采购申请与审批流程表标准化采购模板

适用范围与应用场景本标准化采购模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中发生的各类采购需求场景，包括但不限于办公用品采购、生产设备采购、服务类采购（如咨询、维护）、低值易耗品批量采购等。尤其适合需要规范采购流程、明确审批责任、提升采购效率及合规性的中小型规模组织，可通过模板统一采购申请标准，避免因流程不清晰导致的审批延误、采购超预算或资源浪费问题。同时模板可根据不同采购金额、品类灵活调整审批层级，适用于跨部门协作的采购申请场景，保证采购活动与业务需求、财务预算及内控要求紧密结合。标准化操作流程指引一、采购需求发起与申请需求确认：申请人（部门负责人或指定人员）根据部门实际需求（如新增设备、补充耗材、服务外包等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价及总价，并核实需求是否符合部门年度预算计划。填写申请表：登录采购管理系统或标准化采购申请表（见模板部分），逐项填写完整信息，包括但不限于：申请部门、申请人联系方式、采购类别、物品详情、用途说明、预算科目、附件清单（如需求说明、比价记录、技术参数等）。保证信息真实、准确，无遗漏项。提交申请：将填写完整的申请表及附件提交至部门负责人进行初步审核，可通过线上系统流转或纸质表单签字后传递至下一环节。二、部门审核与需求复核部门负责人审核：部门负责人（如经理）重点审核采购需求的必要性、合理性及与部门工作计划的匹配度，确认数量、规格是否符合实际使用需求，预算是否在部门可控范围内。审核通过后，在申请表“部门审核意见”栏签字并注明日期；若需修改，则退回申请人补充调整。跨部门协调（如需）：涉及跨部门使用的采购物品（如共享设备、公共办公用品），需协调使用部门确认需求细节，避免重复采购或资源闲置。协调意见可作为附件补充或直接在申请表中备注说明。三、财务合规性与预算审查财务部门审核：财务专员（如财务主管）收到申请后，重点审查以下内容：预算科目是否正确，采购金额是否在部门剩余预算额度内；预估单价是否合理（可通过市场询价、历史采购数据对比核实）；采购是否符合企业财务制度及内控要求（如是否属于集中采购目录、是否需要履行招投标程序等）。出具审核意见：审核通过后，在“财务审核意见”栏签字确认；若预算不足或价格不合规，需注明原因并反馈至申请人调整（如降低采购数量、更换性价比更高的产品或申请追加预算）。四、分级审批与权限确认根据采购金额及品类重要性，设置分级审批权限，保证审批流程高效且责任明确：小额采购（如≤5000元）：由部门负责人及财务负责人双签审批后，可直接提交至采购部门执行；中等金额采购（如5000元-50000元）：除部门、财务审核外，需报请分管领导（如总监）审批；大额采购（如＞50000元）：需经分管领导初审后，提交至总经理办公会或决策委员会集体审议，审批通过后方可进入采购执行环节。五、采购执行与供应商对接采购任务分配：审批通过后，采购部门（或指定采购专员，如采购员）根据申请需求制定采购计划，明确采购方式（如询比价、招标、单一来源采购等）。供应商选择：按照企业采购管理制度，通过合格供应商库或公开渠道筛选至少3家供应商进行比价（紧急采购除外），优先选择性价比高、资质齐全、服务优质的供应商，形成比价记录作为附件存档。下单与合同签订：确定供应商后，采购专员下达采购订单，明确交货时间、地点、质量标准、付款方式等条款；若涉及金额较大或服务周期较长，需签订正式采购合同，合同文本需经法务部门（或指定合规人员）审核无误后生效。六、入库验收与财务结算物品/服务验收：采购物品送达后，由申请人所在部门、采购部门及使用部门共同验收（服务类项目需由需求部门确认完成情况），重点核对物品名称、规格、数量、质量是否与订单一致，并填写“入库验收单”，验收人（如部门代表、仓管员）签字确认。问题处理：若验收不合格（如破损、型号不符、质量不达标），需在3个工作日内联系供应商退换货或整改，直至验收合格后方可入库。财务结算：验收合格后，采购专员将采购申请表、订单、合同、入库验收单、发票（合规票据）等材料提交至财务部门，财务部门审核无误后办理付款手续，完成采购闭环。采购申请与审批流程表模板采购申请与审批流程表申请单号申请日期紧急程度申请部门申请人*联系方式采购类别□办公用品□设备□服务□耗材□其他：______预算科目剩余预算物品/服务详情序号名称规格型号单位数量12用途说明附件清单□需求说明□比价记录□技术参数□合同草案□其他：______审批流程部门审核意见审核人：*日期：______□同意□不同意（原因：______________________）财务审核意见审核人：*日期：______□同意□不同意（原因：______________________）领导审批意见审批人：*日期：______□同意□不同意□补充说明（意见：______________________）采购执行情况采购员：*供应商名称：______________________订单号：______________________实际采购金额：______元交付日期：______入库验收情况验收人：*验收日期：______□合格□不合格（处理结果：______________________）使用要点与注意事项信息完整性：申请表所有带“*”项及采购类别、规格型号、数量等关键信息必须填写完整，避免因信息缺失导致审批延误或采购偏差。预算前置管理：申请前需确认部门剩余预算，超预算采购需提前按规定流程申请追加预算，未获批前不得提交申请。审批层级合规：严格按照分级审批权限执行，不得跳过审批环节或简化流程，大额采购需保留集体审议记录（如会议纪要）。附件规范：比价记录、技术参数、需求说明等附件需真实有效，与申请内容一致，保证采购过程可追溯、可审计。验收与结算：物品验