采购合同审核及签订指导手册

采购合同审核及签订指导手册一、适用场景与业务背景本手册适用于企业各类采购业务中合同的审核与签订流程，涵盖货物采购、服务采购、工程采购等场景。当采购部门完成供应商选择、价格谈判等前期工作后，需通过规范的合同审核与签订流程，明确双方权利义务、控制法律风险、保障采购合规性。手册供采购专员、法务专员、财务专员、业务部门负责人及相关管理人员协同使用，保证采购合同从起草到归档的全流程标准化管理。二、合同审核与签订全流程操作指引（一）合同前置准备需求与资料收集采购专员根据采购结果，收集《采购申请单》《供应商报价单》《技术规格说明书》《供应商资质文件》（包括营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）等基础资料。对于特殊采购（如涉及进口设备、专利技术等），需补充提供《进口报关单》《技术转让协议》等专项文件。合同草案拟定优先使用企业标准合同模板（如《采购合同（通用版）》《采购合同（服务专用版）》），根据采购类型调整条款内容。明确合同核心要素：合同双方主体信息、采购标的名称/规格/数量、质量标准、交付时间与地点、验收方式、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等。（二）业务部门初步审核需求匹配性审核核对合同标的、数量、技术参数是否与《采购申请单》《技术规格说明书》一致，保证满足业务部门实际需求。审核交付时间、地点是否与生产/项目计划匹配，避免影响后续工作进度。供应商资质与商务条款审核复核供应商营业执照、经营范围、生产/经营许可等资质文件是否在有效期内，保证供应商具备履约能力。审核价格条款（含单价、总价、税费约定）、交付周期、运输方式等商务条款是否与谈判结果一致，是否存在异常价格波动或不合理附加条件。输出成果业务部门负责人审核通过后，在《合同审核意见表》中签署“同意”意见；若需修改，需标注具体修改内容及建议，退回采购专员调整。（三）法务专项审核主体资格与合法性审核核对合同双方主体信息（名称、地址、法定代表人等）与资质文件是否一致，避免与无民事行为能力或超越经营范围的供应商签约。审查供应商是否为“三无企业”或存在重大诉讼、失信记录（可通过企业信用信息公示系统或第三方信用平台核实）。条款合规性与风险审核重点审核以下条款：质量条款：质量标准是否明确（如国标、行标或约定标准），验收方法、异议期限是否合理；交付条款：交付时间、地点、风险转移节点是否清晰（如“交付后风险转移至买方”）；付款条款：支付条件（如“验收合格后30日内支付”）、支付方式（银行转账/承兑汇票）、逾期付款违约金是否约定明确；违约责任：双方违约情形对应的违约金比例、赔偿范围是否公平，是否约定“定金罚则”或“违约金上限”；争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）。排除“霸王条款”（如“供应商对货物质量问题不承担责任”等违反公平原则的条款）。输出成果法务专员出具《法律审核意见书》，对合法条款签署“同意”；对存在风险的条款，标注修改意见（如“建议将‘质量异议期7天’延长至15天”）；对法律风险条款（如主体不适格、核心条款缺失），需否决合同并说明理由。（四）财务合规审核资金与税务条款审核核对合同金额是否在采购预算范围内，超预算部分需附《预算调整审批单》；审核付款方式是否符合企业财务制度（如大额支付是否需银行转账，禁止现金交易）；明确税费承担方（如“价款含增值税13%，由供应商开具增值税专用发票”），发票类型、开具时间需与付款条件挂钩（如“付款前提供足额发票”）。履约能力与资金风险审核评估供应商财务状况（如资产负债率、现金流），避免因供应商资金链断裂导致交付违约；对于大额采购，可要求供应商提供履约保证金（一般不超过合同金额的10%），并在合同中明保证证金退还条件。输出成果财务专员在《合同审核意见表》中签署“同意”或“需修改”意见，涉及资金预算或税务风险的，需附书面说明。（五）跨部门联合会签意见汇总与整改采购专员收集业务部门、法务、财务的审核意见，整理形成《合同修改清单》，与供应商沟通修改合同条款；对于无法达成一致的争议条款（如违约金比例、争议解决方式），由采购部门牵头组织相关部门与供应商协商，必要时提请分管领导协调。联合会签确认修改后的合同经业务部门、法务、财务负责人依次会签，确认所有意见已落实，形成《联合会签记录表》。（六）管理层最终审批审批分级管理根据合同金额及重要性，实行分级审批：金额≤10万元：由采购部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元：由分管副总审批；金额＞50万元或涉及重大战略采购（如核心设备、长期服务）：由总经理审批。审批内容管理层重点审核合同整体商业合理性、风险控制措施、成本效益是否符合企业战略目标，对重大合同可要求补充供应商尽职调查报告。输出成果审批通过后，管理层在《合同审批表》中签署“批准”意见，合同进入签订环节；若未通过，注明驳回理由及整改要求。（七）合同签订与归档合同签订双方法定代表人或授权代表签字（需提供《授权委托书》，明确授权范围、权限及期限），并加盖合同专用章或公章（骑缝章需完整覆盖合同文本）；合同一式多份（通常至少4份：甲方2份、乙方1份、财务1份），双方各执原件，复印件由采购部门留存。合同登记与归档采购专员在合同管理系统中录入合同信息（编号、签订日期、金额、对方主体、履行期限等），《合同台账》；将合同正本、附件（审批表、审核意见书、供应商资质文件等）按“一合同一档”原则整理，移交档案管理部门保存，电子版备份至企业云盘。三、常用工具表单模板（一）采购合同信息登记表合同编号签订日期合同类型（□货物□服务□工程）甲方信息（名称、地址、联系人）乙方信息（名称、地址、联系人）标的物名称/规格数量单价（元）总价（元）履行期限付款方式审批状态（□草稿□已审批□已签订）CG-2024-0012024–货物科技有限公司，制造有限公司，服务器X1型10台50,000500,000签订后30日内交付验收合格后60日转账已审批（二）合同审核意见表合同编号审核环节审核部门审核人审核意见修改建议审核结果（□通过□需修改□不通过）审核日期CG-2024-001业务初审生产部*经理需求匹配，交付周期合理无通过2024–CG-2024-001法务审核法务部*专员质量异议期过短，建议延长至15天第5条“异议期7天”改为“15天”需修改2024–CG-2024-001财务审核财务部*主管预算内，付款方式合规无通过2024–（三）合同审批流程跟踪表流程节点责任部门/人完成时限状态（□待处理□进行中□已完成□驳回）备注合同起草采购部2024–已完成按标准模板拟定业务审核生产部2024–已完成无意见法务审核法务部2024–已完成修改质量异议期财务审核财务部2024–已完成无意见联合会签采购部2024–已完成整改完成总经理审批总经理办公室2024–已完成批准签订四、关键风险提示与操作要点（一）主体资格审查风险风险点：与无资质、超越经营范围或存在失信记录的供应商签约，导致合同无效或履约风险。应对措施：签订前核验供应商营业执照、相关许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等），通过“信用中国”等平台查询信用记录，保证供应商主体合法有效。（二）核心条款缺失或不明确风险风险点：质量标准、验收方式、违约责任等条款模糊，引发争议（如“质量合格”未明确标准，“交付延迟”未约定违约金）。应对措施：核心条款需量化、具体化（如“质量标准符合GB/T19001-2016”“逾期交付每延迟1天按合同总额0.5%支付违约金”），避免使用“合理”“适当”等模糊表述。（三）付款与履约条款失衡风险风险点：预付款比例过高（如＞30%）或付款条件与履约进度不匹配，导致供应商履约不力或企业资金占用。应对措施：采用“分期付款”模式（如“预付款30%，到货验收合格支付50%，质保期满支付20%”），质保金比例不低于5%，质保期不少于1年。（四）法律合规性疏漏风险风险点：合同条款违反《民法典》《招标投标法》等法律法规（如约定“争议解决方式为供应商所在地仲裁”违反公平原则）。应对措施：法务专员需严格依据最新法律法规审核条款，重大合同可邀请外部法律顾问参与审核，保证合同合法有