标准化业务合同审批流程操作手册

标准化业务合同审批流程操作手册一、适用场景与流程价值本手册适用于公司各类业务合同的规范化审批管理，涵盖采购合同、服务外包合同、销售合同、合作协议等类型。通过标准化流程，可保证合同内容合法合规、审批权责清晰、流转高效可控，有效降低合同签订风险，保障公司合法权益，提升业务运作效率。二、全流程操作步骤详解（一）合同发起与材料准备发起主体：业务部门经办人（经办人）根据业务需求发起合同审批。准备材料：填写《合同审批申请表》（模板见“流程配套表单模板”），明确合同基本信息（如合同名称、对方单位、金额、履行期限等）；提供合同草案（需包含核心条款：当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等）；附对方主体资质证明（如营业执照复印件、加盖公章的资质文件，特殊行业需提供经营许可证等）；附相关业务支撑材料（如项目立项批复、招投标文件、会议纪要等，根据业务需要提供）。提交方式：将上述材料通过公司OA系统或线下流程提交至部门负责人审核。（二）部门业务审核审核主体：业务部门负责人（部门负责人）。审核内容：合同的业务必要性（是否符合部门年度计划、是否满足实际业务需求）；合同条款的业务完整性（标的、数量、价格、履行期限等是否明确，双方权利义务对等）；对方履约能力初步评估（如行业口碑、过往合作记录等）。审核结果：通过：签署意见后流转至法务部门；不通过：注明修改意见，退回经办人调整后重新提交。（三）法务合规审核审核主体：法务部门专员（法务专员）。审核内容：合同合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在禁止性条款）；条款严谨性（模糊表述、歧义条款、法律风险点，如违约责任、知识产权、保密条款等）；争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确，是否符合公司惯例）。审核结果：通过：签署意见后流转至财务部门；不通过：出具《法务审核意见书》，列明修改条款及法律依据，经办人调整后重新提交。（四）财务风险审核审核主体：财务部门专员（财务专员）。审核内容：合同金额准确性（大小写一致，是否与预算匹配）；付款方式与节奏（是否符合财务制度，如预付款比例、进度款节点、质保金约定等）；成本效益分析（大额合同需评估资金占用成本及投资回报）。审核结果：通过：签署意见后流转至对应层级领导审批；不通过：注明财务风险点（如超预算、付款方式不合理等），经办人调整后重新提交。（五）管理层最终审批审批主体：根据合同金额及重要性分级审批，具体权限金额≤10万元：部门负责人+分管副总（分管副总）；10万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管副总+总经理（总经理）；金额＞50万元：部门负责人+分管副总+总经理+董事长（董事长，或根据公司章程规定的更高决策层）。审批内容：合同是否符合公司战略方向；审批权限是否合规（是否越权审批）；重大风险决策（如长期合作、大额投入等）。审批结果：通过：签署最终审批意见，流转至用印环节；不通过：注明驳回理由，终止审批流程。（六）合同用印管理用印主体：行政/综合管理部门（用印管理员）。用印核查：核对审批手续是否完备（《合同审批申请表》各环节签字齐全）；核对合同文本与审批表内容一致（无涂改、增删，若有修改需双方盖章确认）；核对用印次数（如合同正本X份，副本Y份，按需加盖公章/合同专用章）。用印登记：在《用印登记表》中记录合同编号、用印日期、用印份数、经办人等信息，存档备查。（七）合同签署与交付签署主体：由公司授权代表人（授权代表，需提供《授权委托书》）与对方方签署。签署规范：签署时需当面核实对方方身份及授权资格；签字需清晰可辨，公司盖章需覆盖骑缝页（多页合同）；合同签署页需双方加盖公章，不得仅由个人签字。交付管理：签署完成后，经办人按合同约定份数将合同正本交付对方，留存副本及扫描件，同步更新合同台账。（八）合同归档与跟踪归档主体：行政/综合管理部门（档案管理员）。归档内容：合同审批申请表、合同文本（正本+副本）、法务审核意见书、财务审核意见、对方资质证明、授权委托书等全套材料。归档要求：纸质版：按合同编号分类存放，档案盒标注合同名称、签订日期、存放位置；电子版：扫描存入公司合同管理系统，保证可检索、可追溯；归档时限：合同签署后5个工作日内完成。三、流程配套表单模板（一）合同审批申请表合同编号合同名称合同类型（采购/服务/销售等）对方单位名称合同金额（大写）合同金额（小写）履行期限业务部门发起人（经办人）联系方式合同草案附件相关业务背景说明附件部门负责人意见：签字：日期：法务部门意见：签字：日期：财务部门意见：签字：日期：领导审批意见：分管副总：日期：总经理：日期：董事长（如需）：日期：备注：（二）合同审批流程跟踪表合同编号发起日期当前环节责任岗位部门审核部门负责人法务审核法务专员财务审核财务专员领导审批分管副总各环节审批意见：审批日期预计完成时间实际完成时间状态（待审批/已通过/已驳回/已归档）四、操作关键风险提示（一）合同条款审核风险核心条款缺失：保证合同包含“当事人信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式”八大要素，避免使用“合理”“适当”等模糊表述。法律风险点：重点关注知识产权归属、保密义务、不可抗力条款，需明确具体范围及责任划分，避免约定无效条款（如“任何争议均由公司所在地法院管辖”需符合级别管辖规定）。（二）主体资质审查风险对方方需提供加盖公章的最新营业执照复印件，核实其经营范围是否与合同标的匹配，特殊行业（如食品、医疗）需查验经营许可证、资质认证等，避免与无资质主体合作导致合同无效。（三）审批流程规范风险严禁越权审批或跳过环节审核，如遇紧急业务需缩短流程，需经总经理书面确认并备注原因；审批意见需明确具体（如“同意”“修改付款节点为验收后30日内”），避免模棱两可。（四）用印与签署管理风险用印前务必核对审批材料完整性，严禁在空白合同、未审批文本或仅含复印件的合同上用印；签署时需由公司授权代表人亲自签字，不得代签，对方方签字需与营业执照名称一致。（五）合同归档风险