员工离职办理通知书及模板示范

员工离职办理通知书及模板示范离职办理通知书是劳动关系终结阶段的核心文书，它既明确企业与员工的权利义务，也为后续纠纷提供法律依据。依据《劳动合同法》《工资支付暂行规定》等法规，一份严谨的通知书需兼顾合规性、清晰性与实操性，以下从核心内容、撰写要点到场景化模板进行拆解，助力企业与员工平稳完成离职流程。一、离职通知书的核心内容与逻辑框架离职通知书的本质是劳动关系终止的“权利义务确认书”，需围绕“主体-事由-时间-责任-结算”五大维度展开，避免歧义与漏洞：1.基础信息锚定明确员工姓名、岗位、入职时间、劳动合同期限，例如：“您于202X年X月X日入职我司，担任XX岗位，劳动合同期限为202X年X月X日至202X年X月X日。”2.离职事由与类型需清晰区分离职性质：主动辞职：“您于202X年X月X日提交离职申请，经公司研究，同意您的离职请求”；过失性辞退：“经调查，您存在[具体违纪行为，如连续旷工3日]，违反《员工手册》第X条”；非过失性辞退：“因[客观事由，如医疗期满后无法胜任原岗位]，依据《劳动合同法》第四十条，公司决定解除劳动合同”；协商解除：“经双方友好协商，就解除劳动合同达成一致”。3.时间节点与衔接最后工作日：明确员工在岗的截止日期，关联薪资、社保结算；离职生效日：劳动关系终止的法定日期（如“主动辞职需提前30日，试用期提前3日”）；交接期限：要求员工在[X个工作日内]完成工作交接，避免责任真空。4.薪资与福利结算工资结算至最后工作日，绩效、奖金按制度发放；未休年假补偿、加班费等需明确计算方式（如“未休年假补偿为[X]天×日工资”）；社保、公积金停缴节点（如“公司为您缴纳社保至202X年X月，次月起停止”）。5.协议与法律约束保密义务：“您需遵守《保密协议》，不得泄露公司商业秘密”；竞业限制：“若您岗位涉及竞业限制，相关义务按协议（编号：XXX）执行”；法律后果：“逾期未办理离职手续，将按自动离职处理，相关损失由您自行承担”。二、撰写与使用的关键注意事项一份合规的离职通知书，需平衡“法律严谨性”与“实操灵活性”：1.合规性优先：锚定法律依据主动辞职：依据《劳动合同法》第三十七条（员工提前通知权）；过失性辞退：依据第三十九条（如严重违纪、失职），需举证违纪事实（如考勤记录、制度公示证明）；非过失性辞退：依据第四十条（如医疗期满、不胜任），需提前30日通知或支付代通知金。2.表述精准性：避免模糊用语违纪行为需“一事一证”，例如“202X年X月X日，您未按流程审批擅自离岗，违反《考勤制度》第X条”；时间节点精确到日，避免“本月底”“下周”等模糊表述。3.流程衔接性：与离职实操同步通知书需与企业离职流程（如审批、交接、离职证明开具）绑定，例如“请于离职生效日前完成交接，手续完毕后3个工作日内出具离职证明”。4.个性化适配：贴合企业场景科技企业：强化“代码、数据、客户信息”的交接要求；销售企业：明确“客户资源、未结账款”的移交责任；初创企业：简化流程，突出“协商一致”的灵活性。三、场景化模板示范（附实操说明）以下为三类典型场景的通知书模板，企业可根据实际情况调整细节：场景一：员工主动辞职的“离职确认通知书”（适用场景：员工提交辞职信后，企业回发此通知，明确离职细节与双方义务）员工离职确认通知书致[员工姓名]：您于[入职日期]入职我司，担任[岗位]职务。现收到您于[申请日期]提交的离职申请，经公司研究，同意您的离职请求。结合劳动合同及公司制度，相关事项通知如下：1.离职时间：您的最后工作日为[日期]，离职生效日为[日期]（自申请日起满30日/试用期提前3日）。2.工作交接：请于[交接期限，如“离职生效日前3个工作日内”]完成以下工作：向[对接人姓名]移交[具体内容，如“项目文档、办公电脑、客户合同”]；结清借支款项、归还公司财物（清单见附件）。3.薪资结算：您的工资、绩效奖金（如有）将按公司薪酬制度，于[发薪日，如“202X年X月15日”]发放至您的工资账户；未休年假补偿（如有）将随离职当月工资一并结算。4.社保与公积金：公司将为您缴纳社保、公积金至[月份，如“202X年X月”]，次月起停止缴纳。5.离职证明与档案：离职手续办理完毕后，公司将在3个工作日内出具离职证明，您可于[指定时间，如“工作日9:00-17:00”]至人力资源部领取或申请邮寄。6.保密与竞业限制：您仍需遵守《保密协议》（编号：XXX），若您岗位涉及竞业限制，相关义务按协议执行。请您于[日期，如“202X年X月X日”]前至人力资源部办理离职手续，逾期未办将按自动离职处理，相关后果由您自行承担。特此通知。[公司名称]（盖章）[通知日期]（附：《工作交接清单》《薪资结算说明》）场景二：过失性辞退的“解除劳动合同通知书”（适用场景：员工严重违反制度，企业依法辞退，需附违纪证据）解除劳动合同通知书（过失性辞退）致[员工姓名]：您于[入职日期]入职我司，劳动合同期限为[起始日]-[截止日]。经调查，您存在以下严重违反公司规章制度的行为：1.[行为一，如“202X年X月X日-202X年X月X日，连续旷工3日，违反《员工考勤管理制度》第X条”]；2.[行为二，如“擅自将公司核心技术资料发送至外部邮箱，违反《保密协议》第X条”]。依据《劳动合同法》第三十九条第[X]款及我司《员工手册》第[X]章第[X]条，公司决定于[日期]与您解除劳动合同。相关事项通知如下：1.离职生效日：[日期]，您的最后工作日为[日期]。2.工作交接：请于[离职生效日前1日]内完成工作交接，对接人：[姓名]，交接内容见附件。3.薪资结算：您的工资将结算至[最后工作日]，于[发薪日]发放；因您的行为给公司造成损失的，公司保留追偿权利（依据《工资支付暂行规定》第十六条）。4.社保停缴：公司将为您缴纳社保至[月份]，次月起停止。5.离职证明：您可于离职手续办理完毕后，至人力资源部领取离职证明。请您于[日期]前至人力资源部办理离职手续，逾期未办将影响您的社保转移、档案转出等事宜。特此通知。[公司名称]（盖章）[通知日期]（附：《违规事实证明材料》《制度条款原文》）场景三：协商解除的“离职协议书式通知书”（适用场景：双方友好协商解除，需明确经济补偿、无争议约定）协商解除劳动合同通知书致[员工姓名]：您于[入职日期]入职我司，劳动合同期限为[起始日]-[截止日]。经双方友好协商，就解除劳动合同相关事宜达成如下一致：1.离职生效日：[日期]，双方劳动关系自该日起终止。2.经济补偿：公司将向您支付经济补偿金人民币[金额，如“X万元”]（计算方式：[工作年限×月平均工资]），于[日期，如“202X年X月X日”]支付至您的工资账户。3.工作交接：请于[离职生效日前]完成以下交接：向[对接人姓名]移交[工作内容，如“客户对接清单、未结项目文档”]；归还公司财物（清单见附件）。4.薪资结算：您的工资结算至[离职生效日]，于[发薪日]发放；未休年假补偿（如有）随工资一并结算。5.社保与公积金：公司为您缴纳社保、公积金至[月份]，次月起停止。6.其他约定：双方确认，除上述款项外，无其他劳动争议；您需遵守《保密协议》，不泄露公司商业秘密。请您于[日期]前至人力资源部办理离职手续，公司将在手续完毕后出具离职证明。特此通知。[公司名称]（盖章）[员工签字确认][通知日期]四、离职办理的延伸提示1.送达与留痕：避免“送达难”纠纷当面签收：要求员工在通知书上签字，注明日期；邮寄送达：通过EMS邮寄，信封注明“离职通知书”，留存快递单与签收记录；电子送达：通过OA系统、企业微信、邮件发送，保留“已读”凭证。2.纠纷应对：证据链先行企业方：需留存“制度公示记录”“违纪证据”“交接清单”，应对劳