步骤1：需求提出申请人（部门员工或部门负责人）填写《办公设备采购申请表》，注明设备名称、规格型号、数量、用途、预估单价及总价，并附部门负责人签字确认。步骤2：部门审核部门负责人*对申请需求的合理性（如是否为必需配置、是否符合部门预算）进行审核，确认无误后签字转交行政部。步骤3：行政部审核行政部收到申请后，2个工作日内完成审核：核对设备配置是否符合企业办公设备标准（如新员工电脑配置标准为i5处理器、8G内存）；审查设备预算是否在部门年度预算范围内，超预算需提交总经理*审批。步骤4：采购执行审核通过后，行政部根据设备类型选择采购方式：单价5000元以下：从企业合格供应商名录中比价采购，优先选择性价比高的供应商；单价5000元以上：需进行3家供应商比价，形成《采购比价报告》经行政部负责人及总经理审批后执行。步骤5：到货验收设备到货后，行政部与申请人共同验收：核对设备名称、规格型号、数量是否与申请一致；检查设备外观是否完好、功能是否正常，验收合格后双方签字确认。步骤6：资产登记行政部在3个工作日内将设备信息录入《企业固定资产台账》，粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、使用人、领用日期），并更新电子资产管理系统。步骤7：领用发放申请人凭签字确认的《办公设备采购申请表》及验收单到行政部领用设备，签署《办公设备领用责任书》，明保证管责任。表单模板办公设备采购申请表申请部门申请人联系方式设备名称规格型号数量预估单价（元）总价（元）用途说明需求日期部门负责人*签字行政部审核意见审核人：采购执行情况经办人：验收结果验收人：申请人：执行要点需求描述需具体明确，避免“一台电脑”“办公文具”等模糊表述；采购需优先从合格供应商名录中选择，保证设备质量及售后保障；验收时需测试设备核心功能（如电脑开机速度、接口可用性），避免问题设备流入使用；资产登记信息需完整准确，电子台账与纸质台账保持一致；员工离职时，需将办公设备交还行政部，确认无损坏后办理注销手续。二、会议室使用与管理流程适用情境部门内部会议、跨部门协作会议；客户接待、外部单位洽谈；培训、讲座、小型活动等。操作步骤步骤1：申请预约申请人通过企业会议室预约系统或填写《会议室使用申请表》，选择会议室、使用时间（精确到30分钟）、会议主题、人数及所需设备（如投影仪、麦克风、白板笔等），提前1-3个工作日提交申请。步骤2：审核确认行政部收到申请后1个工作日内审核：核查会议室是否已被占用，避免时间冲突；确认人数与会议室容量匹配（如10人以下优先选用小型会议室，10-30人选用中型会议室）。审核通过后，系统发送确认通知或申请人收到签字确认的申请表；如遇冲突，行政部需协调调整时间或推荐其他会议室。步骤3：会前准备行政部根据申请要求提前30分钟准备会议室：开通设备电源，调试投影仪、麦克风、空调等设备；摆放座椅、矿泉水、会议记录本及白板笔等物资；重要会议（如客户接待、外部洽谈）需提前摆放企业宣传资料。步骤4：使用管理申请人提前10分钟进入会议室，检查设备是否正常运行；会议期间，需保持会议室安静，禁止吸烟、乱扔垃圾；如需延长使用时间，需提前2小时通过系统或联系行政部申请，避免影响后续会议安排。步骤5：后续整理会议结束后，申请人需关闭设备电源、整理座椅、带走个人物品及会议资料；行政部工作人员在1小时内检查会议室，确认设备完好、环境整洁后，恢复会议室初始状态。表单模板会议室使用申请表申请人部门申请人会议主题使用日期开始时间结束时间参会人数所需会议室小型/中型/大型所需设备□投影仪□麦克风□白板□其他：特殊需求（如茶水、横幅等）行政部审核意见审核人：使用确认申请人签字：日期：执行要点会议室预约遵循“先到先得”原则，紧急会议可优先协调；设备使用前需检查功能，如遇故障及时联系行政部维修，不得擅自拆卸；禁止在会议室举办与工作无关的活动，不得占用会议室存放个人物品；如需取消预约，需提前2个工作日在系统撤销或通知行政部，避免资源浪费；会议室设备损坏需照价赔偿，由行政部出具《设备损坏赔偿通知单》。三、印章使用与管理流程适用情境对外签订合同、协议；出具企业证明、介绍信；内部公文、函件审批；其他需加盖印章的正式文件。操作步骤步骤1：用印申请申请人填写《印章使用申请表》，注明用印单位/人、用印事由、文件名称及份数、印章类型（公章、合同章、财务章、法人章等），并附需盖章文件的复印件（涉密文件需标注密级）。步骤2：权责审核根据印章类型分级审核：公章、合同章：部门负责人审核，行政部负责人复核，总经理*审批；财务章：财务部负责人审核，总经理审批；法人章：总经理或其授权人审批。审核重点：文件内容是否合规、用印依据是否充分（如合同需附审批单）、份数是否与申请一致。步骤3：用印登记审核通过后，印章保管人（行政部专员*）核对申请表与文件一致，在《印章使用登记表》中记录：用印日期、用印单位/人、文件名称、份数、审批人、经办人等信息，申请人签字确认。步骤4：印章使用印章保管人核对无误后，在指定位置加盖印章，要求：印迹清晰、端正，覆盖文件关键内容（如合同签字处、证明文件落款处）；严禁在空白纸张、空白合同、空白表格上加盖印章（特殊审批除外）。步骤5：文件归档用印后的文件原件由行政部留存1份（复印件需注明“与原件一致”并加盖印章），与《印章使用申请表》《印章使用登记表》一并归档保存，保存期限不少于5年。表单模板印章使用申请表申请部门申请人用印日期用印事由文件名称份数印章类型附件材料□合同□审批单□证明文件□其他：部门负责人*签字审批意见审批人：归档情况经办人：执行要点用印文件需内容完整、手续齐全，严禁在未审核文件上盖章；印章保管人需妥善保管印章，下班前锁入专用保险柜，不得转借、代存；如发觉用印文件存在违规风险，印章保管人有权拒绝用印并及时向行政部负责人*报告；印章遗失或损坏需立即向行政部及总经理*报告，并登报公告作废，补办新印章需按审批流程重新申请。四、差旅申请与费用管理流程适用情境员工因公外出参会、培训；客户拜访、项目调研、业务拓展；其他需离开常驻工作地的公务活动。操作步骤步骤1：行程申请申请人填写《差旅申请单》，注明出差事由、起止时间、出差地点、交通方式（火车/飞机/汽车）、住宿标准（参照企业差旅费管理办法，如一线城市不超过400元/天）、出差人数及预算，附会议通知、客户邀请函等支撑材料，经部门负责人*审核。步骤2：行政部备案行政部收到申请后1个工作日内备案，核查出差行程合理性（如是否为最短路径、出差时间是否必要），避免重复出差或非必要长途出差。步骤3：费用预支如需预支差旅费，申请人凭审批通过的《差旅申请单》到财务部填写《借款单》，按预算金额的80%预支，借款需在出差返回后10个工作日内冲销。步骤4：差旅执行员工出差需遵守交通、住宿标准，优先选择公共交通工具，如需乘坐飞机需经济舱；住宿需选择合规酒店，索取增值税普通发票（发票抬头为企业全称，项目需填写住宿费）。步骤5：费用报销出差返回后3个工作日内，申请人整理差旅费用票据（交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等），填写《差旅费用报销单》，附电子行程单（如机票）、发票原件及《差旅申请单》复印件，经部门负责人*审核后提交财务部。步骤6：费用核销财务部收到报销单后5个工作日内完成审核：核查票据真实性、合规性（如发票是否在有效期内、抬头是否正确）；对照《差旅申请单》核查实际费用是否超标，超标部分需说明原因并经总经理*审批；审核通过后，通过银行转账支付报销款项，冲销预支借款（如有）。表单模板差旅申请及费用报销单申请人部门申请人出差事由出差地点开始时间结束时间交通方式□火车□飞机□汽车□其他：住宿标准（元/天）预估费用实际费用预支金额报销金额退补金额部门负责人*签字财务部审核意见审核人：总经理*审批意见审批人：执行要点差旅申请需提前3个工作日提交，紧急出差可事后补申请（需注明原因）；交通、住宿费用不得超标，如遇特殊情况超标需书面说明并经总经理*审批；祟据需为合规发票，手写发票、过期发票不予报销；伙食补助、市内交通补助按企业标准发放（如伙食补助100元/天，市内交通补助50元/天），无需提供发票；出差期间需保持通讯畅通，每日向部门负责人*汇报工作进展。五、档案归档与管理流程适用情境企业重要文件（如合同、章程、制度）；部门业务文件（如项目资料、会议纪要、客户资料）；证照资质（如营业执照、资质证书、获奖证明）；其他具有保存价值的纸质或电子文件。操作步骤步骤1：文件分类行政部统一制定《企业档案分类表》，将档案分为以下类别：A类：行政管理（制度、通知、会议纪要等）；B类：经营管理（合同、报表、项目资料等）；C类：人事管理（员工档案、劳动合同、薪酬记录等）；D类：证照资质（营业执照、许可证、证书等）；E类：其他（重要邮件、外部函件等）。步骤2：整理归档各部门在文件形成后1周内完成整理：对纸质文件：去除金属夹、回形针，按时间顺序排序，编写页码，加装档案封面；对电子文件：命名格式为“类别-年份-部门-文件名”（如“A-2023-行政部-年度工作计划”），存储至企业指定服务器文件夹。步骤3：登记入库行政部收到档案后2个工作日内登记：填写《档案归档登记表》，注明档案名称、文件编号、形成部门、归档日期、密级（公开/内部/秘密）、份数、存放位置（档案柜编号/电子文件夹路径）；纸质档案粘贴标签（标签包含档案编号、名称、密级），放入档案柜；电子档案录入档案管理系统，设置查阅权限。步骤4：查阅借阅员工查阅档案需填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的、档案名称及份数，经部门负责人审批；涉密档案需经总经理审批。查阅档案需在行政部指定区域进行，不得带出档案室；如需借阅，借阅期限不超过3个工作日，到期需归还，逾期需说明原因。步骤5：定期销毁行政部每年年底对到期档案进行鉴定（保存期限参照《档案保管期限表》），对无保存价值的档案填写《档案销毁申请表》，经部门负责人、总经理审批后，由2人以上监销，保证销毁过程完整记录。表单模板档案归档登记表档案名称文件编号形成部门归档日期密级□公开□内部□秘密份数存放位置（档案柜编号/电子路径）保管期限归档人审核人：查阅记录查阅人：日期：用途：执行要点档