2026年智能宠物喂食器制造公司采购档案管理制度

2026年智能宠物喂食器制造公司采购档案管理制度第一章总则第一条为规范本公司智能宠物喂食器产品相关采购活动档案的管理工作，确保采购档案真实、完整、可追溯，为采购合规审查、供应商管理、成本核算、纠纷处理提供有效依据，依据《中华人民共和国档案法》《企业采购管理规范》等相关法律法规，结合本公司采购业务实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于本公司智能宠物喂食器生产经营所需各类物资采购档案的管理，包括但不限于供应商资质档案、采购计划文件、采购合同及补充协议、询价/招标资料、到货验收记录、质量检测报告、付款凭证等，覆盖采购档案的收集、整理、归档、存储、借阅、销毁等全环节，公司采购部、财务部、仓储部、质量管控部、行政部等相关部门及全体涉及采购档案管理的人员均需遵守本制度。第三条采购档案管理遵循“真实完整、分类管控、安全存储、可溯可查、按期保管”的原则，确保每一份采购档案都能客观反映采购业务全流程，为采购管理优化、合规检查、纠纷处置提供有效支撑。第四条本制度所指“采购档案”是指公司在智能宠物喂食器相关物资采购活动中形成的具有保存价值的各类文字、数据、凭证类文件，分为电子类档案（系统录入数据、电子合同、扫描件等）和纸质类档案（纸质合同、手写验收单、打印凭证等），是公司采购管理体系的核心组成部分。第二章组织职责第五条公司采购部为采购档案管理的归口部门，主要职责包括：（一）建立并完善采购档案分类标准、归档规范、存储要求及管理细则；（二）统筹全公司采购档案的统一管理，制定各类采购档案的整理模板及归档要求；（三）督促采购人员及时收集、整理采购全流程档案，确保档案内容完整、签字齐全；（四）建立采购档案管理台账，记录档案名称、归档时间、存储位置、保存期限、借阅情况等信息；（五）制定采购档案销毁计划，按规定流程处置超期且无保存价值的采购档案；（六）指导相关人员开展采购档案管理工作，组织档案管理相关技能培训。第六条财务部职责：（一）及时提供采购付款凭证、发票等财务类档案，配合采购部完成归档；（二）核查采购档案中合同金额、付款金额、验收记录的一致性，确保财务数据准确；（三）配合采购部查阅财务类采购档案，提供相关数据的解释说明。第七条仓储部职责：（一）完整留存采购物资到货验收记录、入库单等档案，按时移交采购部归档；（二）确保验收类档案与实际到货情况一致，不得随意涂改、伪造验收记录；（三）配合采购部核查验收类档案的完整性，提供到货相关的原始信息。第八条质量管控部职责：（一）及时出具并移交采购物资质量检测报告，纳入采购档案管理；（二）确保检测类档案数据真实、签字完整，为采购档案的有效性提供支撑；（三）配合采购部查阅检测类档案，协助分析供应商产品质量问题。第九条行政部职责：（一）为纸质类采购档案提供符合存储要求的档案保管场地，做好防潮、防火、防虫、防盗等防护措施；（二）配合采购部管理电子类采购档案的存储服务器，定期备份数据，保障数据存储安全；（三）协助采购部完成超期采购档案的销毁处置工作，全程监督销毁过程。第三章采购档案全流程管理第十条采购档案分类与收集：（一）采购部按业务类型将采购档案分为五大类：供应商资质档案（营业执照、生产许可证、质量体系认证等）、采购计划档案（采购申请单、采购计划文件等）、合同档案（采购合同、补充协议、询价/招标文件等）、验收检测档案（到货验收单、质量检测报告等）、财务凭证档案（发票、付款凭证、对账记录等）；（二）采购人员在每笔采购业务完成后15个工作日内，收集该业务全流程档案，确保档案覆盖采购申请、洽谈、签约、到货、验收、付款全环节，核心档案（如合同、验收单）需相关责任人签字确认。第十一条采购档案整理与归档：（一）采购人员按分类标准整理档案，纸质档案按业务批次装订成册，标注档案名称、采购批次、归档日期；电子档案按统一命名规则存储，确保检索便捷；（二）整理完成的采购档案经采购部负责人审核后，纸质档案移交行政部档案库归档，电子档案存储至专用服务器，归档完成后在管理台账中记录相关信息。第十二条采购档案存储与保管：（一）纸质类采购档案由行政部按类别、年份、批次分类存放，粘贴清晰标识，存储环境保持干燥通风，避免档案受潮、破损；（二）电子类采购档案由采购部联合行政部定期备份，备份数据异地存放，防止数据丢失、篡改，电子档案保存格式需兼容常用办公软件；（三）不同类型采购档案设置差异化保存期限：供应商资质档案永久保存，采购合同、验收检测档案保存不少于5年，采购计划、财务凭证档案保存不少于3年，涉及纠纷或诉讼的采购档案永久保存。第十三条采购档案借阅与使用：（一）公司内部人员因工作需要借阅采购档案的，需填写《采购档案借阅申请单》，经所在部门负责人及采购部审批后办理借阅手续；（二）纸质类档案借阅期限不超过10个工作日，电子类档案仅限在公司内网查看，严禁私自拷贝、外传；借阅人员需妥善保管档案，不得涂改、损坏、丢失；（三）外部单位（如监管部门、司法机关）需查阅采购档案的，需经公司管理层审批，采购部专人陪同查阅，严禁直接移交原始档案。第十四条采购档案销毁：（一）超期且无保存价值的采购档案，由采购部制定销毁计划，列明销毁档案的名称、数量、保存期限、销毁原因；（二）销毁计划经公司管理层审批后，由采购部联合行政部执行销毁，纸质类档案采用碎纸方式处置，电子类档案采用永久删除并销毁备份的方式处置；（三）销毁过程需填写《采购档案销毁记录表》，记录销毁时间、地点、执行人、监督人，相关人员签字确认，记录表永久留存。第四章监督与考核第十五条采购部每月对采购档案的收集、整理、归档情况进行自查，每季度联合行政部开展一次全面检查，重点核查档案的完整性、真实性、存储安全性；第十六条对未及时收集归档、档案内容不完整、借阅后未按时归还采购档案的人员，视情节轻重采取约谈、限期整改、扣减绩效等措施；对伪造、篡改、损毁采购档案的人员，严肃追责，造成公司经济损失或合规风险的，追究相应责任；第十七条对在采购档案管理工作中表现突出的部门或个人（如规范整理档案提升检索效率、及时发现档案漏洞规避合规风险），给予表彰或奖励；第十八条采购部将采购档案管理合规性纳入部门绩效考核，作为采购管理体系运行评价的重