2026年医药制造公司员工档案数字化管理制度

2026年医药制造公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案数字化管理工作，提升档案管理效率与安全性，保障员工个人信息权益，结合医药制造行业研发、生产、质控等岗位档案管理特性，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《劳动合同法》等法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司总部及各分支机构所有正式在岗、离职、退休员工的档案数字化采集、存储、查阅、维护、销毁等全流程管理，涵盖员工入职档案、资质档案、绩效档案、异动档案等所有纸质档案的数字化转化及原生电子档案的规范管理；临时性、兼职性员工档案数字化管理参照本制度执行。第三条员工档案数字化管理遵循“合规安全、真实完整、便捷高效、分类管理、权责明确”的核心原则：严格遵守个人信息保护法规，确保档案数据安全；数字化档案与纸质档案内容一致，无遗漏、无篡改；优化档案查阅使用流程，提升管理效率；结合医药行业岗位特性分类管理档案数据；明确各环节管理责任，确保全程可追溯。第四条公司人力资源部为员工档案数字化管理的归口部门，负责档案数字化体系搭建、数字化采集实施、档案系统运维及数据安全管控；信息技术部协助搭建档案数字化管理系统，保障系统稳定运行及数据存储安全；各部门配合提供本部门员工的岗位资质、绩效等补充档案材料，确保数字化档案完整。第二章档案数字化范围与标准第五条档案数字化覆盖范围：（一）基础信息档案：员工身份证、学历学位证书、入职登记表、劳动合同等基础身份及用工信息；（二）岗位资质档案：研发人员的医药研发相关资质证书、质控人员的GMP（药品生产质量管理规范）从业资质、生产岗位的特种作业操作证、健康证明等岗位专属资质；（三）履职档案：员工绩效考核记录、奖惩记录、岗位异动记录、培训记录、加班考勤记录等履职相关材料；（四）离职/退休档案：离职申请、离职交接记录、经济补偿协议、退休审批材料等终止用工相关档案。第六条数字化采集标准：（一）扫描标准：纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，采用PDF格式存储，彩色档案按彩色模式扫描，黑白档案按灰度模式扫描，确保文字清晰、无模糊、无变形；（二）命名标准：数字化档案按“员工编号-档案类型-建档日期”统一命名，如“001-资质档案-20260101”，研发、质控等核心岗位额外标注岗位类型；（三）格式标准：原生电子档案优先采用PDF或加密文档格式存储，禁止使用易篡改的格式；音频、视频类档案（如培训记录、面试视频）采用通用格式存储，确保可正常读取。第三章数字化采集与录入第七条采集准备：人力资源部梳理现有纸质档案，按“一人一档”原则分类整理，剔除破损、重复材料，补充缺失的核心档案（如研发人员的项目资质证明、生产人员的健康档案），确保纸质档案完整后再开展数字化采集。第八条采集实施：（一）指定专人负责档案扫描采集，扫描前核对纸质档案信息，扫描后即时校验，确保数字化档案与纸质档案内容一致，无漏扫、错扫；（二）对研发、质控等核心岗位的特殊资质档案，扫描后额外进行人工复核，确保资质有效期、证书编号等关键信息清晰可辨；（三）原生电子档案（如电子劳动合同、线上培训记录）由人力资源部统一收集，按标准命名后录入档案管理系统，录入前核实信息真实性。第九条信息录入：数字化档案录入管理系统时，按“基础信息、资质信息、履职信息、异动信息”分类录入，标注档案密级（普通、核心），研发高管、质控负责人等核心岗位档案标注为核心密级，严格管控查阅权限。第十条采集核对：数字化采集完成后，人力资源部安排双人核对，核对内容包括档案完整性、清晰度、命名规范性，核对无误后签字确认；核对发现问题的，即时重新采集或修正，确保数字化档案准确无误。第四章档案存储与安全第十一条存储管理：（一）数字化档案存储于公司专用服务器，禁止存储于个人电脑、移动硬盘等非专用设备；信息技术部定期备份档案数据，采用“本地+异地”双备份模式，防止数据丢失；（二）按档案类型设置存储期限，基础信息档案永久存储，履职档案自员工离职/退休后保存5年，临时性资质档案按资质有效期延长1年存储；（三）研发、质控等核心岗位的资质档案，额外加密存储，仅授权专人可查看完整信息。第十二条安全管控：（一）档案管理系统设置分级权限，普通管理员仅可查看普通档案，核心档案需经人力资源部负责人审批后方可查看；系统登录采用“账号+密码+验证码”三重验证，定期更换密码；（二）禁止将数字化档案以任何形式外传，严禁向无关人员泄露员工档案信息，尤其是研发人员的项目资质、生产人员的健康档案等敏感信息；（三）信息技术部定期对档案管理系统进行安全检测，修复系统漏洞，防范黑客攻击、数据泄露等风险，留存安全检测记录。第五章档案查阅与使用第十三条查阅权限：（一）普通员工仅可查阅本人的基础档案信息（如入职登记表、劳动合同），需通过系统提交查阅申请，经人力资源部审核后查看；（二）部门负责人可查阅本部门员工的履职档案（如绩效考核、培训记录），核心资质档案需经人力资源分管领导审批；（三）研发、质控等核心岗位的档案，仅人力资源部指定专人及公司管理层可查阅，查阅时留存查阅记录。第十四条查阅流程：查阅人提交书面/线上查阅申请，注明查阅事由、档案范围、使用用途，经对应权限审批人批准后，在档案管理系统指定终端查阅，禁止下载、复制、打印核心档案；确需打印的，需额外审批，且打印后即时收回并登记。第十五条外部调阅：因劳动仲裁、合规检查等需向外部提供员工档案的，须经公司管理层审批，仅提供与事由相关的档案片段，隐去无关敏感信息，同时留存调阅记录及相关审批文件。第六章档案维护与销毁第十六条日常维护：人力资源部每季度核查数字化档案，及时更新员工异动信息（如调岗、晋升、资质续期），对过期资质档案标注失效状态，补充新的资质证明；研发人员新增项目资质的，即时采集录入系统。第十七条档案销毁：（一）达到存储期限的数字化档案，由人力资源部提出销毁申请，列明销毁档案清单，经公司管理层审批后实施；（二）销毁前再次核对档案清单，确保无核心档案、无未办结事项关联档案；销毁采用不可逆方式删除服务器及备份数据，留存销毁记录；（三）员工离职/退休后涉及劳动争议未办结的，相关档案暂缓销毁，直至争议办结后再按规定处理。第七章监督与责任追究第十八条监督机制：人力资源部每半年对档案数字化管理工作进行自查，核查档案完整性、安全性、查阅合规性；公司审计部门每年开展一次专项审计，确保制度落地执行。第十九条责任追究：（一）因操作失误导致档案缺失、篡改的，对相关责任人给予批评教育、绩效考核扣分；情节严重的，按公司制度处理；（二）违规查阅、泄露、外传员工档案信息的，视情节给予通报批评、降薪等处理；触犯法律法规的，移交相关部门处理；（三）信息技术部未按要求备份数据导致档案丢失，或未及时修复系统漏洞导致数据泄露的，追究相关人员管理责任。第八章附则第二十条本制度未尽事宜，参照《档案法》《个人信息保护法》等国