2026年有色金属公司会计档案管理规范管理制度

2026年有色金属公司会计档案管理规范管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司会计档案管理工作，建立健全会计档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全流程管理机制，确保会计档案真实、完整、安全、可追溯，充分发挥会计档案在经营管理、审计监督、风险防控中的作用，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《企业内部控制基本规范》等相关法律法规，结合有色金属行业会计核算特点及公司实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的所有会计档案管理活动，涉及财务部门、档案管理部门、内部审计部门及其他产生或使用会计档案的相关部门和岗位人员。第三条核心原则真实完整原则：会计档案的收集、整理、归档必须基于真实合法的会计业务，确保档案内容完整、手续齐全。安全保密原则：建立严格的会计档案安全防护机制，防范档案丢失、损毁、篡改或泄露，保护公司商业秘密和财务信息安全。规范有序原则：会计档案的分类、编号、装订、归档、保管等环节严格按统一标准执行，做到条理清晰、查找便捷。依法利用原则：会计档案的查阅、复制、借阅等使用行为必须符合法律法规和公司规定，严禁违规使用。第四条会计档案定义与分类会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。公司会计档案主要分为以下类别：会计凭证类（原始凭证、记账凭证、汇总凭证等）；会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿）；财务报告类（月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等）；其他会计资料类（银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等）；电子会计档案类（存储在计算机硬盘、光盘等介质上的会计凭证、账簿、报表等电子数据及相关软件备份）。第二章组织架构与责任分工第五条组织架构公司成立会计档案管理工作小组，由财务负责人担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，成员包括财务部门各岗位负责人、档案管理员及内部审计部门相关人员。工作小组统筹会计档案管理制度修订、重大档案事项决策、档案管理执行情况监督检查等工作。财务部门负责会计档案的收集、整理、装订、移交前保管等工作；档案管理部门负责会计档案的接收、归档、日常保管、提供利用等工作；内部审计部门负责对会计档案管理流程的合规性、安全性进行监督审计。第六条部门及岗位职责1.财务部门：制定会计档案整理、装订标准；指定专人负责日常会计资料的收集、分类、整理和临时保管；按规定时间将符合归档条件的会计档案移交档案管理部门；配合档案管理部门开展档案核查、利用等工作；负责电子会计档案的生成、备份、校验等工作。2.档案管理部门：建立会计档案管理台账；负责会计档案的接收、分类编号、归档存放；落实档案保管场所的防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防泄密等安全措施；办理会计档案的查阅、借阅、复制等手续；按规定组织会计档案的鉴定和销毁工作。3.会计档案管理员：履行会计档案管理具体职责，定期检查档案保管状况；及时发现并处理档案保管中的问题，重大问题立即上报；建立档案管理工作日志，记录档案接收、借阅、销毁等情况。4.内部审计部门：定期对会计档案管理制度执行情况进行审计；核查会计档案的完整性、安全性和合规性；对发现的问题提出整改建议并跟踪落实。5.各相关部门：按规定使用会计档案，遵守档案借阅、保密等管理要求；不得私自留存、复制或泄露会计档案信息。第三章会计档案的收集、整理与归档第七条收集与整理财务部门会计人员在日常工作中，需及时收集办理完毕的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料，确保资料完整无缺。每月终了后10日内，对本月会计凭证进行整理装订，按凭证编号顺序排列，加装封面和封底，注明单位名称、凭证名称、所属年月、起止编号、份数、页数等信息，由装订人、审核人签字确认。会计账簿、财务报告等按年度整理，年度终了后30日内，完成全年会计账簿、财务报告的整理工作，做到账页齐全、编目清晰、装订牢固。电子会计档案需同步收集，确保电子数据与纸质档案内容一致，并进行异地备份。第八条归档移交会计档案整理完毕后，财务部门于年度终了后60日内，向档案管理部门办理移交手续。移交时需编制《会计档案移交清册》，列明移交档案的名称、类别、编号、数量、起止年度、保管期限等内容，经财务部门负责人、档案管理员共同核对无误后，在移交清册上签字盖章，双方各留存一份备查。档案管理部门接收会计档案后，按分类编号规则对档案进行统一编号，登记会计档案管理台账，及时存入指定保管场所。电子会计档案需存储在专用服务器或存储介质中，采取加密、备份等安全措施，确保数据可长期读取。第四章会计档案的保管与利用第九条保管管理会计档案保管场所需符合安全标准，配备必要的消防器材、防潮设备、防磁设施等，温度、湿度控制在规定范围内。档案存放需分类有序，设置明显标识，便于查找和管理。会计档案保管期限按国家相关规定执行，分为永久保管和定期保管两类。其中，年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等需永久保管；会计凭证、会计账簿等按规定期限定期保管，定期保管期限分为10年、30年。档案管理员每月对会计档案进行一次全面检查，每季度进行一次重点抽查，发现档案破损、霉变、虫蛀等情况及时处理，确保档案完好无损。电子会计档案需定期检测存储介质的可用性，每半年进行一次数据校验，确保数据不丢失、不损坏。第十条查阅与借阅公司内部部门因工作需要查阅会计档案的，需填写《会计档案查阅申请表》，经部门负责人审核、财务负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时需在指定场所进行，不得带出档案保管场所，不得在档案上勾画、涂改、抽取或增删页面。确需借阅会计档案的，需经公司分管领导批准，借阅期限一般不超过15个工作日，借阅人需妥善保管借阅的档案，按期归还，档案管理员核对无误后方可办理归还手续。外部单位（如审计、税务等部门）因工作需要查阅或复制会计档案的，需提供单位介绍信及有效身份证件，经公司主要负责人批准后，由档案管理员陪同查阅或复制，复制的档案需加盖公司档案管理部门印章。严禁任何部门或个人私自查阅、借阅、复制会计档案，严禁泄露会计档案中的商业秘密和财务信息。第五章会计档案的鉴定与销毁第十一条档案鉴定会计档案保管期满前，由档案管理部门牵头，联合财务部门、内部审计部门组成鉴定小组，对到期会计档案进行鉴定。鉴定小组根据档案的保存价值，确定是否继续保管或予以销毁。对仍有保存价值的会计档案，延长保管期限；对无保存价值的会计档案，按规定程序销毁。鉴定工作结束后，编制《会计档案鉴定意见书》，经鉴定小组成员签字确认后，报公司管理层批准。第十二条销毁程序经批准销毁的会计档案，由档案管理部门编制《会计档案销毁清册》，列明销毁档案的名称、类别、编号、数量、起止年度、保管期限、销毁时间等内容。销毁前，需通知财务部门、内部审计部门派员监销。销毁时，监销人需现场监督销毁过程，核对销毁档案与销毁清册是否一致，确保档案全部销毁。销毁完毕后，监销人、档案管理员在销毁清册上签字盖章，销毁清册永久保存。涉及未了事项的会计档案，不得销毁，需单独抽出保管，直至未了事项完结为止。电子会计档案的销毁需同时销毁存储介质中的数据，并做好销毁记录。第六章监督考核与责任追究第十三条监督检查会计档案管理工作小组每半年组织一次会计档案管理专项检查，重点检查档案收集、整理、归档、保管、利用、销毁等环节的执行情况；档案管理部门每月开展日常自查，及时发现和纠正管理中的问题。检查结果纳入相关部门和岗位的绩效考核，对严格执行本制度、档案管理工作成效显著的部门和个人，公司给予表彰奖励。第十四条责任追究对违反本制度规定，存在以下行为之一的，视情节轻重给予相关责任人通报批评、绩效扣分、罚款等处罚；造成公司档案丢失、损毁或信息泄露的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关处理：1.未按规定收集、整理、归档会计档案，导致档案不完整的；2.档案保管不善，造成档案丢失、损毁、霉变、虫蛀的；3.擅自查阅、借阅、复制、销毁会计档案，或泄露会计档案信息的；4.伪造、篡改会计档案或档案管理记录的；5.