访客管理办法实施细则

访客管理办法实施细则一、管理原则（一）安全优先原则访客管理以保障单位人员、财产及信息安全为首要目标，所有流程设计需满足国家相关法律法规（如《企业事业单位内部治安保卫条例》）及单位内部安全管理制度要求。对可能涉及保密区域、核心业务区的访客，需实施分级审批及全程陪同制度，禁止无授权人员擅自进入。（二）分类管理原则根据访客身份及访问目的，将访客划分为以下类型，并实施差异化管理：商务访客：因合作洽谈、项目对接等公务目的来访，需提供单位邀请函或预约信息；应聘访客：通过招聘平台预约面试的人员，需出示身份证及面试通知；探亲访客：单位员工家属探访，需由员工本人提前申请并现场确认；临时访客：如快递配送、维修服务等，需登记具体服务区域及时间，由对接部门人员陪同。（三）效率优化原则通过线上预约系统、智能登记设备等工具简化流程，减少访客等待时间。对于频繁来访的固定合作方，可申请“长期访客证”，有效期不超过6个月，到期需重新审核备案。二、流程规范（一）预约登记线上预约访客需提前通过单位官网、微信公众号或指定预约平台填写信息，包括姓名、身份证号、联系方式、访问部门、访问事由、预计到访时间及离开时间。对接部门负责人需在24小时内审核预约申请，通过后系统自动发送预约成功短信，包含访客二维码及访问须知。现场登记未提前预约的临时访客，需在前台填写《访客登记表》，并出示有效身份证件（身份证、护照等），由前台人员扫描录入系统。前台人员需与对接部门确认接待意向，经同意后方可办理登记，同时告知访客单位安全管理规定（如禁止携带易燃易爆物品、禁止拍照区域等）。（二）证件发放与回收访客登记完成后，前台发放纸质访客证或电子凭证（通过扫码生成），证件需标注访客姓名、照片、访问区域及有效时间。访客进入办公区域时需主动出示访客证，配合安保人员查验；离开时需将访客证交回前台，系统自动记录离开时间，未按时归还的需由对接部门负责人协助追回。（三）陪同管理访客进入非公共区域（如办公区、实验室、档案室等）必须由对接部门人员全程陪同，陪同人员对访客行为负有直接管理责任。禁止访客单独在单位内活动，如陪同人员需暂时离开，需安排其他人员接替陪同或引导访客至指定等候区。三、权限管理（一）区域权限划分根据单位实际情况，将区域划分为以下权限等级：|权限等级|覆盖区域|访客类型要求||----------|-------------------------|-------------------------------||A级|公共区域（大堂、接待室）|所有访客||B级|普通办公区|商务访客、应聘访客（陪同）||C级|技术部门、项目车间|商务访客（需部门总监审批）||D级|保密室、服务器机房|仅限特定授权访客（需总经理审批）|（二）权限审批流程B级及以上区域访问需由对接部门负责人在预约系统中勾选对应权限，C级需额外经部门总监签字确认，D级需提交总经理办公室审批。权限生效时间与访客访问时间一致，过期自动失效，禁止通过任何方式转借或冒用权限。四、安全措施（一）物品管控禁止携带物品：包括枪支弹药、管制刀具、易燃易爆品、剧毒化学品等危险品，以及未经批准的摄影、录音设备。随身物品管理：访客携带的背包、行李箱等可寄存在前台储物柜，贵重物品自行保管，单位不承担保管责任。（二）技术监控单位公共区域、出入口及重点区域安装视频监控设备，监控数据保存期限不少于30天，安保人员需实时监控异常情况。智能访客系统与门禁系统联动，未授权人员试图进入限制区域时，系统自动报警并通知安保部门。（三）信息安全访客登记信息仅用于安全管理，由专人负责保管，严禁泄露或用于其他用途，系统数据加密存储，定期备份。禁止访客连接单位内部网络，如需使用网络需连接指定guestWi-Fi，该网络与内部办公网络物理隔离。五、应急处理（一）突发安全事件访客丢失：发现访客未按时离开或在单位内失联时，前台立即联系对接部门，同时启动监控追踪，必要时通知安保人员进行区域排查。物品遗失：访客报告物品遗失后，前台协助调取监控录像，联系可能接触区域的人员，若涉及可疑盗窃行为，立即报警处理。（二）紧急疏散当单位发生火灾、地震等突发事件时，陪同人员需立即引导访客沿疏散通道撤离至指定集合点，并清点人数，确保无遗漏。前台通过广播系统发布疏散通知，安保人员在各楼层引导疏散，禁止使用电梯，优先保障访客及员工生命安全。（三）违规处理访客违反管理规定（如擅自进入限制区域、损坏公共财物、扰乱办公秩序等），陪同人员需立即制止并报告安保部门，视情节严重程度可要求其立即离开，或移交公安机关处理。对接部门因管理不当导致访客违规的，将纳入部门安全考核，情节严重的追究相关人员责任。六、监督与改进（一）日常检查安保部门每周对访客登记记录、监控录像、区域权限执行情况进行抽查，发现问题及时通报整改，每月形成《访客管理检查报告》提交单位安全委员会。（二）投诉与反馈单位设立访客意见箱及投诉电话，收集访客对管理流程的建议，每季度召开专题会议讨论优化措施，如调整预约审核时限、增加登记设备等。（三）培训与演练每半年组织前台、安保及各部门接待人员进行访客管理培训，内容包括流程规范、应急处理、礼仪服务等。每年至少开展1次访客应急事件演练（如访客闯入保密区、突发疾病等场景），提升各部门协同处置能力。七、附则本细则自发布之日起施行，由单位安全管理部门负责解释和修订。各部门可根据实际需求制定