企业采购申请与审批流程标准化作业指导书

企业采购申请与审批流程标准化作业指导书一、适用范围与工作场景本指导书适用于企业各部门日常运营、项目执行及专项工作中各类物资、服务及固定资产的采购申请与审批管理，涵盖以下典型场景：日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等常规需求；生产运营物资采购：如原材料、零部件、生产辅料等生产相关物资；服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等；固定资产采购：如电脑、仪器、设备等价值较高、使用周期长的资产；其他专项采购：如市场活动物资、员工培训物资等非经常性需求。二、标准化操作流程详解（一）第一步：采购需求发起与申请单填写责任人：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）操作说明：需求部门根据实际需求（如办公物资短缺、项目物资需求等），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、用途及预估单价、总价，保证信息真实、完整。登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购申请单》），按要求填写以下字段：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；物品/服务名称（需具体，避免“一批物资”等模糊表述）、规格型号、单位、数量；预估单价、总价（需注明货币种类，如人民币）、预算科目（如“办公费”“原材料采购”）；用途说明（简述采购原因及使用场景，如“用于项目办公耗材补充”）；附件清单（如需提供技术参数、图纸、询价记录等，需或附后）。确认信息无误后，提交至部门负责人进行初审。（二）第二步：部门初审责任人：需求部门负责人操作说明：部门负责人收到申请后，重点审核以下内容：采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否存在重复采购）；预算是否在部门年度/月度预算额度内，超预算需说明理由并标注“超预算申请”；申请信息是否完整（如规格、数量、用途是否清晰）。审核通过：在申请单上签署“同意”，并注明姓名、日期，流转至下一环节；审核不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“超预算未说明”），退回申请人修改后重新提交。（三）第三步：跨部门会签（如需）责任人：财务部、法务部、技术部（根据采购类型确定）操作说明：财务部会签：审核采购预算是否匹配，资金来源是否落实；大额采购（如超过万元）需复核成本效益分析，评估是否必要。法务部会签：涉及合同、服务的采购，审核合同条款合规性（如违约责任、知识产权等）；高风险采购（如涉及法律纠纷的供应商）需出具法律风险评估意见。技术部会签：专业设备、技术物资采购，审核技术参数是否符合使用要求；新产品、新技术采购需评估技术可行性与兼容性。各部门会签通过后，在申请单相应栏位签署意见并流转至审批负责人；任一部门不通过，需说明原因并退回需求部门调整。（四）第四步：分级审批责任人：分管副总、总经理、采购总监（根据采购金额及类型划分权限）审批权限划分（示例）：小额采购（≤5000元）：需求部门负责人审批→分管副总审批；中额采购（5000元-5万元）：需求部门负责人审批→分管副总审批→采购总监审批；大额采购（＞5万元）：需求部门负责人审批→分管副总审批→采购总监审批→总经理审批。操作说明：审批人根据采购必要性、预算合规性、审批权限进行审批，重点审核：采购是否符合公司战略及年度计划；供应商选择方式（如招标、询价、单一来源）是否合理；大额采购是否经过集体决策（如总经理办公会审议）。审批通过：在申请单上签署“同意”，并注明姓名、日期，流转至采购部门；审批不通过：注明驳回原因（如“超出审批权限”“必要性不足”），终止流程并退回需求部门。（五）第五步：采购执行责任人：采购部门采购专员操作说明：采购部门收到审批通过的《采购申请单》后，确认采购需求及要求，启动采购流程：小额/常规采购：从合格供应商库中比价选择1-3家供应商，询价后确定最优供应商；中额采购：至少邀请3家供应商报价，填写《比价记录表》，附供应商报价单；大额采购：采用公开招标或竞争性谈判方式，按《招标管理办法》执行，留存招标过程文件。与供应商签订采购合同（如需），明确交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务部审核（金额较大时）。向供应商下达采购订单，订单信息需与申请单、合同一致（物品名称、数量、规格、交付时间等）。（六）第六步：物资/服务验收责任人：需求部门验收人、采购部门监督人操作说明：供应商按约定交付物资或提供服务后，需求部门组织验收：物资验收：核对物资名称、规格型号、数量是否与订单一致；检查外观、质量是否达标（如设备需试用、耗材需抽检）；填写《物资验收单》，注明验收结果（合格/不合格）。服务验收：对照服务合同标准（如咨询报告完成度、维修服务响应时间），评估服务质量，由需求部门负责人签署《服务验收单》。验收不合格：及时通知采购部门，要求供应商限期退换货或整改，整改后重新验收；验收合格：需求部门验收人、采购部门监督人共同在验收单上签字确认，流转至财务部门。（七）第七步：付款与归档责任人：财务部付款专员、采购档案管理员操作说明：付款：财务部收到《采购申请单》《审批单》《验收单》《合同》及发票后，核对单据一致性（如金额、供应商信息、验收结果）；按合同约定付款方式（如预付款、分期付款、货到付款）办理付款手续，留存付款凭证。归档：采购档案管理员将采购全流程资料（申请单、审批单、比价记录、合同、验收单、发票、付款凭证等）按“一采购一档”原则整理，电子档存入采购管理系统，纸质档分类存档，保存期限不少于5年。三、标准化模板与填写说明（一）《采购申请单》字段名称填写要求申请部门需求部门全称（如“市场部”“生产车间”）申请人需求部门具体经办人姓名联系方式申请人办公电话或邮箱申请日期提交申请的年月日物品/服务名称具体名称（如“A4打印纸”“项目咨询服务”）规格型号详细的规格参数（如“70g白色，500张/包”）单位物计量单位（如“台”“件”“批”）数量采购数量（需为阿拉伯数字，避免“若干”等模糊表述）预估单价（元）单项物品预估价格（保留两位小数）预估总价（元）数量×预估单价（大写+小写，如“壹仟元整：¥1000.00”）预算科目公司财务规定的预算科目名称（如“办公费-耗材”“原材料-甲材料”）用途说明简述采购原因及使用场景（如“用于部门日常文件打印”）附件清单需提供的附件名称（如“技术参数说明书”“供应商报价单”）审批意见栏按流程由审批人逐栏签署意见及姓名、日期（二）《物资验收单》字段名称填写要求验收部门物资使用部门全称验收人参与验收的部门经办人姓名验收日期实际验收的年月日物资名称与采购订单一致的物资名称规格型号与采购订单一致的规格参数单位物资计量单位数量实际到货数量质量描述外观检查、功能测试结果（如“无划痕，运行正常”“包装破损”）验收结论□合格□不合格（不合格需注明具体问题）供应商信息供应商名称、联系人、联系方式监督人（采购部）采购部门参与验收人员姓名及签名（三）《审批记录表》审批环节审批人审批意见（同意/驳回）审批日期备注（驳回原因说明）部门初审*202X–财务部会签*YY202X–分管副总审批*ZZ202X–总经理审批*AA202X–四、关键控制点与注意事项合规性优先：所有采购必须遵守《_________采购法》（如适用）及公司《采购管理制度》，严禁违规采购（如未经审批、超预算采购）。预算刚性控制：严格执行“无预算不采购，超预算不审批”原则，确需调整预算的，需按预算调整流程报批后执行。审批权限规范：严禁越权审批或化整为零规避审批，大额采购必须经过集体决策并留存会议记录。信息准确性：申请单信息需真实、完整，避免错填、漏填（如规格型号、数量），导致采购物资与需求不符。时间节点管理：各环节审批需在1-3个工作日内完成（紧急采购可缩短，但需注明“紧急”并说明原因），避免流程延误影响工作进度。供应商管理：优先从合格供应商库中选择供应商，新供应商需经过资质审核（如营业执照、相关资质证书）；采购过程需留存比价、招标记录，保