采购申请与审批单样板表格模板

通用采购申请与审批单样板表格模板一、适用场景与业务范围二、全流程操作指引步骤1：需求发起与申请单填写由需求部门（如行政部、生产部、项目部）发起采购申请，指定专人填写《采购申请与审批单》。填写核心信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购项目名称、用途说明（需明确具体使用场景，如“用于项目办公设备配置”）。详细列出采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、数量、预估单价、预估总价（总价=单价×数量），并注明是否为指定品牌或供应商（如无特殊要求，填写“不限”）。附加说明：若为紧急采购，需在“备注”栏标注“紧急采购”并说明原因（如“生产线急需更换配件，影响生产进度”）；若涉及大额预算，需附《预算审批单》复印件或预算编号。步骤2：部门负责人初审需求部门负责人对申请内容的必要性、合理性进行审核，重点确认：采购项目是否符合部门年度工作计划或实际工作需求；数量、规格是否合理，是否存在过度采购；预估总价是否在部门预算额度内。审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字并注明日期；若不通过，需注明修改意见并退回申请人调整。步骤3：财务部门复核财务部门收到申请单后，重点审核：预算是否合规：采购项目是否已纳入年度预算，预算额度是否充足；资金安排：若为跨期采购或大额支出，需确认资金来源及支付计划；价格合理性：对常规物品进行市场比价复核（如适用），预估单价是否与近期采购价格或市场行情差异过大。复核通过后，在“财务部门意见”栏签字并盖章；若发觉预算不足或价格异常，需与需求部门沟通调整，必要时退回重新申请。步骤4：分管领导审批根据采购金额分级审批（示例）：金额≤5000元：由需求部门分管领导审批；5000元＜金额≤50000元：由分管领导审核后，提交总经理审批；金额＞50000元：需提交总经理办公会或决策委员会集体审议。审批人重点确认采购项目的战略匹配度及投入产出效益，在“分管领导/总经理意见”栏签字并注明日期。步骤5：采购部门执行审批通过后，申请单转交采购部门（或行政部综合采购岗），由采购专员负责：供应商选择：根据“供应商建议”栏信息或公开招标、询价流程确定供应商，至少对比2-3家报价（紧急采购除外）；下单与合同：下达采购订单，签订采购合同（金额较大时），明确交付时间、质量标准、验收方式及违约责任；进度跟踪：实时跟踪订单执行情况，保证按时交付。采购完成后，在“采购执行情况”栏填写供应商名称、实际采购金额、交付日期，并签字确认。步骤6：验收与归档物品/服务送达后，由需求部门联合采购部门、财务部门共同验收：核对实物与申请单的名称、规格、数量是否一致；检查质量是否符合要求（如设备需通电测试，服务需验收成果）；验收合格后，三方在“验收结果”栏签字确认；不合格则注明问题并联系供应商退换货。所有单据（申请单、审批表、合同、验收单、发票复印件等）由采购部门整理归档，保存期限不少于3年。三、标准化表格模板通用采购申请与审批单基本信息申请编号[由采购部门统一填写]申请部门申请日期年月日申请人联系方式采购项目名称用途说明采购明细清单序号物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）预估总价（元）12合计供应商建议（如无特殊要求填写“不限”，如有则填写至少2家备选）备注（紧急采购/特殊要求/其他说明）审批意见部门负责人意见签字：日期：年月日财务部门意见签字/盖章：日期：年月日分管领导/总经理意见签字：日期：年月日采购执行情况实际供应商实际金额（元）交付日期采购专员签字验收结果需求部门验收□合格□不合格（不合格说明：）签字：日期：年月日采购部门确认□合格□不合格签字：日期：年月日财务部门核验□合格□不合格签字/盖章：日期：年月日四、使用规范与风险提示信息准确性要求：填写时需保证物品名称、规格、数量等信息与实际需求一致，避免因信息错误导致采购不符；预估价格需基于市场调研或历史数据，不得虚报、漏报。审批流程合规性：严禁越级审批或逆向审批（如先签字后补流程），紧急采购需提前与审批部门沟通，保证流程可追溯；大额采购需保留比价记录或招标文件，以备审计。附件完整性：特殊采购（如设备采购、服务外包）需附技术参数说明书、需求方案等附件，作为审批和验收依据；涉及固定资产的采购，需同步办理资产登记手续。时效性管理：常规采购需提前5个工作日提交申请，紧急采购需在24小时内完成审批流程，避免因延迟影响工作进度；采购执行后需在3个工作日内完成验收，超期未验收需书面说明原因。责任追溯：申请人对采购需求的真实性负责，审批人对审批意见的合规性负责，采购部门对供应商选择及合同执行负责，验收人对验收结果负责，各