DB3706∕T 101-2025 不动产登记电子档案管理规范

ICS01.140.20

CCSA14

3706

烟台市地方标准

DB3706/T101—2025

不动产登记电子档案管理规范

Specificationonrealestateregistrationelectronicrecordsmanagement

2025-03-19发布2025-04-19实施

烟台市市场监督管理局发布

DB3706/T101—2025

目次

前言..............................................................................II

1范围............................................................................1

2规范性引用文件..................................................................1

3术语和定义......................................................................1

4总体要求........................................................................2

5档案分类........................................................................2

6登记电子卷......................................................................3

7归档范围........................................................................3

8保管期限........................................................................4

9数字图像处理....................................................................4

10归档方式.......................................................................4

11档案检索.......................................................................6

12档案保护.......................................................................7

13档案利用.......................................................................7

附录A（规范性）登记类型代码字典表................................................8

附录B（规范性）权利类型代码字典表................................................9

附录C（资料性）电子卷电子文件目录...............................................11

附录D（资料性）电子卷归档清单...................................................12

参考文献..........................................................................13

I

DB3706/T101—2025

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由烟台市自然资源和规划局提出、归口并组织实施。

II

DB3706/T101—2025

不动产登记电子档案管理规范

1范围

本文件规定了不动产登记电子档案一体化分阶段管理工作要求，包括电子文件形成、收集、整理、

归档及其保护、利用等。

本文件适用于不动产登记电子档案管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T13档号编制规则

TD/T1066不动产登记数据库标准

TD/T1095不动产登记规程

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

不动产登记电子文件realestateregistrationelectronicdocument

不动产登记办理过程中，经计算机等电子设备形成、传输和存储的数字格式的不动产登记簿等不动

产登记结果和不动产登记原始资料，由内容、结构、背景组成。（简称“电子文件”)

3.2

不动产登记电子卷thesetofelectronicdocumentsonacaseofrealestateregistration

一件不动产登记业务办理完毕后所形成的电子文件集。（简称“电子卷”)

3.3

不动产登记电子档案realestateregistrationelectronicrecords

不动产登记业务办结后归档保存的脱离不动产登记系统也能正确读取与使用的电子卷（具有一定

的独立性），以及与其有承接关系或者依附关系的相关电子档案。（简称“电子档案”)

3.4

承接关系replacementregistrationrelationship

同一不动产单元同一类权利类型登记的前后变化替代关系，或者由一个不动产单元分割的不动产

单元权利登记的前后变化替代关系，或者由多个不动产单元合并的不动产单元权利登记的前后变化替

代关系。

3.5

依附关系dependencyregistrationrelationship

从权利与主权利的不动产登记办件关系。从权利为同一不动产单元附着于其他权利登记的权利，主

权利为被附着的权利。

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4总体要求

4.1分阶段管理

4.1.1前端控制

4.1.1.1应从源头上保障真实性、完整性、可用性和安全性。

4.1.1.2规划或升级不动产登记软件系统时，以电子文件和电子档案的管理为基础要素综合考虑。

4.1.1.3办理登记业务获取的不动产登记资料,应做到权属清楚、界址清晰、面积准确、内容完整、数

据一致、图像文件高清规整、声像材料能正常使用，真实反映不动产及其变动的实际状况。

4.1.2过程控制

在业务流转、材料移交、档案保护、信息共享过程中保持真实性、完整性、可用性和安全性。

4.1.3终端控制

电子档案到达永久保存阶段，应实施保护和利用过程的有效管控。

4.2登记数据库

电子文件形成、归档、编制检索工具、保护和利用等应全部纳入烟台市不动产登记数据库。

5档案分类

5.1按照不动产物权生命周期划分

包括不动产物权的设立、变更、转让和消灭登记档案。

5.2按照不动产权利客体划分

包括土地、海域、林地以及房屋、林木等定着物登记档案。

5.3按照不动产登记类型划分

包括首次登记、变更登记、转移登记、注销登记、更正登记、异议登记、预告登记、查封登记、补

证、换证登记档案。登记类型代码应符合附录A的规定。

5.4按照不动产权利类型划分

按照不动产权利中的所有权和使用权、不动产地貌特征（海域、水域滩涂、陆地）结合土地利用现

状（建设用地、农用地、林地、草地等）、结合其他相关权利（取水权、探矿权、采矿权等）、以及依

附于上述权利的抵押权、地役权、异议、查封划分的不动产权利类型档案。权利类型代码应符合附录B

的规定。

5.5按照登记介质材料划分

电子文件单轨运转，电子文件单套归档，形成电子登记档案；电子文件与纸质文件双轨运转，电子

文件、纸质文件同步归档，形成纸质登记档案。

5.6按照登记程序划分

包括依申请登记电子档案、依嘱托登记电子档案和依职权登记电子档案。

2

DB3706/T101—2025

6登记电子卷

6.1通则

6.1.1依申请的不动产登记通过申请、受理、审核、登簿等环节生成电子卷。

6.1.2依嘱托的不动产登记通过嘱托、受理、审核、登簿等环节生成电子卷。

6.1.3依职权的不动产登记通过启动、审核、登簿等环节生成电子卷。

6.1.4依嘱托登记和依职权登记电子档案管理按本文件原则进行。

6.2申请

登记申请人通过大厅办件或云登记办件提交登记申请材料、启动登记业务。

6.3受理

登记机构查验登记客体、权利客体、申请主体、申请材料，询问登记事项、录入相关信息，决定是

否需要补充（补正）材料或者是否予以受理登记，并出具受理结果。

6.4审核

登记机构对决定受理的不动产登记申请，对申请事项及申请材料进行审查，做出是否予以登记决定。

6.5登簿

将登记审核决定予以登记的事项记载于不动产登记簿。登记事项自记载于不动产电子登记簿时完

成。

6.6公告作废

登记机构在相关门户网站刊登未收回的原权利人纸质证书、证明作废信息，公告该权属证书、证明

记载的权利灭失，权证作废。

6.7登记证照生成

登记机构在登簿后实时生成不动产登记电子证照文件，根据权利人的需求，核发纸质不动产权证书、

登记证明。

6.8归档

登记业务办结后，电子卷归档。

7归档范围

7.1予以登记的归档

7.1.1登记结果材料

包括不动产登记簿等。

7.1.2登记申请材料

包括登记申请书，申请人、代理人身份证明材料、授权委托书，相关的不动产权属来源证明材料、

登记原因证明文件、地籍调查成果材料，与他人利害关系的说明材料以及TD/T1095规定的其他材料。

7.1.3登记审核材料

3

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包括登记机构对登记办件进行审核形成的材料。

7.2不予登记的归档

包括不予登记告知书、退回登记申请材料清单、登记申请材料、其他登记材料。

7.3不予受理的归档

包括不予受理告知书、退回登记申请材料清单、登记申请材料、其他登记材料。

7.4撤回登记的归档

包括取回材料清单、撤回登记的申请材料、登记申请材料、相关登记簿资料、其他登记材料。

8保管期限

电子档案的保管期限应为永久。

9数字图像处理

9.1通用要求

不动产登记办件过程中形成电子文件数字图像时，应满足以下要求。

a)依据原始材料的品质来确定扫描模式，推荐全彩色扫描：

•材料上有红头、印章，或者插有黑白照片、彩色照片以及彩色插图，宜采用彩色模式；

•普通材料为黑白二色，但字迹清晰度欠佳，或者材料带有插图，页面存在多色文字，宜采

用灰度模式；

•其他普通材料，宜采用黑白二值模式。

b)分辨率宜选择300dpi，最低不低于200dpi，图像大小不超过3M。

c)数字化图像处理应视情进行纠偏、旋转还原、去污、去除多余的白边。

d)数字化图像存储宜采用JPEG格式,也可存储为OFD、PDF格式。压缩率应保证图像清晰可读。

e)图像材料名称唯一，与电子材料目录对应。

9.2清晰

电子文件数字图像总体、细部及其边界通过人眼辨识，应不存在因调焦、亮度、对比度等造成的识

读困难。

9.3洁净

电子文件数字图像，不存在多余的明显斑驳阴影以及污点污线黑边，并保留原始材料原貌。

9.4平正

电子文件数字图像原始材料底边与图像边框底边相合，四边与图像边框四边平行，表面平坦，不存

在颠倒、歪倒或起伏。

9.5饱满

电子文件数字图像保留原始材料全貌、无缩放，如需裁边处理，应在距页边最外延至少2mm到3mm。

10归档方式

4

DB3706/T101—2025

10.1通用要求

10.1.1电子文件以电子卷为单位移交归档。

10.1.2电子文件应随办理、随收集；随收集、随整理；随移交、随入库。

10.1.3电子卷文件目录统领登记业务电子卷，承载登记业务电子文件的描述信息。电子卷文件目录见

附录C。

10.2电子文件来源要求

10.2.1电子形式

10.2.1.1申请人通过云登记办件提交的电子文件应使用合法有效的电子签名或者电子印章；或者使

用不动产登记机构核验通过、经当事人确认与原件一致在线提交的纸质材料数字化文件。

10.2.1.2通过信息共享获取的电子证照、电子数据以及通过电子方式送达的法律文书等，以政务服务

事项办理系统上形成的符合标准的格式为准。

10.2.1.3数字图像文件的格式要求见第9章，音频宜采用MP3格式，视频宜采用MP4格式，版式文档和

各类图纸宜采用OFD格式。

10.2.2纸质形式

大厅办件收取的纸质材料，在受理过程中进行数字化扫描，生成数字图像文件。

10.3电子文件来源描述

10.3.1通用要求

10.3.1.1采用“电子文件来源方式.办理登记环节名称”“电子文件来源方式.共享文件提供部门名称.

办理登记环节名称”的方式表述，可根据实际情况调整具体称谓。

10.3.1.2电子文件来源方式包括，电子收件、接收共享文件、电子文件生成、纸质材料扫描、云登记

办件等。

10.3.2大厅办件

登记申请人现场核验的到场申请材料以及现场采集的照片、录音、录像等材料，材料来源注明“电

子收件.受理”。

10.3.3云登记办件

电子文件，材料来源注明“云登记办件.报件人名称”。

10.3.4接收推送、接收共享的电子文件

由其他部门推送或共享渠道进入不动产登记系统的电子文件，无需配套的纸质材料。

示例：“接收共享文件.XX.受理”。

10.3.5生成版式文件

10.3.5.1申请过程材料

登记申请书、询问记录等，生成版式文件，材料来源注明“电子文件生成.受理”。

10.3.5.2审核过程材料

签署的审核意见、实地查看、调查、登记公告等，生成版式文件，材料来源注明“电子文件生成.

审核”。

5

DB3706/T101—2025

10.3.5.3登记成果材料

生成登记簿版式电子文件，材料来源注明“电子文件生成.登簿”。

10.3.5.4作废公告

生成作废公告电子文件，材料来源注明“纸质材料扫描.公告”。

10.3.5.5登记证照文件

不动产登记电子证照文件，材料来源注明“电子文件生成.证照库下载”。

10.4电子文件命名

文件名依文件自身特征确定中文标题，应准确反映文件主题、用词简练。

10.5立卷人

登记业务首接办件人为立卷人，负责统筹电子卷整理。

10.6自动立卷

将办件电子文件及其电子文件目录封装为电子卷。宜以压缩文件格式存储。

10.7归档清单

由不动产登记系统形成电子档案归档清单。对应的电子卷同步推送。电子卷归档清单参见附录D。

10.8归档清点

按照归档清单，自动清点归档电子档案，列表显示不符合项。

10.9电子档案验证

通过可信时间戳或数字摘要等手段，生成电子档案验证信息，确保可追溯。

11档案检索

11.1档号

应根据不动产权利类型综合分类（见附录B）分年度按办件归档顺序流水编号方式生成档号，档号

的结构应符合DA/T13第7章的规定。

11.2挂接

建立档号与库柜的对应关系。

11.3检索

检索工具要素包括业务号、承接业务号、依附业务号、坐落、权利人名称、权利人证件号码、不动

产单元号、档号和证照号码等。

11.4关联

应通过电子卷电子文件目录中元数据承接业务号、依附业务号建立与关联档案的承接关系或依附

关系，更新关联档案的变化动态。

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DB3706/T101—2025

12档案保护

电子档案的存储、备份、安全、保密应符合GB/T18894第9章、TD/T1095中9.4的规定。

13档案利用

13.1权利人、利害关系人等应在权限允许范围内检索利用电子档案。

13.2对电子档案的利用应保留记录。

13.3不动产登记簿记载的权利人查询，可上传查询申请材料和查询结果；其他查询应上传查询申请材

料和查询结果。

7

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附录A

（规范性）

登记类型代码字典表

登记类型代码字典表见表A.1。

表A.1登记类型代码字典表

代码登记类型

100首次登记

200转移登记

300变更登记

400注销登记

500更正登记

600异议登记

700预告登记

800查封登记

900其他登记

901补证

902换证

注：本表引用TD/T1066表A.21《登记类型代码字典表》。

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DB3706/T101—2025

附录B

（规范性）

权利类型代码字典表

权利类型代码字典表见表B.1。

表B.1权利类型代码字典表

代码权利类型

01集体土地所有权

02国家土地所有权

03国有建设用地使用权

04国有建设用地使用权/房屋所有权

05宅基地使用权

06宅基地使用权/房屋所有权

07集体建设用地使用权

08集体建设用地使用权/房屋所有权

09土地承包经营权

10居住权

11林地使用权

12林地使用权/森林、林木使用权

13草原使用权

14水域滩涂养殖权

15海域使用权

16海域使用权/建（构）筑物所有权

17海域使用权（无居民海岛）

18海域使用权（无居民海岛）/建筑物（设施）使用权

19地役权

20取水权

21探矿权

22采矿权

23国有农用地的使用权

24国有建设用地使用权/构筑物所有权

25宅基地使用权/构筑物所有权

26集体建设用地使用权/构筑物所有权

29国有未利用地的使用权

30集体农用地使用权

31土地承包经营权/森林、林木使用权

33林地经营权/林木所有权

34林地经营权/林木使用权

35林地承包经营权/林木所有权

36林地使用权/林木所有权

37抵押权

38异议登记

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DB3706/T101—2025

表B.1权利类型代码字典表（续）

代码权利类型

39查封登记

40预告登记

99其他权利

注1：本表引自TD/T1066表A.8《权利类型代码字典表》。

注2：代码27、28、32空缺，目的是与TD/T1066表A.8《权利类型代码字典表》保持

一致。

注3：代码10，根据《中华人民共和国民法典》的规定加以扩充。

注4：代码38、39、40根据TD/T1066表42《权利人属性结构描述表（表名：QLR）》注

3加以补充。

10

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附录C

（资料性）

电子卷电子文件目录

业务号：承接业务号：依附业务号：

坐落：权利人名称：证件号码：

不动产单元号：证照号码：

档号：

序号文件名资料来源备注

立卷人：立卷时间：