销售合同审查及管理工具集

销售合同审查及管理工具集适用工作场景与对象本工具集适用于企业销售业务全生命周期中的合同管理需求，具体场景包括：新签合同审查：与首次合作客户签订销售合同时需对合同条款进行全面合规性及商业风险评估；续签/变更合同审核：针对长期合作客户的合同到期续签或内容变更（如价格、交付周期、服务范围等），需确认条款一致性与风险变动；合同履约跟踪：合同签订后，对履行进度、回款情况、交付质量等进行动态监控，保证双方按约执行；历史合同归档与复盘：对已完成履约或终止的合同进行分类归档，定期分析条款风险点，优化后续合同模板。涉及角色包括销售代表、销售经理、法务专员、财务专员及管理层，需协同完成合同各环节管理工作。标准化操作流程第一步：合同接收与初步登记目标：保证合同信息完整，明确后续审查责任。操作人：销售助理/销售代表步骤说明：收到客户提交的合同文本（或草稿）后，核对合同基本信息是否齐全，包括：合同编号、签约双方全称、合同签订日期、标的物名称/规格、数量、单价、合同总金额、交付期限、付款方式、联系人及联系方式等。若信息缺失，立即与客户对接人*沟通补充，并记录沟通时间及结果；填写《合同基本信息登记表》（见工具表单1），合同电子版至公司合同管理系统，分配唯一合同编号，同步告知销售经理及法务专员。输出成果：完整的《合同基本信息登记表》、编号规范的合同电子文件。第二步：销售端初步合规性审查目标：从业务可行性角度审核合同核心条款，保证与销售策略一致。操作人：销售代表/销售经理*审查要点：标的物与价格条款：核对产品/服务名称、规格、数量、单价、总金额是否与报价单一致，是否存在价格异常（如远低于/高于历史成交价）；交付与验收条款：明确交付时间、地点、方式，验收标准是否符合公司产品说明，验收期限是否合理（如建议验收期不超过7个工作日）；付款条款：确认付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）、付款方式（电汇/承兑汇票等）、账户信息是否准确，避免约定“货到付款”等模糊表述；合作背景：评估客户信用状况（如历史回款记录、涉诉信息），必要时要求客户提供信用证明。输出成果：销售端《合同审查意见表》（见工具表单2），标注“通过”“需修订”或“需法务专项审查”。第三步：法务端专项风险审查目标：识别法律风险条款，保证合同合法性及权益保护。操作人：法务专员*审查要点：主体资格：核实签约方是否为合法存续的企业（通过“国家企业信用信息公示系统”查询），授权代表是否具有有效签字权限（需提供授权委托书）；权利义务条款：明确双方权利义务是否对等，如卖方交付义务与买方付款义务是否对应，避免约定“卖方承担所有运输风险”等单方责任；违约责任：核查违约金比例是否合理（一般不超过实际损失的30%），是否约定争议解决方式（建议优先选择公司所在地法院诉讼，明确管辖法院）；知识产权与保密条款：若涉及技术资料或定制化产品，需明确知识产权归属，保密期限（建议不低于合同终止后3年）及保密范围；不可抗力条款：定义是否明确（如自然灾害、战争等），是否约定通知义务及处理机制。输出成果：法务端《合同审查意见表》（见工具表单2），标注“无风险”“低风险”（需修订后通过）或“高风险”（建议终止合作）。第四步：财务端条款协同审查目标：保证财务相关条款符合公司资金管理要求。操作人：财务专员*审查要点：付款节点与金额：核对预付款比例（建议不超过30%）、质保金比例（建议5%-10%），避免约定“验收后一次性付清全款”；票据要求：明确发票类型（增值税专用发票）、开票时间（如交付后7个工作日内），避免约定“先开票后付款”可能导致的坏账风险；关联交易：若客户为公司关联方，需核查交易价格是否符合公允原则，履行内部审批程序。输出成果：财务端《合同审查意见表》（见工具表单2），与法务、销售端意见汇总后提交管理层。第五步：跨部门评审与修订确认目标：整合各方意见，形成最终合同文本。操作人：销售经理、法务专员、财务专员、管理层（如销售总监）步骤说明：召开跨部门评审会（或线上同步评审），针对审查意见中的争议点（如违约金比例、付款节点）进行协商，达成一致；由销售代表根据评审意见与客户对接人*沟通修订，法务专员审核修订后的合同文本，保证条款与评审结论一致；最终合同文本需由销售经理、法务专员、客户方授权代表签字并加盖公章（或合同章），扫描件至合同管理系统。输出成果：签字盖章的正式合同文本、评审会议纪要（若涉及重大修订）。第六步：合同归档与履约跟踪目标：规范合同存储，动态监控履行进度。操作人：销售助理、销售代表步骤说明：将正式合同原件（纸质版）移交档案室归档，电子版按“客户名称-合同编号-签订日期”分类存储；销售代表在合同管理系统录入《履约跟踪表》（见工具表单3），设置关键节点提醒（如交付前3天、付款日前5天）；履行过程中，记录交付物流单号、验收确认单、回款凭证等资料，若出现客户违约（如逾期付款），及时上报销售经理及法务专员，启动追责程序。输出成果：完整合同档案、实时更新的《履约跟踪表》。核心工具表单模板工具表单1：合同基本信息登记表合同编号客户全称合同类型（□新签□续签□变更）签订日期标的物名称规格型号数量单价（元）合同总金额（元）交付期限交付地点付款方式预付款比例客户联系人职务联系方式邮箱我方对接人销售部联系方式归档日期备注（如特殊条款、客户需求等）工具表单2：合同审查意见表审查环节审查人审查日期意见类型（□通过□需修订□高风险）销售端销售经理*法务端法务专员*财务端财务专员*具体修订意见：销售端：___________________________法务端：___________________________财务端：___________________________最终结论：□同意签订□修订后重新审查□拒绝签订|审批人（销售总监*）|日期|工具表单3：合同履约跟踪表合同编号客户名称履约阶段（□待交付□交付中□待验收□待回款□已完成）计划节点实际节点责任人交付情况物流单号验收单编号验收结果验收日期回款情况应收金额已收金额逾期天数逾期原因异常记录（如客户拒收、质量争议、付款延迟等）处理进展负责人关键风险提示与规范一、合同主体审查规范客户为企业的，需核实其《营业执照》副本（最新年检版本），确认经营范围与合同标的物匹配，避免超范围经营导致的合同无效风险；客户为自然人的，需核对证件号码原件，留存复印件，保证签约人具备完全民事行为能力；授权代签的，需提供《授权委托书》（载明授权范围、期限）及授权人证件号码复印件，避免无权代理风险。二、核心条款风险防范金额条款：合同总金额需同时包含大小写，大小写不一致时以大写为准；避免约定“最终金额以实际结算为准”等模糊表述，需明确结算标准（如按实际交付数量×单价）；交付条款：明确交付方式（如“卖方负责送货至买方指定地点，运费由卖方承担”），避免“交付”定义不清（如是否需签收、签收效力）；违约责任：避免约定“违约方承担一切损失”等概括性条款，需明确违约金计算方式（如“逾期付款违约金按应付金额的0.05%/日计算”）；争议解决：优先选择诉讼方式，并约定“由卖方所在地有管辖权的人民法院管辖”，避免约定仲裁机构（除非公司有明确合作仲裁机构）。三、合同履行与归档管理合同签订后3个工作日内，销售代表需将合同关键条款（付款节点、交付时间）录入客户管理系统，设置自动提醒；每月5日前，销售助理汇总上月合同履约情况，编制《合同履约月报》提交销售经理*，重点关注逾期未交付、逾期未回款项目；合同履行完毕或终止后，档案管理员需在10个工作日内完成归档，纸质合同保存期限不少于10年，电子合同备份保存不少于15年。四、特殊情况处理若客户提出合同外附加条款（如额外折扣、延长质保期），需评估对利润及风险的影响，必要时上报管理层审批；合同履行中发