Office高级应用（第2版 · 微课版 · 含OfficeAI助手）课件 第2章-毕业论文编排

Office2016高级应用第1篇Word2016文档编排

—毕业论文湖南师范大学·刘相滨内容提要第

2章毕业论文编排2.1

引言2.2

毕业论文编排一般步骤2.3版面布局与规划2.4分节与分页2.5页面设置2.6样式与多级列表2.7页眉页脚2.8题注与交叉引用2.9目录与索引2.9文档审阅2.11几种特殊元素的编排2.1引言毕业论文的撰写是大学学习生活中最后的一个，也是最重要的一个学习任务有严格的毕业论文格式要求和撰写规范2.2毕业论文编排一般步骤毕业论文是典型的固定版式长文档编排应用实例2.2毕业论文编排一般步骤要求如此之多，怎么办？标题样式的设置，整篇文档从一级到三级标题多达几十处，难道需要一个个设置吗？图（表）的序号，如果录入时已按顺序编好了，可随着论文的修改、调整，一旦需要在中间插入或者删除某个图（表），则会导致整个序号的混乱，后续的序号要一个一个地改，一不小心还会有遗漏，怎么办？目录的插入，是不是要手工一行一行地录入呢？论文的封面、摘要、目录、正文等各个部分都要放在一个文档中，有些部分不需要页码，而有的部分需要单独编页码；有些部分不需要页眉，而有的部分需要页眉，且奇数页和偶数页的页眉内容不一样；……长文档编排的一般步骤

版面布局与规划分节与分页页面设置样式设置页眉页脚设置题注与交叉引用等目录与索引创建文档审阅打印预览与输出1234567892.3版面布局与规划分析文档内容，确定其构成及各部分版面要求毕业论文一般结构封面中文摘要英文摘要目录插图索引（必要时）主体（含引言、正文、结语）参考文献附录（必要时）致谢2.4分节与分页节节是文档的一部分，是一段连续的文档块。长文档按节组织，一个长文档包含若干节，每一节是文档的一个逻辑模块例如毕业论文中，封面、诚信声明、目录、索引、摘要、主题、摘要、附录、致谢等模块一般按节组织长文档为什么要分节呢？每一部分在版面布局上可能都有一些特殊要求，例如页码的要求：封面、诚信声明不编页码；目录用罗马数字单独编页码；正文与附录用阿拉伯数字连续编页码等。2.4分节与分页对文档分节后，每节可单独设置有关页面的格式，如纸张大小、纸张方向、边距、页面边框、垂直对齐方式、页眉页脚、分栏、页码编排、行号等。同节的页面可以拥有这些相同的格式，而不同的节可以不相同，互不影响。如果没有分节，则整个Word文档默认为只有一个节，所有页面都属于这个节，因此，要想对文档的不同部分设置不同的页面格式，必须进行分节。怎样分节？使用分节符步骤：将光标定位在需要分节的位置，如封面末尾与诚信声明开头之间单击“布局”选项卡“页面设置”功能组中的“分隔符”按钮，弹出“分隔符”下拉选项根据需要，在“分页符”区域选择相应的分节符，则在插入点位置插入一个分节符分节符类型节的结束标记为分节符分节符保存节的格式信息，如果删除了某个分节符，则它前面的文字会合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置分节符类型功能下一页新节从下一页开始连续新节从当前插入位置开始偶数页新节从下一个偶数页开始奇数页新节从下一个奇数页开始分页又是什么呢？有2种形式的分页软分页：Word按照页面的设置对文档进行自动分页硬分页：在某个需要分页的位置强制手动插入分页符在“分隔符”下拉选项中“分页符”区域选择“分页符”分节与分页实践毕业论文的规范要求每一部分进行分隔即每一部分之间都要插入一个“下一页”分节符，既分节又分页封面、诚信声明、摘要、正文、参考文献正文的章与章之间分页即章与章之间都要插入一个硬分页符（正文的每一章要求从新的一页开始）Word关于调整自动分页的属性设置不想要文档中出现“孤行”？不想要段落分页显示？开始

段落

“段落”对话框选项说明孤行控制防止该段的第一行出现在页尾，或最后一行出现在页首，否则该段整体移到下一页段中不分页防止该段从中间分页，否则该段整体移到下一页与下段同页用于控制该段需与下段同页。例如，表格标题应设置此项段前分页用于控制该段必须重新开始一页课堂实践1

–分节分页毕业论文的规范要求每一部分进行分隔（分节）封面、诚信声明、摘要、正文的章与章之间、参考文献要求每一部分均从奇数页开始除封面之外，其它页面进行页面控制孤行控制：防止某一段的第一行出现在页尾，或最后一行出现在页首与下段同页：表格标题应与其下方的表格同页显示手动分页：表格不跨页显示“显示/隐藏编辑标记”课后实践–任务1在毕业论文的撰写过程中，有一些横向的图片、复制表格插入到纵向页面中会出现变形，需要将文档中某一页面的内容转换为横向页面，该页面中包括图和文字，要求分栏显示。2.4页面设置编排之前进行设置纸型、页边距、装订线、是否横排、每页行数、每行字数“页面设置”对话框布局

页面设置

“页面设置”对话框启动器2.5页面设置1.应用于完成页面的相关设置后，在该对话框的任一选项卡的下面，均有一“应用于”下拉列表框，可指定当前的设置如何应用于文档。选项说明整篇文档应用于整篇文档本节仅应用于当前节。文档已分节所选文字仅应用于当前所选定的文字。将自动在所选文字的前段和末端分别插入一个“下一页”分节符，使当前所选文字单独编排在一页中插入点之后在当前插入点位置插入一个“下一页”分节符，使其后的文字从下一页开始，并且其后到下一节开始之间的文字使用当前页面设置2.5页面设置2.页边距（1）装订线设置装订线宽度：不包括页边距装订线位置：“左”、“上”（2）多页设置普通对称页边距：拼页书籍折页反向书籍折页2.5页面设置对称页边距——论文、书籍、杂志等左、右页边距标记→“内侧”“外侧”边距，“预览”框中显示双页，且第1页从右页开始拼页——试卷将两张小幅面的编排内容拼在一张大幅面纸张上，适用于按照小幅面内容编排、大幅面纸张打印的情况如编排A3试卷时，选择拼页，可将1张A3纸分为2张A4纸，在A4纸上完成编排，但打印仍是A3纸书籍折页——请柬之类的开合式文档将纸张一分为二，中间是折叠线打印效果：正面的左边第2页，右边为第3页；反面的左边第4页，右边为第1页从左向右对折后，页码顺序正好为1、2、3、4反向书籍折页——古装书籍类似书籍折页，折页方向相反2.5页面设置3.版心设置页面视图中表示页面的四个直角中间的区域通过“文档网格”选项卡进行设置文字排列：水平、垂直网格：无网格、只指定行网格、定行和字符网格、字对齐字符网格指定每行字符数及跨度指定每页字符数及跨度2.5页面设置–网格无网格采用默认的字符网格，包括每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。只指定行网格采用默认的每行字符数和字符跨度，允许设定每页行数（1-48）或行跨度，改变其中之一另一个数值将会随之改变。指定行和字符网格允许设定每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。改变了字符数（或行数），跨度会随之改变，反之亦然。文字对齐字符网格可以设定每行字符数和每页行数，但不允许更改字符跨度和行跨度。2.5页面设置4.绘图网格帮助精确地定位一个图形对象，对于图形对象的位置和尺寸设置有非常重要的辅助作用在“文档网格”中单击“绘图网格”按钮，可以打开“网格线和参考线”对话框对齐参考线对象对齐网格设置网格起点显示网格2.5页面设置–绘图网格对象对齐当复选框“对象与其它对象对齐”选中时，拖动对象会使对象与其它对象的垂直和水平边缘的网络线对齐。网格设置设置网格的水平和垂直间距。网格起点勾选“使用页边距”，则使用左、上页边距作为网格的起点，否则可设置起点。显示网格勾选“在屏幕上显示网格线”，则在屏幕上显示网格线，并且可设置网格线的“水平间隔”和“垂直间隔”。也可以点击Word功能区的“视图”选项卡，然后勾选“显示”功能组中的“网格线”复选框，则在屏幕上显示网格线。网格线未显示时对象与网格对齐如果屏幕上显示网格线，或者勾选了“网格线未显示时对象与网格对齐”，则拖动对象时对象会自动吸附到最近的网格线上，否则，对象不会自动吸附到最近的网格线上。2.5页面设置5.行号实际工作中，有时会遇到需要在某些特殊文档中标示某内容所在行数的情况，即为文档加上行号，譬如英文阅读材料、法律文书、名人手稿等课堂实践2–页面设置毕业论文页面设置要求左侧预留1厘米装订线。毕业论文从摘要开始要求双面打印，对称页边距，上边距2.5厘米，下边距2厘米，内侧边距2.5厘米，外侧边距2厘米。纸张方向：纵向。纸张大小：A4。版心：39行×40字。2.6样式与多级列表毕业论文的格式设置要求标题形式样式名称字体设置段落设置第1章、第2章、……第n章一级标题小二号、黑体、不加粗段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中1.1、1.2、……n.1、n.2二级标题小三号、黑体、不加粗段前1行、段后0.5行，行距固定值15磅1.1.1、1.1.2、……n.1.1、n.1.2三级标题小四号，宋体段前12磅、段后6磅，行距最小值12磅正文正文

首行缩进2字符、1.25倍行距、段后6磅、两端对齐2.6样式与多级列表毕业论文段落多、标题多，各级标题的格式要求不同，同一级别的标题或正文段落则要求统一的格式。大量过程和方法相同的重复操作！手工方式+“格式刷”？繁琐、费时费力、易出错，修改时容易遗漏。使用Word的样式功能！2.6样式与多级列表什么是样式？样式就是格式的集合，集字体格式、段落格式、编号和项目符号格式等于一体可使文档的格式随样式同步自动更新，快速高效样式从哪里来？Word提供了丰富的内置样式新建样式修改已有的样式并直接保存修改已有的样式并另存为新样式每个样式有一个唯一的名称，称为样式名称2.6样式与多级列表内置样式经常使用的样式标题（各类标题）正文2.6样式与多级列表如何使用样式？选择需要设置样式的段落或文字点击样式列表中的选中样式或者，点击“样式”功能组的对话框启动器，打开“样式”列表对话框2.6样式与多级列表如何修改（新建）样式？选择待修改的样式右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，弹出“修改样式”对话框按要求修改样式修改完成后保存2.6样式与多级列表怎样才能使得文档可以在导航窗格显示出其文档的层次结构？段落大纲级别：1~9级，正文文本，共10种内置的标题样式具有大纲级别，通常用于各级标题段落“标题1”样式对应的大纲级别是1级“标题2”样式对应的大纲级别是2级，依此类推大纲级别具有层次关系，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级这样，应用了Word预设的标题样式的文档就能够通过大纲级别来得到文档的层次结构导航窗格的文档结构图按大纲视图显示文档并能自动生成目录课堂实践3–使用样式假设毕业论文对标题和正文有如下要求标题形式样式名称字体设置段落设置第1章、第2章、……第n章一级标题小二号、黑体、不加粗段前1.5行、段后1行，行距最小值12磅，居中1.1、1.2、……n.1、n.2二级标题小三号、黑体、不加粗段前1行、段后0.5行，行距固定值15磅1.1.1、1.1.2、……n.1.1、n.1.2三级标题小四号，宋体段前12磅、段后6磅，行距最小值12磅正文正文

首行缩进2字符、1.25倍行距、段后6磅、两端对齐请在前一课堂练习的基础上对论文的标题和正文进行格式设置，并且使得导航窗格中可以显示论文的文档层次结构2.6样式与多级列表问题增减章节标题编号时，后面标题编号的都要重新调整，简单、重复的工作量！效率低，易出错！图、表的标题编号修改也存在同样的问题！办法：使用多级列表，实现自动编号设置多级列表，实际上就是将编号规则设置到不同的大纲级别上，使得使用了(标题)样式（对应到不同的大纲级别）的标题能够自动编号编号规则大纲级别(标题)样式设置绑定定义新多级列表“定义新多级列表”对话框中的主要设置级别：大纲级别，最多可以设置9个级别编号格式：自动变样的格式，例如“第1章”、“1.1”、“1.1.1”等格式正规形式编号：将编号强制设为“1，1.1，1.1.1…”格式将级别链接到样式：将设置了编号格式的大纲级别绑定到具体的样式，一般是预设的标题样式编号的编排位置：对齐位置、编号对齐方式、文本缩进位置定义新多级列表–步骤定义新多级列表–效果效果：可以看到所有应用了“标题1”样式的章标题前增加了新的自动编号“第1章”“第2章”…课堂实践4–设置多级列表对毕业论文进行样式设置完成多级列表设置2.7页眉页脚毕业论文页眉和页码设置要求页眉封面和诚信声明不设置页眉正文各章以及参考文献均独立设置页眉，左侧显示“本科毕业论文”，右侧显示该章标题各章首页不显示页眉页脚页码封面和诚信声明不设置页脚页码摘要部分在页面底端显示页码，使用大写罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）编号自正文开始至文末页码使用阿拉伯数字（1、2、3……），且各章节间连续编码奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧2.7页眉页脚页眉和页脚：显示文档的附加信息，如时间、日期、页码、单位名称、徽标、章标题等页眉在页面的顶部，页脚在页面的底部毕业论文的不同的页面采用不同的页眉页脚先需要对文档进行分节然后再根据需要进行首页不同、奇偶页不同、链接到前一条页眉等设置2.7页眉页脚首页不同是指在当前节中，首页的页眉页脚和其他页不同例如，论文要求“各章首页不显示页眉”实际上就是在设置页眉时要求设置“首页不同”奇偶页不同是指在当前节中，奇数页和偶数页的页眉页脚不同例如，论文要求从正文开始“奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧”，说明奇数页和偶数页的页脚要分别设置，需要设置“奇偶页不同”2.7页眉页脚链接到前一条页眉默认情况下，当文档中存在多个节时，当前节的页眉页脚和上一节的是相同的，此时，“导航”功能组的“链接到前一条页眉”按钮是可用的，且为高显若需要为不同的节设置不同的页眉页脚，则需取消“链接到前一条页眉”按钮的选定例如，论文中要求不同内容所在的分节设置不同的页眉页脚，则需要在设置时取消取消“链接到前一条页眉”按钮的选定页眉页脚需要分别设置奇偶页不同、首页不同的话也需要分别设置课堂实践5

–设置页眉页脚为论文按要求设置好页眉页脚。具体要求如下：页眉封面和诚信声明不设置页眉正文各章以及参考文献均独立设置页眉，左侧显示“本科毕业论文”，右侧显示该章标题各章首页不显示页眉页脚页码封面和诚信声明不设置页脚页码摘要部分在页面底端显示页码，使用大写罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）编号自正文开始至文末页码使用阿拉伯数字（1、2、3……），且各章节间连续编码奇数页页码显示在页脚右侧，偶数页页码显示在页脚左侧拓展与思考怎样删除页眉和页脚？插入页眉时在页眉下方会有一条横线，但是设置删除页眉时该条横线往往不会随之自动删除，怎样删除这条横线？可以在页眉页脚中插入图片、图形、艺术字吗？可以在页眉页脚中插入文档部件信息，例如文档的作者、标题等信息，这些信息怎样修改呢？2.8题注与交叉引用问题？情景1：一篇近百页的文档，其中插图多达几十个，按序依次以“图1”“图2”……等编号样式进行标记。但修改时想在其中添加一张插图。那么本张图后面的所有插图的标号将顺延，这需要我们手工依次修改吗？情景2：如果希望在文章末尾为所有插图创建一个索引，以便读者根据索引页码定位到相应的插图，直接手工创建索引吗？如果文章后期进行编辑后页码发生了变动，怎么办？情景3：如果需要在文章的正文中进行引用，例如“如果想了解有关×××的详细信息，请参考本文第n页x.x.x节的相关内容”，直接查看页码和章节编号并录入？如果文章后期进行编辑后使得引用的页码或者章节的编号名称发生了变化，也只能通过手动进行更新吗？使用题注和交叉引用功能！！题注在长文档中，为了增强文档的可读性，往往需要为插图编号，即针对图片、表格、公式一类的对象，为其建立带有编号的说明段落，称为“题注”例如，文档中每张图片下方标注的“图1”“图2”等文字就称为题注，通俗说就是插图的编号使用“题注”功能，可以实现自动编号，后续更改时只需要一次性更新所有题注编号即可注意：使用“题注”功能实现自动编号时，如果希望编号中包含章节号，必须为章节标题设置多级自动编号，也即进行“多级列表”设置使用题注题注的组成：标签+编号默认的标签有：Table、Equation、Figure，分别用于描述表格、公式、图片。一般论文中，图片和图形的题注在下方，表格的题注在上方。创建标签：在中文论文中，Table、Equation、Figure三个标签并不能满足需要，还需要创建“图”“表”以及“公式”标签。图

1使用题注–步骤在文档中选择要添加题注的对象例如，假设需要为毕业论文“2.3规划数据库”节中的第一个表格添加题注，则选中该表格对象“引用”→“题注”→“插入题注”，打开“题注”对话框使用题注–步骤新建标签：单击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，输入新的标签“表”，单击【确定】完成。(如果已经新建了“表”标签，则略过此步骤)使用题注–步骤创建题注：在“题注”对话框中，“标签”：选择标签类型，此例中为“表”“位置”：选择题注的位置，此例中为“所选项目上方”“编号”：设置编号格式。单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，在“格式”下拉列表中选择一种编号的格式；如果希望编号中包含章节号，则选中“包含章节号”复选框，并设置“章节起始样式”，以及章节号与编号之间的“使用分隔符”使用题注–步骤应用：单击【确定】按钮，返回“题注”对话框，然后，题注就自动生成并插入到所选择的表格对象上方了。在为其他表的插入题注时，只需在“标签”的下拉列表中选择“表”标签类型，系统将按其所在的章的序号自动生成“表2-1”“表2-2”

“表4-1”等内容课堂实践6–使用题注请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文中的表格和图片按要求设置好题注。要求如下：分别在表格上方和图片下方添加形如“表1-1”“表2-1”“图1-1”“图2-1”的题注，其中连字符“-”前面的数字代表章号、“-”后面的数字代表图表的序号，各章节图和表分别连续编号；表题、图题：小五号黑体，居中交叉引用为文档中的图片、表格、公式等内容添加了题注及注释说明之后，在文档正文中可能需要对这些对象（一般用题注描述）进行引用例如：“……等部分组成规划功能如图2-1所示：”问题：相应图、表等对象的题注编号后续编辑之后可能会发生变化，那在正文中的引用说明要手工一个个地进行修改吗？使用交叉引用！交叉引用交叉引用：将文档正文与各题注、使用了大纲级别的标题、自动编号项、书签、脚注和尾注等建立引用关系，可保持自动更新交叉引用–步骤假设对“表2-1用户基本信息表（YH）”在正文中进行引用说明确定引用点，将光标置于引用点处依次单击“引用”→“题注”→“交叉引用”，打开设置“交叉引用”的对话框设置单击【插入】课堂实践7–交叉引用请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文中的表格和图片按要求在正文进行交叉引用设置需要在正文进行交叉引用的题注如下：图2-1，图3-1，图3-2表2-1，表2-2，表2-3(注：正文需要进行交叉引用的地方有“如所示”的字样，用红色字体标记)注释注释：对有关字符、专有名词或术语进行的补充说明注释包括：题注(及文字说明)、脚注和尾注脚注：一般置于当页的底部，对文档内容进行注释说明；尾注：一般置于每节或文档的结尾，对文档内容涉及的来源进行说明。由两部分组成：注释引用标记和与其对应的注释文本。插入脚注–步骤假设要对第一章中出现的“C/S模式”插入脚注。选择需要添加脚注的对象“C/S模式”，或者将光标置于“C/S模式”文本右侧位置；依次单击“引用”→“脚注”功能组→“插入脚注”，在该页面的底端加入了脚注区域；在脚注区域输入注释内容；(插入脚注或尾注完成后，将鼠标指针停留在文档中的脚注或尾注引用标记上，不必向下滚到页面底部或文档结尾处，注释文本就会出现在屏幕提示中。)定义脚注样式：单击“脚注”功能组中的对话框启动器按钮，打开“脚注和尾注”对话框，根据需要设置脚注的位置、格式及应用范围。课堂实践8–插入脚注请在前一课堂练习的基础上进行修改和设置，为论文的第一章中的两处“C/S模式”设置脚注，要求：脚注位置：页面底端编号：每页重新编号参考文献参考文献在长文档(论文)中，是很常见的一个部分一般编排在文档末尾，有编号，文中通过编号进行引用当参考文献有增、删、排列顺序的调整时，编号会发生变化采用交叉引用方式，则引用的编号将会自动调整参考文献–步骤1.对参考文献进行编号“定义新编号格式”参考文献–步骤2.对参考文献进行引用“定义新编号格式”2.9目录与索引目录列出文档中的各级标题及其所在的页码，方便读者快速浏览文档结构，查找所需内容怎样编制目录？手工录入标题及页码？后期调整内容或者格式后，目录与正文出现偏差，逐个检查并订正吗？Word提供了目录自动生成功能费时、费力麻烦，且容易遗漏出错前提：对各级标题进行了大纲级别的设置，且文档中的插图、表格均采用了与交叉引用设置插入目录方法一：使用手动目录“引用”→“目录”功能组→“目录”，在打开Word内置“目录库”列表框选择“手动目录”使用内容控件占位符来创建目录，本质上是手工创建目录，不能自动更新，不能使用目录的属性方法二：使用自动目录基于大纲级别创建，基于大纲级别为1级、2级和3级的标题及需要在目录中显示的标题，使用