会议筹办协议书

会议筹办协议书甲方（委托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方拟举办[会议名称]会议（以下简称“本次会议”），并委托乙方负责会议的筹办工作，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》相关规定，达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.会议规模：预计参会人数为[X]人二、服务内容及要求1.会议筹备协助甲方完成会议策划方案，包括但不限于会议议程安排、主题设定、嘉宾邀请等，确保会议内容符合甲方需求及行业规范。根据会议规模及场地情况，合理安排会议场地，包括场地预订、布置设计（如舞台搭建、音响设备安装、灯光布置、桌椅摆放等），营造与会议主题相符的氛围。负责会议资料的准备与制作，如会议手册、嘉宾资料、宣传资料等，保证资料内容准确、完整、清晰，符合会议主题及甲方要求。2.会议组织与执行负责会议期间的接待工作，包括参会人员签到、引导入座、餐饮安排、住宿协调等，提供热情、周到、专业的服务，确保参会人员的舒适体验。按照会议策划方案，组织会议的各项活动，如开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等，保证活动流程顺畅，环节紧凑，无明显延误或差错。安排专人负责会议期间的设备保障，确保音响、灯光、投影仪等设备正常运行，及时处理设备突发故障，保障会议的顺利进行。负责会议期间的安全保卫工作，制定安全预案，确保会议场地及周边环境安全，防止发生意外事故，保障参会人员的人身和财产安全。3.会议宣传推广根据甲方提供的信息及会议目标受众，制定宣传推广方案，选择合适的宣传渠道，如线上媒体（行业网站、社交媒体平台等）、线下渠道（行业展会、海报张贴等）进行宣传，提高会议的知名度和影响力，并及时向甲方反馈宣传效果。负责会议官方网站或线上平台的搭建与维护，确保网站信息准确、更新及时，具备报名、资料下载、互动交流等功能，方便参会人员获取会议相关信息。制作会议宣传视频、海报、邀请函等宣传资料，突出会议亮点和特色，吸引潜在参会人员报名参加。三、双方权利与义务（一）甲方权利义务1.权利有权对乙方的筹备工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定及甲方需求提供服务，并对服务质量进行评估。有权知晓会议筹备工作的进展情况，定期获取工作汇报。2.义务向乙方提供与本次会议相关的详细信息，包括但不限于会议主题、参会人员范围、会议预算等，确保乙方能够准确理解甲方需求，开展筹备工作。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方开展工作，如提供必要的文件资料、协调内部人员配合等，为会议筹备创造良好条件。在会议筹备过程中，如因甲方原因导致筹备工作出现变更或调整，应及时通知乙方，并承担由此可能产生的额外费用。（二）乙方权利义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定提供必要的协助和支持，如提供相关资料、确认会议细节等。按照本协议约定收取服务费用。根据实际情况，在不违反本协议约定及甲方要求的前提下，对筹备工作的具体方式和方法进行合理调整和优化。2.义务按照本协议约定的服务内容及要求，认真履行筹备职责，确保会议顺利举办，达到甲方预期目标。严格遵守法律法规及行业规范，在筹备过程中采取必要的安全措施，保障会议的合法性、安全性和专业性。定期向甲方汇报筹备工作进展情况，及时沟通解决筹备过程中出现的问题，接受甲方的监督和检查。对会议筹备过程中涉及的甲方商业秘密、参会人员信息等予以保密，不得泄露给任何第三方。会议结束后，向甲方提供会议总结报告，包括会议成果、经验教训、费用使用情况等。四、服务费用及支付方式（一）服务费用本次会议筹办服务费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。此费用包含乙方为完成本协议约定服务内容所需的全部费用，除本协议另有约定外，甲方无需再向乙方支付其他任何费用。（二）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写:[大写预付款金额]）。2.在会议筹备工作完成并经甲方验收合格后[X]个工作日内，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写剩余金额]）。乙方应在收到每笔款项后[X]个工作日内，向甲方开具合法有效的发票。五、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停筹备工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时乙方有权解除本协议，并要求甲方承担因此给乙方造成的全部损失。2.若因甲方原因导致筹备工作出现变更或调整，致使乙方增加额外工作量或费用支出的，甲方应承担相应的费用增加部分，并按照增加费用的[X]%向乙方支付补偿费用。3.若甲方违反保密义务，向第三方泄露会议相关信息，导致乙方遭受损失的，甲方应承担全部赔偿责任。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容及要求履行筹备职责，导致会议无法顺利举办或未达到甲方预期目标的，乙方应负责采取补救措施，如重新筹备会议、退还部分服务费用等，并承担由此给甲方造成的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定的时间向甲方汇报筹备工作进展情况，每逾期一次，应向甲方支付人民币[X]元的违约金。逾期超过[X]次的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的预付款及承担相应的违约责任。3.若乙方违反保密义务，泄露甲方商业秘密或参会人员信息，乙方应向甲方支付人民币[X]元的违约金，并承担由此给甲方造成的全部损失。同时，甲方有权解除本协议，乙方应返还已收取的全部服务费用。4.若乙方擅自将筹备工作转包给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的预付款及承担相应的违约责任。乙方应承担因此给甲方造成的全部损失。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。若双方在本协议履行过程中发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，一式两份