采购管理流程及审批工具

采购管理流程及审批工具一、适用范围与业务场景本工具适用于企业内部各类采购需求的管理与审批，涵盖办公物资、生产原材料、设备采购、服务外包等场景。当各部门因业务发展、日常运营或项目执行产生采购需求时，可通过标准化流程保证采购合规性、成本可控性及效率，同时规避重复采购、超预算采购等风险。例如：行政部门需采购一批办公文具，生产部门需补充原材料库存，IT部门需采购服务器设备等，均适用本流程。二、操作流程详解（一）需求发起与提报需求部门填写《采购需求申请表》申请人根据实际需求，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、需求日期及供应商信息（若有初步意向）。附件需包含：市场调研报价（至少3家供应商，若为独家采购需说明原因）、技术参数说明（针对设备类采购）、预算审批单（若涉及新增预算）。提交至部门负责人审核，确认需求的必要性与合理性。部门负责人初审部门负责人核对需求与部门工作计划的匹配度，检查预算是否在部门年度预算范围内，签字确认后提交至采购部。（二）采购部需求复核合规性审查采购部检查《采购需求申请表》填写完整性、附件齐全性，重点核实：是否属于集中采购目录内项目（若有）；预估单价是否偏离市场均价（参考历史采购数据或第三方平台行情）；是否存在重复采购（核查库存台账或历史采购记录）。对不符合要求的申请，退回需求部门补充材料或调整需求。预算确认若需求涉及新增预算，采购部协同财务部审核预算来源（如专项预算、应急预算等），确认预算到位后进入下一环节。（三）供应商选择与确定供应商寻源公开采购：通过企业采购平台、供应商库、公开招标等方式邀请符合资质的供应商参与报价。邀请采购：对于金额较小或技术专一的采购，可从合格供应商库中选取3家以上进行询价。独家采购：因产品特殊性（如专利技术）需独家采购的，需提交专项说明，经分管副总审批后执行。比价与评估采购部汇总供应商报价，从价格、质量、交付周期、售后服务、合作信誉等维度进行综合评估，形成《供应商比价报告》。金额≥5万元的采购需组织采购小组（含需求部门、采购部、财务部）进行评审，确定最终供应商。（四）合同拟定与审批合同拟定采购部根据确定的供应商信息，拟定采购合同，明确条款：标的名称、规格型号、数量、单价、总价、付款方式、交付时间与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式等。合同文本需经法务部（或指定法务人员）审核，保证合规性。合同审批审批权限根据采购金额分级：金额＜2万元：采购部经理审批；2万元≤金额＜10万元：分管副总审批；金额≥10万元：总经理审批。审批通过后，由采购部与供应商签订正式合同，副本分发至需求部门、财务部存档。（五）订单执行与交付跟进订单下达采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》，同步明确交付时间、地点及联系人。订单需与合同条款一致，避免口头约定。交付跟进供应商按订单交付时，需求部门需核对送货清单与订单信息（名称、数量、规格），确认无误后签收。若延迟交付或数量不符，采购部需及时与供应商沟通，协调解决并记录原因。（六）验收入库与结算质量验收对于物资类采购，需求部门联合质检部门（或指定人员）按合同约定的技术参数、质量标准进行验收，填写《验收入库单》，注明验收结果（合格/不合格）。对于服务类采购，需根据服务成果（如项目报告、交付物）或服务过程确认完成情况，由需求部门签署《服务验收确认单》。入库登记验收合格后，物资类采购由仓库管理员办理入库手续，登记库存台账；服务类采购资料交由行政部归档。付款申请采购部根据合同约定、验收单、发票等凭证，填写《付款审批单》，附：合同复印件、验收单、发票（供应商开具，抬头需为企业全称）。财务部审核无误后，按付款流程办理结算（如银行转账、票据支付等）。（七）资料归档采购全过程资料（需求申请表、比价报告、合同、订单、验收单、付款凭证等）由采购部统一整理，按“一单一档”原则归档保存，保存期限不少于5年，便于后续审计与追溯。三、配套工具表格（一）《采购需求申请表》字段名称填写说明需求部门如“行政部”“生产一部”申请人*（姓名）联系方式*（电话/分机号）物品/服务名称需采购的具体物品或服务（如“A4打印纸”“服务器运维服务”）规格型号详细技术参数（如“80g白色，500张/包”）需求数量明确单位（如“100包”“1项服务”）预估单价（元）参考市场行情填写预估总价（元）数量×预估单价用途说明采购原因及使用场景（如“日常办公消耗”“XX项目生产使用”）需求日期要求交付的日期供应商信息初选供应商名称、联系人（若有）附件清单市场调研报价、技术参数说明、预算审批单等（注明“详见附件”）部门负责人意见签字+日期：“需求属实，同意采购”（二）《供应商比价报告》字段名称填写说明采购项目名称与《采购需求申请表》一致需求数量同《采购需求申请表》供应商信息序号、供应商名称、联系人、联系方式报价详情报价金额（元）、单价（元）、报价有效期、包含费用（如运费、税费）评估维度价格（30%）、质量（25%）、交付周期（20%）、售后服务（15%）、信誉（10%）综合得分各维度加权得分推荐供应商最终选择的供应商名称及理由评审人员签字采购部：、需求部门：、财务部：*日期年月日（三）《验收入库单》字段名称填写说明单号按规则编号（如“CGYR202405001”）采购订单号对应的《采购订单》编号物品名称同采购订单规格型号同采购订单应收数量采购订单数量实收数量实际到货数量验收结果□合格□不合格（不合格需注明原因：如“规格不符”“质量不达标”）验收人员*（姓名）+日期仓库管理员签字*（姓名）+日期（四）《付款审批单》字段名称填写说明供应商名称合同签订方合同编号对应的采购合同编号采购项目名称同合同标的应付金额（元）合同总金额/分期付款金额付款方式□银行转账□承兑汇票□其他付款事由“XX项目采购尾款”“XX物资货款”等附件清单合同复印件、验收单、发票（注明“已附”）采购部意见签字+日期：“审核无误，同意付款”财务部意见签字+日期：“票据合规，余额充足，同意付款”审批权限按金额分级审批（同合同审批权限）日期年月日四、关键风险提示需求环节风险需求部门需避免“过度采购”或“虚假采购”，保证采购内容与实际业务匹配；采购部应核查历史采购记录，防止重复申领。供应商选择风险严禁与供应商存在利益关联的人员参与评审；独家采购需提供充分理由（如专利证明、唯一供应商说明），并经高级管理层审批。合同管理风险合同条款需明确验收标准、违约责任及争议解决方式，避免模糊表述（如“质量优良”“尽快交付”）；法务审核环节不可，尤其涉及金额较大或复杂条款时。验收环节风险需求部门需亲自参与验收，不得委托他人代签；验收不合