企业合同管理规范模板与示例

一、适用范围与核心目标本规范模板适用于各类企业（包括但不限于有限责任公司、股份有限公司等）在开展业务过程中涉及的各类合同管理，如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议等。核心目标在于通过标准化流程规范合同全生命周期管理，防范法律与经营风险，明确权责划分，提高合同履约效率，保障企业合法权益，保证企业经营活动合规有序。二、标准化操作流程（一）合同立项与需求确认需求发起：业务部门根据业务需要（如采购物资、提供服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、质量标准、预算金额、履行期限、核心需求等关键信息，部门负责人签字确认。立项审批：需求表提交至企业管理部（或指定归口部门），结合企业战略、预算规划进行立项审核，重大合同（如金额超过万元或涉及核心业务）需报请总经理办公会审批，审批通过后方可进入合同起草环节。（二）合同起草模板选择：优先使用企业标准化合同模板库中的对应类型模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无合适模板时，由法务部门（或外聘律师）牵头起草。内容填写：根据需求审批结果，准确填写合同核心条款，包括但不限于：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表联系方式）；合同标的、数量、质量标准、技术参数；价款及支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息）；履行期限、地点、方式；双方权利义务、违约责任、争议解决方式；保密条款、不可抗力约定等。内部审核：起草部门负责人对合同内容与需求的匹配性进行初审，保证无遗漏或偏差。（三）合同审核业务部门审核：确认合同条款是否满足业务需求，标的、数量、价款等是否与需求申请一致，履约能力是否具备。法务审核：重点审核合同合法性（是否符合法律法规及行业规定）、条款完整性（是否规避关键风险）、权利义务对等性（是否存在显失公平条款）、违约责任可执行性（违约金是否合理、争议解决方式是否明确）。财务审核：审核价款计算准确性、支付方式是否符合财务管理制度、税务处理合规性（如发票类型、税率约定）、资金支付风险。高层审批：一般合同：经业务、法务、财务部门审核通过后，由分管副总审批；重大合同：需提交总经理办公会或董事会审议审批，审批通过后方可签署。（四）合同签署用印申请：审批通过的合同，由起草部门提交至行政部（或指定印章管理部门），填写《合同用印申请表》，附合同文本及全套审批文件。用印管理：行政部核对审批手续与合同内容一致性，无误后加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；若需签字，保证授权代表持有有效授权委托书，签字字迹清晰。文本分发：签署后，原件至少一式两份（或按约定份数），企业与合同对方各执一份，复印件分发至业务、财务、法务部门存档，电子版同步至企业合同管理系统。（五）合同履行履约跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，建立《合同履约台账》，记录履行进度（如交付时间、验收节点、付款节点），定期向法务部门及分管领导汇报。验收与确认：合同标的交付后，业务部门按约定组织验收（如技术验收、数量质量验收），出具书面验收证明，双方签字盖章确认；服务类合同需阶段性确认服务成果。付款执行：财务部门凭验收证明、合同正本、发票等单据，按约定支付方式办理付款，留存付款凭证。（六）合同变更、解除与终止变更处理：履行中需变更合同内容（如标的、价款、履行期限）时，由双方协商一致并签订《合同补充协议》，补充协议需履行原合同审批流程，变更后原合同条款继续有效。解除条件：符合约定解除条件（如一方违约、不可抗力导致无法履行）或协商一致解除的，由提出方提交《合同解除申请》，明确解除原因、责任划分及后续处理方案，按审批流程审核通过后签订《合同解除协议》。终止归档：合同履行完毕或解除/终止后，业务部门在10个工作日内将合同及相关资料（补充协议、验收证明、解除协议等）整理归档。（七）合同归档归档责任：行政部（或档案管理部门）为合同归档牵头部门，业务部门配合移交，保证合同文本（含签署页、附件）、审批文件、履约凭证、往来函件等资料完整。归档要求：纸质版：按合同编号顺序装订，标注“正本”或“副本”，存入档案盒，档案盒面注明合同编号、名称、签订日期、双方主体；电子版：扫描至企业档案管理系统，命名规则为“合同编号-合同名称-签订日期”，保证可检索、可追溯；保管期限：一般合同保管不少于10年，重大合同（如涉及知识产权、长期合作）保管不少于20年，保管期满按规定销毁并记录。三、合同模板框架与填写示例（一）通用合同模板框架合同要素内容说明合同编号规则：年份（4位）+合同类型代码（2位，如“采”代表采购，“服”代表服务）+序号（3位，如001）合同双方信息甲方（采购方/服务接受方）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人、电话乙方（销售方/服务提供方）：同上合同名称明确合同类型及核心内容，如“办公设备采购合同”“项目技术开发服务合同”签订地点与日期签订合同的具体地点及日期（格式：YYYY年MM月DD日）鉴于条款简述签订合同背景及目的（如“甲乙双方经友好协商，就甲方向乙采购设备达成一致”）合同标的详细描述标的名称、型号、规格、技术参数等（可附附件《技术规格说明书》）数量与质量要求数量（含计量单位）、质量标准（如国标、行标或双方约定标准）、验收方法价款及支付方式1.总价款（大写+小写）2.支付条件（如预付比例到货款/进度款质保金）3.支付方式（银行转账/承兑汇票等）4.乙方账户信息（开户行、账号、户名）履行期限与地点1.交付/服务开始时间、结束时间2.履行地点（如甲方办公地址、乙方工厂地址）双方权利义务甲方：按时付款、提供必要配合、验收等乙方：按时交付/提供服务、保证质量、提供售后等违约责任1.逾期违约金（计算方式：如按日万分之五支付）2.质量问题违约责任（如退换货、赔偿损失）3.单方解除合同违约责任争议解决方式协商不成的，选择以下一种：□提交仲裁委员会仲裁□向甲方所在地人民法院提起诉讼保密条款保密范围（如技术信息、商业价格）、保密期限（如合同终止后2-5年）不可抗力定义（如自然灾害、战争）、发生后的通知义务、责任免除范围其他约定合同生效条件（如双方签字盖章后生效）、合同份数（一式X份，效力等同）签署页甲方：盖章、法定代表人/授权代表签字、日期乙方：盖章、法定代表人/授权代表签字、日期（二）填写示例（以“办公设备采购合同”为例）合同编号：HT-2024-采001甲方：*有限公司统一社会信用代码：*地址：市区路号法定代表人：*联系人：*电话：*乙方：*商贸有限公司统一社会信用代码：*地址：市区街号法定代表人：*联系人：*电话：*合同名称：办公设备采购合同签订地点：市区路号会议室签订日期：2024年5月20日鉴于条款：甲方因办公需要，向乙方采购办公设备；乙方具备相关设备生产/销售资质，同意向甲方提供符合质量标准的设备。双方经协商，达成如下协议：第一条合同标的设备名称型号规格数量（台）单价（元）总价（元）备注台式电脑ThinkCentreM700102,80028,000含显示器、键盘鼠标打印机HPLaserJetPro22,0004,000含硒鼓2套合计——————32,000含税价（税率13%）第二条质量要求与验收质量标准：设备须为全新原装正品，符合国家“三包”规定及乙方承诺的技术参数（详见附件《技术规格说明书》）。验收：乙方交付设备后5个工作日内，甲方组织验收；验收合格，出具《验收合格证明》；不合格，乙方应在3个工作日内更换，相关费用由乙方承担。第三条价款及支付方式总价款：人民币（大写）叁万贰仟元整（¥32,000.00）。支付方式：（1）预付款：合同签订后3个工作日内，甲方向乙方支付总价款的30%，即¥9,600.00；（2）到货款：设备交付并验收合格后7个工作日内，甲方向乙方支付总价款的65%，即¥20,800.00；（3）质保金：总价款的5%，即¥1,600.00，质期满无质量问题后10个工作日内支付。乙方账户信息：开户行：银行支行账号：*户名：*商贸有限公司第四条履行期限与地点履行期限：乙方收到预付款后15个工作日内将设备交付至甲方办公地址（市区路号）。履行地点：甲方指定办公地址。第五条双方权利义务甲方权利义务：按时支付价款，提供验收场地及必要协助；对乙方提供的设备技术参数负有保密义务。乙方权利义务：按时交付合格设备，提供设备操作培训；质保期内免费维修（非人为损坏），质期1年。第六条违约责任逾期交货：每逾期1日，乙方按逾期交货金额的0.05%向甲方支付违约金；逾期超过15日，甲方有权解除合同，乙方退还已付款项并赔偿损失。逾期付款：每逾期1日，甲方按逾期付款金额的0.03%向乙方支付违约金。质量问题：验收不合格或质期内出现非人为质量问题，乙方负责退换或维修，并赔偿甲方因此遭受的损失。第七条争议解决方式本合同履行过程中发生的争议，双方应友好协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。第八条其他约定本合同自双方签字盖章之日起生效。本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：*有限公司法定代表人/授权代表（签字）：*日期：2024年5月20日乙方（盖章）：*商贸有限公司法定代表人/授权代表（签字）：*日期：2024年5月20日四、关键风险控制要点主体资格审查：签约前务必核实对方营业执照、相关资质证书（如生产许可证、经营许可证）、法定代表人证件号码明，保证签约主体合法有效；避免与分公司、分支机构签约（需提供总公司授权书）。核心条款明确性：合同标的、数量、价款、履行期限等关键条款避免使用“大概”“左右”“合理”等模糊表述，质量标准需引用具体国标/行标或附件约定，违约责任需明确计算方式及上限。授权与用印管理：签字人员需持有法定代表人出具的《授权委托书》（载明授权范围、权限、期限），严禁超越授权签约；合同用印前需核对审批流程与文本一致性，杜绝空白合同盖章。履约过程监控：建立“合同-台账-凭